カスタム項目の利用

カスタム項目を使用すると、顧客の所在地、職歴、資産の種類など、標準項目では管理できない情報を追加して整理できます。カスタム項目は、業務や業界に合わせて設定することが可能です。カスタム項目を利用することで、タブのデータに保存する情報を柔軟にカスタマイズできます。

利用条件

必要な権限
この機能を利用するには、システム管理者の権限が必要です。
各プランの機能と制限を確認する

項目の種類と上限

メモ：

カスタム項目の名前は変更できますが、項目の種類は変更できません。たとえば、「1行テキスト」として作成したカスタム項目を、後で「整数」項目に変更することはできません。
各タブで作成できるカスタム項目の最大数は、利用しているプランによって異なります。作成できる項目数には、項目の種類ごとに上限があります。

次の表は、エンタープライズプランで各項目の種類ごとに作成できる最大数を示しています。

項目の種類	問い合わせ、連絡先、取引先、商品、活動	契約、工数
テキストの項目（1行テキスト、選択リスト、メール、電話番号、URL）	100件	20件
その他の項目（複数選択リスト、複数行テキスト）	30件	5件
整数	20件	5件
小数、パーセント、通貨	20件	5件
日付	20件	5件
日時	20件	5件
チェックボックス	20件	5件

カスタム項目の追加

項目を作成する際は、項目名や文字数などの基本設定を指定する必要があります。また、必須項目にするか、電子的保護対象医療情報（ePHI）に設定するかなどの詳細も指定できます。項目を追加／削除すると、［カスタム項目の残りの件数］が自動的に更新され、現在のプランであと何件作成できるかが表示されます。

メモ：

［連絡先］タブ、［取引先］タブ、［商品］タブのレイアウトは、組織全体に適用され、部門ごとに設定することはできません。
必須に設定できるのは、すべての権限に対して表示／編集権限が付与されている項目のみです。権限は、［設定］→［レイアウトと項目］→［項目の権限］で設定できます。
通貨、テキスト、数値（整数）、小数、電話番号、URLの各項目の種類では、文字数を変更できます。
次の項目の種類では、情報アイコンにマウスポインターを合わせた場合にのみ、ツールチップを表示できます：選択リスト、複数選択リスト、チェックボックス、日付、日時。

カスタム項目を作成するには

［設定］→［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］に移動します。
レイアウトを選択し、そのレイアウト内にカスタム項目を作成するか、［レイアウトと項目］サブメニューの［項目の一覧］から作成します。
ページ上部の［タブ］の選択リストからタブを選択します。
選択したタブのすべての項目が一覧表示されます。
［項目の作成／編集］をクリックします。
項目を作成する前に、部門とレイアウトを選択します。
項目の種類の一覧から、作成する項目をドラッグ＆ドロップします。
項目の作成画面で、項目の詳細を入力します。
以下の詳細を入力します。

ラベル：項目の名前です。
選択した項目の種類に応じて必要事項を入力します。
必須に設定する：必須項目にするかどうかを指定します。
ツールチップを表示する：項目のヒントを表示するかどうかを指定します。有効にすると、項目の入力方法に関する説明や注意事項（必須の日付形式など）を表示できます。ツールチップは、情報アイコンまたは固定テキストの形式で表示できます。
保護対象の電子的医療情報に設定する：顧客や患者の医療情報を格納する項目として設定するかどうかを指定します。これを設定すると、担当者が目にする画面やヘルプセンター内の画面で、「電子的保護対象医療情報」であることを示す「ePHI」というアイコンが項目の横に表示されます。
注：暗号化は自動的に有効になります。ただし、この項目の暗号化を無効にし、ePHI項目として設定することもできます。
ヘルプセンター利用者が項目にアクセスするときの権限：以下のいずれかを選択します。
メモ：この設定は、この項目が関連付けられているすべてのポータルとレイアウトに適用されます。

ヘルプセンター利用者による編集：項目の値をヘルプセンター利用者が入力できます。
ヘルプセンター利用者は表示のみ：項目はヘルプセンター利用者に表示されますが、ヘルプセンター利用者が項目の値を編集することはできません。
ヘルプセンターで表示しないこの項目は、ヘルプセンターでは利用者に表示されません。複数ブランド機能を使用して部門ごとに複数のヘルプセンターを設定している場合は、この項目の表示／非表示の設定が、この項目を使用しているすべての部門に適用されます。

