問い合わせを自動的に完了にするには?

問い合わせを自動的に完了にするには?

時間基準の処理 ルールを使用すると、一定の期間が経過した後、または、ステータスが変更された時に、Zoho Deskで問い合わせを自動的に完了にすることができます。担当者が、対応待ちリストから古い問い合わせを除外する手間を省けます。解決済みの問い合わせを特定の日数後に完了したり、顧客から返信があるまで問い合わせを無期限に保留にしたり、不要な問い合わせメールを除外したりする場合に、特に便利です。

次に、問い合わせを自動で完了する新しい時間基準の処理ルールを作成する手順を見てみましょう。
  1. 上部バーの 設定 アイコン( )をクリックします。
  2. 設定 画面で、 [自動化] にある [通知] をクリックします。
  3. 時間基準の処理ルール の一覧画面で、ドロップダウンから部門を選択します。
  4. 画面の右上にある [ルールの作成] をクリックします。
  5. 新しい時間基準のルール の画面で、以下の手順を実行します:
    1. ルールの 名前 を入力し、 営業時間 または カレンダー 時間 で経過時間を計測するかどうかを指定します。
    2. [次へ] をクリックします。
  6. 条件 セクションで、以下の手順を実行します:
    1. 最初 の項目で、 [ステータス] を選択します。
    2. [ステータス] 項目で、 [が未完了である] を選択します。
    3. [値] 項目に 未完了 のすべてのステータスが自動的に入力されます。
    4. 条件文の下にある [+] アイコンをクリックして、 [かつ] (AND)条件を追加します。
    5. 最初 の項目に、 [問い合わせ者が返信してからの時間] を選択します。
    6. [ステータス] 項目で、 [が次より大きい] を選択します。
    7. [値] 項目で、問い合わせを完了する必要がある時間を入力します(例: 48 )。
    8. [次へ] をクリックします。
  7. 処理 セクションで、以下の手順を実行します:
    1. プラス アイコン( )をクリックして、 [項目の更新] の欄の [新規] を選択します。
    2. 次の画面で、割り当て値の 名前 説明 を入力します。
    3. 項目を更新する ステータス を選択して、値として [完了] を選択します。
    4. [保存] をクリックします。
  8. 再度 [保存] をクリックして、新しいルールを保存します。
このルールでは、問い合わせのステータス、および、顧客が返信してからの経過時間がチェックされ、条件に合致する場合にステータスが[完了]に設定されます。

ヒント:
  1. 保留時間 の条件を使用すると、長時間返信待ちになっている問い合わせを完了できます。
  2. 追加の 条件 を指定すると、件名、メールアドレス、連絡先名などの属性に応じてルールの適用範囲を制限できます。
  3. 無効化または完了のしきい値のいずれかが合致した場合に、顧客に 通知 メールを送信できます。



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