ヘルプデスクのカスタム項目の追加

ヘルプデスクのカスタム項目の追加

必要に応じて、Zoho Deskに新しい項目を追加できます。すべての担当者がこれらの項目を利用できます。たとえば、問い合わせを登録する際に、製品のシリアル番号を入力できます。 カスタム項目を追加することで、これらの情報も含めて [問い合わせの追加] ページで確認できます。

メモ:
  • カスタム項目は、作成した 部門 に専用のものです。
  • 作成後、カスタム項目の名前を変更できますが、カスタム項目の種類(例:一行テキスト、整数、日付等)は変更できません。たとえば、一行テキスト項目を作成した場合、そのカスタム項目の種類を整数項目には変更できません。
  • 各タブで作成可能なカスタム項目数の上限は、プランによって異なります。たとえば、スタンダードプランではタブごとに最大50件、プロフェッショナルプランでは最大150件、エンタープライズプランでは最大230件です。同様に、項目の種類ごとに作成可能な項目数の上限があります。

各項目の種類ごとに作成できる上限は次の通りです:
項目の種類/タブ
問い合わせ、連絡先、取引先、商品、活動 
契約、工数
文字列( 一行テキスト、選択リスト、メール、電話番号、URL
100
20
その他( 複数選択リスト、複数行テキスト
30
5
整数
20
5
小数点、パーセント、通貨
20
5
日付
20
5
日時
20
5
チェックボックス
20
5

カスタム項目の追加
必要に応じて項目を追加し、自社の組織やビジネスにあわせたデータを保存、共有、管理できます。新しいカスタム項目を追加するには、次の項目を入力する必要があります:
  • ラベル :項目名を入力します。
  • 項目のプロパティ :概要や項目の値などの項目の詳細を入力します。
新しい項目を追加するか既存の項目を削除すると、利用中のプランに応じてあといくつの項目を作成できるかが、 残りのカスタム項目 の欄に表示されます。

項目の種類によって、以下の設定が必要です:  
項目の種類
説明
項目
一行テキスト
テキストを追加します

  • ラベル:項目の名前を入力します
  • 長さ:文字数の上限を入力します
  • 最大文字数:255
整数
整数を追加します

  • ラベル:項目の名前を入力します
  • 長さ:文字数の上限を入力します
  • 長さの上限:9
小数
小数の数字を入力します

  • ラベル:項目の名前を入力します
  • 長さ:値の長さ(小数点以下の数字も含む)を指定します
  • 小数点以下の桁数:小数点の処理の精度を指定します
  • 長さの上限:16
パーセント
パーセントを追加します

  • ラベル:項目の名前を入力します
通貨
通貨を入力します

  • ラベル:項目の名前を入力します
  • 長さ:文字数の上限を入力します
  • 長さの上限:16
  • 小数点以下の処理方法:普通、四捨五入、切り捨て、切り上げの中から指定します
  • 小数点以下の桁数:小数点の処理の精度を指定します
  • 精度:丸めの精度を入力します
日付
日付を入力します

  • ラベル:項目の名前を入力します
  • 形式:yyyy/MM/dd
  • メモ:日付の形式はユーザーのタイムゾーンの設定に応じて変更されます
日時
日時を入力します

  • ラベル:項目の名前を入力します
  • 形式:YYYY/MM/DD HH:MM
  • メモ:日付の形式はユーザーのタイムゾーンの設定に応じて変更されます
メール
メールアドレスを追加します

  • ラベル:有効なメールアドレスを入力します
電話番号
電話番号を追加します

  • ラベル:有効な電話番号を入力します
  • 長さ:項目のサイズ(整数)を指定します
選択リスト
選択リストを追加します

  • ラベル:項目の名前を入力します
  • 選択リストの値:選択リストの値を入力します
複数選択リスト
複数選択リストを追加します

  • ラベル:項目の名前を入力します
  • 選択リストの値:選択リストの値を入力します
URL
Webサイトのアドレスを追加します

  • ラベル:有効なURLを入力します
複数行テキスト
複数行テキストを入力します

  • ラベル:項目の名前を入力します
  • 最大文字数:3,000
チェックボックス
true(チェックする)/false(チェックを外す)の値を指定します

  • ラベル:項目の名前を入力します
  • 初期設定で有効です:項目を初期設定でチェックを入れる場合はこの項目を有効にします

新しいカスタム項目を追加するには
  1. 画面上部の 設定 アイコン( をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [カスタマイズ] [レイアウト] をクリックします。
  3. [レイアウト] ページで対象の 部門 を選択します(複数の部門がある場合)。また、選択リストから タブ を選択します。
  4. レイアウトの編集画面を開くには、画面下部の [レイアウトの編集] をクリックします。