［追加する］をクリックして、レイアウトに項目を追加します。
［保存する］をクリックして、レイアウトを保存します。

カスタム項目の削除

時間の経過とともにデータの有用性や正確性は低下するため、特に顧客情報を保存する項目は定期的に見直すことが重要です。レイアウトで使用している項目を定期的に見直すと、古くなった情報や不要な情報を保存している項目を特定して削除できます。使用していない項目を削除すると、担当者の画面が見やすくなり、作業効率とサポート品質の向上につながります。

カスタム項目を削除する（レイアウトから削除する）と、その項目は［使用していない項目］に移動し、レイアウトには表示されなくなります。項目を完全に削除するには、［使用していない項目］から削除する必要があります。完全に削除した項目と、その項目に関連付けられたデータは復元できません。また、レポート、自動化、カスタムビューなど、この項目を利用しているすべての機能から削除されます。

メモ：

［使用していない項目］から項目を復元するには、レイアウト内の配置場所にドラッグ＆ドロップします。項目を復元すると、その項目に関連付けられたデータも復元されます。
［使用していない項目］の欄内の項目は、データベース上に残っている状態であるため、カスタム項目の件数の上限に対してはカウントされます。
選択リストの項目を［使用していない項目］へ移動した場合は、再利用すると選択リストの値は初期化されます。
標準項目は、［使用していない項目］へ移動できません。
他の部門で使用している使用していない項目は、その部門から削除できません。

カスタム項目を削除するには

［設定］→［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］に移動します。
［レイアウトと項目］サブメニューで［レイアウト］を選択します。
画面上部にあるドロップダウンで、タブを選択します。
レイアウトの一覧から対象のレイアウトを選択します。
項目にマウスポインターを合わせ、（項目の設定）アイコンをクリックして、［項目を削除する］（レイアウトから削除する）を選択します。または、画面右側の［使用していない項目］へ項目をドラッグ＆ドロップします。
［レイアウトを保存する］をクリックします。

カスタム項目を完全に削除するには

メモ：レイアウトルールまたは入力規則が設定されている項目は削除できません。カスタム項目を削除するには、最初にそのカスタム項目に関連付けられているレイアウトルールまたは入力規則を削除する必要があります。

レイアウトの編集画面で［使用していない項目］の欄を開きます。
削除する項目に対応する削除アイコンをクリックします。
表示されたポップアップで、［はい］をクリックして削除を確定します。［今すぐ削除］をクリックします。
この項目が他のレイアウトでも使用されている場合は、ポップアップで通知が表示されます。項目を完全に削除するには、事前にすべてのレイアウトから削除する必要があります。

通貨項目での小数点以下の処理方法

通貨項目では、選択した通貨のロケールに応じて、小数点以下の桁数と有効桁数を設定できます。また、次の図に示す4種類の丸め方法を選択できます。

処理方法	入力値	小数点以下の桁数	精度	処理の結果
標準	1234.123	3	-	1234.12
標準	1234.567	3	-	1234.57
四捨五入	1234.123	3	2	1234.12
四捨五入	1234.567	3	2	1234.57
切り捨て	1234.123	3	2	1234.12
切り捨て	1234.567	3	2	1234.56
切り上げ	1234.123	3	2	1234.13
切り上げ	1234.567	3	2	1234.57

選択リスト内の選択肢の追加

初期設定では、各タブに標準の選択リストの値が用意されています。また、カスタムの選択リスト項目を作成し、要件に合わせた一覧から値を選択できるようにすることもできます。

選択肢の一括追加

選択リストの選択肢は一括で追加できます。一括追加の方法は、以下の3種類から選択できます。

ひな形から選択する：曜日、月、地域、国には、あらかじめ定義された値が用意されています。これらの値を選択すると、選択リストの値として自動で追加されます。
手入力する：選択リストの値は、手動で入力することもできます。［値を追加する］をクリックすると、入力した値が選択リストの値として自動で追加されます。重複する値を追加した場合、その値は自動で削除されます。
CSV形式のファイルからインポートする：選択リストの値は、CSVファイルをドラッグ＆ドロップするか、コンピューターからアップロードして取り込むこともできます。

入れ子の選択肢の追加

入れ子の選択リストは、1つの選択肢の中で最大6階層まで値をまとめられる選択リスト項目です。各階層は、前の階層に従属します。たとえば、顧客の所在地を「国＞都道府県＞市区町村」のような階層で管理できます。この種類の選択リストは、オンラインフォームで構造化されたデータを収集する場合に特に便利です。情報を整理しながら、フォームの表示を簡潔に保てます。入れ子の選択リストの値は、二重コロン（::）で区切ります。たとえば、顧客が集荷サービスの希望場所を選択できます。入れ子の選択リストでは、国、都道府県／州、市区町村を1つの選択肢として顧客に選択してもらえます。

