工数データから請求書を作成するには?

工数データから請求書を作成するには?

顧客からの問い合わせでの対応工数から請求を行う場合、最初にZoho DeskをZoho Books、Zoho Invoiceのいずれかと連携する必要があります。この連携により、顧客サポートでの対応工数から請求書を作成することができます。この連携の設定に関する詳細については、こちらをご参照ください。

連携の完了後、以下の手順で請求書を作成できます:
  1. 請求書を作成する問い合わせをクリックして開きます。
  2. 画面上部の[工数]タブを開きます。
    該当の問い合わせに関する工数データの一覧が表示されます。
  3. 請求書に追加する工数データを選択します。
    担当者の写真にマウスのカーソルを合わせると、チェックボックスが表示されます。
    メモ請求対象の工数データのみ選択できます。
  4. [請求書の追加]をクリックします。
    請求書の設定画面が表示されます。



  5. 請求書の設定画面で、以下の手順を実施します:
    1. 請求する工数データを選択します。
      選択した工数データ、問い合わせにおけるすべての未請求の工数データ、タスクにおけるすべての未請求の工数データ、すべての未請求の工数データ、のいずれかを選択できます。
    2. 請求書のデータの記載方法を選択します。
      請求内容を1件の商品としてまとめたり、工数データを1件ずつ商品として記載したりすることができます。また、各担当者の対応工数をグループ化して、1件ずつ商品として記載することもできます。
    3. 商品名に含める問い合わせの情報を選択します。
      問い合わせ番号、件名、担当者名などの詳細情報を含めることができます。
    4. 商品の説明に含める問い合わせの情報を選択します。
      担当者名、対応時間、期間、追加費用、件名、説明、担当者の時間単価などの詳細情報を含めることができます。
    5. [次へ]をクリックします。
  6. 選択した商品が請求書に追加されます。請求書の作成画面で、請求書の詳細情報をさらにカスタマイズできます。
  7. 請求書に必要な詳細情報を入力したら、以下のいずれかの操作を実施します:
    1. [保存]をクリックして、顧客に請求書を後で送信します。
    2. [保存して送信]をクリックして、請求書番号を割り当て、請求書を保存し、コピーを顧客にメールで送信します。



メモ:
  1. 請求書の送付先である連絡先が、まだZoho Finance Suiteアカウントに登録されていない場合があります。その場合は、[+新しい連絡先を追加]、または[+新しい連絡先と連絡先担当者を追加]をクリックし、詳細情報を入力することで、連絡先を追加できます。

連絡先からの請求書の作成
特定の期間を通じた顧客に対する請求対象の工数データをすべて選択し、選択した工数データを請求書に追加することもできます。以下の手順で追加できます:
  1. [顧客]タブをクリックします。
  2. 対象の連絡先を開いて、詳細を表示します。



  3. 画面上部の[工数]タブを開きます。
    該当の連絡先に関する工数データの一覧が表示されます。
  4. 請求書に追加する工数データを選択します。
  5. [請求書の追加]をクリックして、上記の手順に従って請求書を保存して、送信します。




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