  5. [レイアウトの編集] ページで、次の操作を実行します:
    • 右側の [項目の追加] トレイから対象の項目をドラッグ&ドロップして、左側の対象のタブのセクションに追加します。
    • 項目に名前を付けて、必要に応じて [項目のプロパティ] を設定します。
    • 項目を必須項目に設定するには、 [必須にする] をオンに切り替えます。
    • 必要に応じて、 [ツールチップを表示] をオンに切り替えて、表示するヒントを入力します。 情報アイコン 上に表示するか、 静的テキスト として表示するかを選択できます。
    • 顧客や患者の健康状態に関する情報を含む場合は、電子医療情報(ePHI)項目に設定します。この設定により、担当者の画面上とヘルプセンターで、項目の横にePHIラベルが追加されます。

      メモ:
      ePHI項目に設定することで、暗号化項目オプションが自動的に有効になります。ただし、手動で暗号化項目設定を無効にすることもできます(非推奨)。

    • ヘルプセンターでの項目のアクセスレベルを設定します。エンドユーザーが項目を 編集できる ようにするか、 表示専用 にするか、 非表示 にするかを選択できます。



  6. [項目の追加] 画面で、 [追加] をクリックします。
  7. [レイアウトの保存] をクリックします。

メモ:
  • 連絡先、取引先、商品のタブのレイアウトは、 組織全体 に適用され、部門ごとには設定できません。つまり、部門のレイアウト上で専用の項目を追加できないことを意味します。
  • この項目にアクセスするすべての権限で、 [表示/編集] 権限が与えられている場合にのみ、必須項目として設定できます。この権限は、[設定]>[権限]>[データ共有]で設定できます。
  • ヘルプセンターで項目を表示すると、その項目は他の部門にも表示されます。
  • 作成後、カスタム項目名は変更できますが、項目の種類は変更できません。例えば、整数(数値)の項目を 通貨 の項目には変更できません。
  • ただし、カスタム項目の編集画面で、次の項目の種類の長さは変更できます:通貨、テキスト、数字(整数)、小数、電話番号、URL

カスタム項目の編集
Zoho Deskに追加されたカスタム項目を編集できます。 
カスタム項目を編集するには:
  1. 画面上部の 設定 アイコン   ) をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [カスタマイズ] [レイアウト] をクリックします。
  3. [レイアウト] ページで対象の 部門 を選択します(複数の部門がある場合)。また、選択リストから タブ を選択します。
  4. レイアウトの編集画面を開くには、画面下部の [レイアウトの編集] をクリックします。


  5. 編集したい項目にカーソルを合わせ、 歯車 アイコン ) をクリックし、 [プロロパティの編集] を選択します。
  6. 必要な変更を行い、 [更新] をクリックします。
  7. [レイアウトの保存] をクリックします。

カスタム項目の削除
作成したカスタム項目が不要になった場合は表示しないように設定できます。 レイアウトの画面からカスタム項目を削除すると [使用していない項目] の欄に移動します。この場合、レイアウトから取り除かれただけで、Zoho Deskそのものから削除されたわけではありません。 
Zoho Deskから項目を完全に削除するには、 [使用していない項目] の欄から削除する必要があります。  カスタム項目を一旦削除すると、項目とその関連データは復元できません。
タブから項目を削除するには:
  1. 画面上部の 設定 アイコン( をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [カスタマイズ] [レイアウト] をクリックします。
  3. レイアウト] ページで対象の 部門 を選択します(複数の部門がある場合)。また、選択リストから タブ を選択します。
  4. レイアウトの編集画面を開くには、画面下部の [レイアウトの編集] をクリックします。
  5. 削除したい項目にカーソルを合わせ、 歯車 アイコン( をクリックし、 [項目の削除] を選択します。
    もしくは、
    [使用していない項目] の欄に項目をドラッグ&ドロップします。
  6. [レイアウトの保存] をクリックします。