入力画面に設定した入れ子の選択リストは、以下のように動作します。

メモ：

入れ子の選択リストの選択肢は、最大500件まで追加できます。
入れ子の選択リスト項目は、1つのレイアウトにつき最大5件まで追加できます。
入れ子の選択リスト項目は、ProfessionalプランとEnterpriseプランでのみ利用できます。
入れ子にする選択肢は、「::」（半角コロンを2つ）で区切って入力します。例：カテゴリー :: サブカテゴリー :: 次のサブカテゴリー。たとえば、ロサンゼルスに所在地がある顧客の問い合わせのカスタムビューを作成するには、値を次のように入力します。
選択リスト項目には、初期設定の値が自動入力されます。特に指定をしない場合、選択リストで一番上にある値が初期設定の値になります。値の横にある［初期値に設定する］をクリックすると、
その値を初期値にできます。
選択リスト項目は部門専用ではありません。このため、部門Aで選択リスト項目を作成すると、部門Bではその項目が［使用していない項目］の欄に表示されます。ただし、選択リスト項目内の選択肢は部門専用です。
選択リストの値を追加、名前変更、削除しても、その値がすでに使用されているデータには自動で反映されません。変更を反映するには、対象の各データを手動で更新する必要があります。

入れ子の選択肢の一括追加

入れ子の選択リストの値は、複数の方法で一括追加できます。あらかじめ定義された値から選択する、手動で入力する、または取り込むことができます。

［入れ子の選択リスト］の切り替えボタンを有効にした後、［値を一括追加する］をクリックすると、これらの方法を選択できます。

1）ひな形をもとに追加する

［ひな形から選択する］をクリックします。
選択肢の種類（曜日、月、大陸、国）を選択します。
すべての値、または追加する特定の値を選択し、［値を追加する］をクリックします。
選択した値が、選択肢として表示されます。
続いて、二重コロンを使用して値を入れ子にします。［追加する］をクリックします。

2）手入力する

［手入力する］をクリックします。
値の入力欄に、入れ子にする値を「::」（半角コロンを2つ）で区切って入力します。選択肢は、1行に1件ずつ指定してください。入力が完了したら、［値を追加する］をクリックします。
［追加する］をクリックします。

3）ファイルからインポートする

［CSV形式のファイルからインポートする］をクリックします。
ファイルでは、入れ子にする値を「::」（半角コロンを2つ）で区切って入力します。選択肢は、1行に1件ずつ指定してください。インポート用ページにファイル（.CSV）をドラッグ＆ドロップします。
［追加する］をクリックします。

選択リスト項目の値の一括置換

選択リスト項目の値を編集する際、既存の選択リストの値を置き換えることで、その値がすでに使用されているデータにも変更を適用できます。

メモ：

選択リストの値を置き換える操作は、値の名前を変更する操作とは異なります。値を置き換えると、その値が使用されているデータにも変更が自動で反映されます。各データを個別に選択して更新する必要はありません。
置換操作でデータを更新した場合も、データの更新日時は変更されますのでご注意ください。

選択リスト項目内の値を置換するには

［設定］→［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］に移動します。
画面左側のメニューで、［レイアウトと項目］にある［項目の一覧］をクリックします。
画面上部にあるドロップダウンで、タブを選択します。
選択したタブのすべての項目が一覧表示されます。
項目の作成画面または編集画面を開きます。
項目の編集を開始する前に、選択している部門とレイアウトが正しいことを確認してください。
編集する項目にマウスポインターを合わせ、（項目の設定）アイコンをクリックして、［値を置き換える］を選択します。
値の置換画面で、以下の手順を行います。

［置換前の値］で、既存の値（置き換える対象の値）を選択します。
［置換後の値］で、現在の値を置き換える値として、既存の選択肢または新しい選択肢の値を指定します。

［置き換える］をクリックします。
［レイアウトを保存する］をクリックします。

他のレイアウトへの追加

項目によっては、複数のレイアウトで共通して使用できます。たとえば、通信会社では、「機器名」のような項目を複数のレイアウトで共通して使用できます。このような場合、既存の項目を複数のレイアウトに追加できます。このようにして、複数のレイアウトで同じ項目を使用することで、データ収集やレポート作成の処理を統一でき、管理作業も効率化できます。

メモ：
項目は、選択した部門のレイアウト内の対応するセクションに追加されます。該当するセクションがない場合は、レイアウト内で先頭に位置するセクションに追加されます。

カスタム項目を複数のレイアウトに追加するには

レイアウトの編集画面で項目に対応する設定アイコンをクリックし、［他のレイアウトに追加する］をクリックします。
パネルからレイアウトを選択し、［保存する］をクリックします。