メモ:
  • カスタム項目を [使用していない項目] の欄に移動した場合、タブのレイアウトから取り除かれただけで、Zoho Deskから削除されたわけではありません。 削除された項目が使用していない項目の欄にある限りは、必要な場所にドラッグ&ドロップすれば復元できます。
  • [使用していない項目] の欄から復元すると、その項目のデータも同時に復元されます。
  • [使用していない項目] の欄に残っている場合、データベース上にも残っています。したがって、カスタム項目の上限には、 [使用していない項目] の欄の項目が含まれます。
  • 選択リストの項目を [使用していない項目] の欄に移動すると、選択リストの依存関係も削除されます。
  • Zoho Deskの標準項目は、 [使用していない項目] の欄に移動できますが、削除はできません。
  • 使用していない項目が他の部門で使用されている場合、削除できません。

通貨の項目の作成
通貨の項目では、選択した地域の通貨に合わせて小数点以下の表示などを設定できます。通貨の項目では、小数点以下の処理方法が4種類あります。


通貨のカスタム項目を作成するには:
  1. 画面上部の 設定 アイコン ) をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [カスタマイズ] [レイアウト] をクリックします。
  3. [レイアウト] ページで対象の 部門 を選択します(複数の部門がある場合)。また、選択リストから タブ を選択します。
  4. レイアウトの編集画面を開くには、画面下部の [レイアウトの編集] をクリックしてください
  5. 右側の[ 項目の追加] トレイから 通貨 の項目をドラッグ&ドロップして、左側の対象のセクションに追加します。
  6. [項目の追加] 画面で、次の操作を実行します:
    • ラベル の項目に名前を入力します。
    • 長さ の選択リストから項目の長さを選択します(例:9)。
    • 一覧から 小数点以下の処理方法 を選択します(例:四捨五入 )。
    • 小数点以下の桁数 を入力します(例:2)。
  7. 必要に応じて、 [必須にする] を有効にします。
  8. 必要に応じて、 [ツールチップを表示] を有効にして、表示するヒントを入力します。
  9. 必要に応じて、 ヘルプセンターでの項目 のアクセスレベルを設定します。
  10. [項目の追加] 画面で [追加] をクリックします。
  11. [レイアウトの保存] をクリックします。

選択リストの値の追加
初期設定では、各タブでよく使われる選択リストの値が設定されています。選択リストのカスタム項目を作成して、あらかじめ設定した選択肢から値を選択するようにできます。

選択リストの値を追加するには:
  1. 画面上部の 設定 アイコン ) をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [カスタマイズ] [レイアウト] をクリックします。
  3. [レイアウト ]ページで対象の 部門 を選択します(複数の部門がある場合)。また、選択リストから タブ を選択します。
  4. レイアウトの編集画面を開くには、画面下部の [レイアウトの編集] をクリックします。
  5. 右側の [項目の追加] トレイから左側の対象のセクションに、 選択リスト の項目をドラッグ&ドロップします。


  6. [項目の追加] 画面で、次の操作を実行します:
    • ラベル の項目に名前を入力します。
    • 既存の差し込み項目の値に代わる新しい値を入力します。
    • 新しい値を追加するには、 [+] アイコンをクリックして、その下に値を入力します。
    • 値を削除するには、 [-] アイコンをクリックします。
    • 初期値を設定するには、値の [初期設定にする] ボタンをクリックします。
    • 値を並べ替えるには、 [並べ替え アイコンをクリックします。
    • ポップアップを最大化するには、 [最大化] アイコンをクリックします。
    • 選択肢のすべての値を削除するには、 [クリア] アイコンをクリックします。
    • 選択肢をまとめて追加するには、 [値の一括追加] をクリックします。
      [値の一括追加] のテキストボックスに各値を一行ずつ入力します。
      [値の追加] をクリックします。
  7. 必要に応じて、 [必須にする] を有効にします。
  8. 必要に応じて、 [ツールチップを表示] を有効にして、表示するヒントを入力します。
  9. 必要に応じて、 ヘルプセンターでの項目 のアクセスレベルを設定します。
  10. [項目の追加] 画面で [追加] をクリックします。
  11. [レイアウトの保存] をクリックします。

メモ:
  • 選択リストの項目は部門専用ではありません。つまり、部門Aで作成した選択リストの項目は部門Bに追加されますが、 [使用していない項目] リストに追加されます。ただし、選択リストの項目の値は部門専用です。
  • 選択リストの値を追加/編集/削除しても、登録済みのデータの値は自動では更新されません。該当の値を個別に手動で修正する必要があります
  • 選択リストの値を削除しても、登録済みのデータは削除されません。
  • ツールチップ は、ユーザーが次の種類の項目の情報アイコンにカーソルを合わせたときにのみ表示できます:選択リスト、複数選択リスト、チェックボックス、日付、日時。

選択リストの値の置換
選択リストの値を編集して、関連付けられているデータにも変更を反映したい場合、選択リストの値を置換できます。
選択リストの値を置換するには:
  1. 画面上部の 設定 アイコン( をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [カスタマイズ] [レイアウト] をクリックします。
  3. [レイアウト] ページで対象の 部門 を選択します(複数の部門がある場合)。また、選択リストから タブ を選択します。
  4. レイアウトの編集画面を開くには、画面下部の [レイアウトの編集] をクリックします。
  5. 編集したい項目にカーソルを合わせ、 歯車 アイコン をクリックし、 [値の置換] を選択します。
  6. [値の置換] 画面で、次の操作を実行します:
    • 変更前 の項目で、既存の値(置換する値)を選択します。
    • 変更後 の項目で、新しい値(置換後の値)を選択します。
  7. [置換] をクリックします。
  8. [レイアウトの保存] をクリックします。
    値の置換が完了すると、Zoho Deskからメールが送信されます。

メモ:
  • 選択リストの値の置換は選択リストの値の変更とは異なります。 選択リストの値を置換すると、選択リストが使われている既存のデータに対して変更が自動的に反映されます。該当の値を1件ずつ修正する必要はありません。
  • 選択リストの既存の値を置き換えると、データの修正日時も変更されますのでご注意ください。

複数選択リストの値の追加
このオプションを使用すると、選択リストから複数の値を選択できます。例えば、ある顧客が複数の商品・サービスに関心を持っているとします。複数選択リストを利用することで、問い合わせの送信時に複数のサービスを選択できます。

複数選択リストの値を追加するには:
  1. 画面上部の 設定 アイコン をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [カスタマイズ] [レイアウト] をクリックします。
  3. [レイアウト] ページで、対象の 部門 を選択します(複数の部門がある場合)。また、選択リストから タブ を選択します。
  4. レイアウトの編集画面を開くには、画面下部の [レイアウトの編集] をクリックします。
  5. 右側の[ 項目の追加] トレイから 複数選択 の項目をドラッグ&ドロップして、左側の対象のセクションに追加します。
  6. [項目の追加] 画面で、次の操作を実行します:
    • ラベル の項目に名前を入力します。
    • 既存の差し込み項目の値に代わる新しい値を入力してください
    • 新しい値を追加するには、 [+] アイコンをクリックして、その下に値を入力します。
    • 値を削除するには、 [-] アイコンをクリックします。
    • 初期値を設定するには、 値の [初期設定にする] ボタンをクリックします。
    • 値を並べ替えるには [並べ替え] アイコンをクリックします。
    • ポップアップを最大化するには、 [最大化] アイコンをクリックします。
    • 選択肢のすべての値を削除するには、 [クリア] アイコンをクリックします。
    • 選択肢をまとめて追加するには、 [値の一括追加] をクリックします。
      [値の一括追加] のテキストボックスに各値を一行ずつ入力します。
      [値の追加] をクリックします。
  7. 必要に応じて、 [必須にする] を有効にします。
  8. 必要に応じて、 [ツールチップを表示] を有効にして、表示するヒントを入力します。
  9. 必要に応じて、 ヘルプセンターでの項目 のアクセスレベルを設定します。
  10. [項目の追加] 画面で [追加] をクリックします。
  11. [レイアウトの保存] をクリックします。

他の部門への項目の追加
複数の部門に対してタブを横断して、カスタム項目を一度にすばやく追加できます。たとえば、Zylkerという通信会社では、「デバイス名」という項目が部門間で共通であるとします。各部門で個別にこの項目を作成する必要はありません。最初の部門で該当の項目を作成する際に、項目の設定から[他の部門に追加]オプションを選択するだけで、選択した部門で該当の項目がすぐに利用できるようになります。

項目は選択した部門の対応するセクションに追加されますのでご注意ください。セクションがない場合、項目はレイアウトフォームの最初のセクションに追加されます。

項目を追加するには:
  1. [レイアウトの編集] ページで、対象の項目の 歯車 アイコン( )をクリックします。


     
  2.  設定メニューから、 [他の部門に追加] オプションをクリックします。
    画面の右側に、部門を選択するための
    パネルが開き ます。 


  3. 項目を追加する 部門 を選択します。
  4. [保存] をクリックします。






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