メールテンプレートの管理

メールテンプレートの管理

効果的なコミュニケーションは企業にとって重要です。Zoho Deskは、顧客や担当者にメール通知を送信する際に使用するメールテンプレートを提供しています。たとえば、標準のメールテンプレートを使用して、顧客の問い合わせを受信した時に顧客にメール通知を送信することができます。

Zoho Deskでは、以下の場合用のメールテンプレートを標準で提供しています。

顧客向け:
  1. 問い合わせを受信した時
  2. 問い合わせにユーザーがCCされた時
  3. 新しい返信を受信した時
  4. 問い合わせにコメントが追加された時
  5. 問い合わせからコメントが削除された時
  6. 問い合わせのコメントが編集された時
  7. 問い合わせに解決策が追加された時
  8. 問い合わせが完了になった時

担当者向け:
  1. 新しい問い合わせを受信した時
  2. 顧客が問い合わせに返信した時
  3. 問い合わせが割り当てられた時
  4. ブループリントの遷移が割り当てられた時
  5. タスクが割り当てられた時
  6. 通話が割り当てられた時
  7. 予定が割り当てられた時
  8. タスクに関してリマインドする時
  9. 通話に関してリマインドする時
  10. 予定に関してリマインドする時 
  11. 問い合わせのタスクを完了した時
  12. 問い合わせの通話を完了した時
  13. 問い合わせの予定を完了した時
  14. 問い合わせにコメントが追加された時
  15. 問い合わせからコメントが削除された時
  16. 問い合わせのコメントが編集された時
  17. 問い合わせへの顧客満足度評価を受信した時
  18. 記事へのフィードバックを受信した時
  19. 記事のレビューを受信した時
  20. レビュアーにレビュー依頼した記事が公開された時
  21. 自分の記事の有効期限が近付いた時
  22. 自分の記事の有効期限が切れた時
  23. 問い合わせのレビュー依頼を受信した時
  24. 問い合わせがエスカレーションされた時
  25. ブループリントの状態がエスカレーションされた時
  26. 問い合わせが自分の部門に移動された時

チーム向け:
  1. 問い合わせがチームに割り当てられた時
  2. 顧客がチームの問い合わせに返信した時
  3. チームの問い合わせにコメントが追加された時
  4. チームの問い合わせからコメントが削除された時
  5. チームの問い合わせのコメントが修正された時
  6. タスクがチームに割り当てられた時
  7. 通話がチームに割り当てられた時
  8. 予定がチームに割り当てられた時
  9. チームの問い合わせのタスクが完了した時
  10. チームの問い合わせの通話が完了した時
  11. チームの問い合わせの予定が完了した時
これらの標準のテンプレートは、ビジネス要件に応じてさらにカスタマイズできます。 

メモ:
  • Zoho Deskの有料プランを利用中の場合のみ、メールテンプレートをカスタマイズできます。
  • メールと問い合わせのテンプレートを管理できる権限を持つユーザーのみこの機能にアクセスできます。


メールテンプレートの作成
メールテンプレートを作成して、顧客や担当者にメールを送信できます。
メールテンプレートを作成するには
  1. 画面上部の設定アイコン(をクリックします。
  2. [設定]ページで、[カスタマイズ][テンプレート]をクリックします。
  3. [メールテンプレート]ページで、部門を選択します。
  4. [追加]をクリックします。画面右上の 新しいテンプレートを選択します。
  5. [新しいメールテンプレート]ページで、タブの種類をクリックします。
  6. テンプレート名を入力します。
  7. フォルダーの選択からテンプレートフォルダーを選択します。
  8. テンプレートの差出人件名などの詳細を追加します。
  9. [メッセージ]セクションで、各タブの項目を挿入して、メールの本文を作成します。
  10. [差し込み項目の挿入]から必要な項目をクリックします。差し込み項目がメッセージに挿入されます。
    メールテンプレートの件名に、差し込み項目を入力することもできます。


  11. メールの文面を確認するには、[プレビュー]をクリックします。
  12. [保存]をクリックします。

メモ:
  • メールテンプレートを使用してメールを送信すると、差し込み項目に実際の値が挿入されます。
  • テンプレートは32,000文字以下で作成します。
  • HTMLコードの挿入を使用して、メールテンプレートに動画を組み込むこともできます。
  • メールテンプレートは、タブ別に作成できます。問い合わせ、連絡先といったタブごとにテンプレートを作成できます。 
  • メールテンプレートは、部門別に作成できます。

メールテンプレートの変更
必要な項目を変更して、既存のメールテンプレートを変更できます。
メールテンプレートを変更するには
  1. 画面上部の設定アイコン(をクリックします。
  2. [設定]ページで、[カスタマイズ][テンプレート]をクリックします。
  3. [メールテンプレート]ページで、部門を選択します。
  4. 対象のメールテンプレートの編集アイコン(をクリックします。
  5. [メールテンプレートの編集]ページで、メールテンプレートの詳細を変更します。
  6. メールの文面を確認するには、[プレビュー]をクリックします。
  7. [保存]をクリックします。

メールテンプレートの削除
不要なメールテンプレートを削除することもできます。ただし、公開メールテンプレートは削除することはできません。
メールテンプレートを削除するには:
  1. 画面上部の設定アイコン(をクリックします。
  2. [設定]ページで、[カスタマイズ][テンプレート]をクリックします。
  3. [メールテンプレート]ページで、タブを選択します。
  4. 対応するメールテンプレートの削除アイコン(をクリックします。
  5. [OK]をクリックして、確定します。

テンプレートフォルダーの作成
メールテンプレートを保存するフォルダーを作成できます。フォルダーごとにアクセス権限を設定することが可能です。新しいフォルダーを作成するときに、アクセス権限を公開/非公開に設定するか、次のように設定できます。
  1. すべての担当者がアクセスできるフォルダー
  2. 自分のみがアクセスできるフォルダー
  3. 指定した担当者のみがアクセスできるフォルダー
オプション3を選択した場合、次の選択肢に応じてアクセスを許可できます:
  1. チーム
  2. 役職
  3. 役職と部下
  4. 担当者
特定のユーザーのみにアクセスさせたい場合、該当の担当者のみがアクセスできるように設定してください。

テンプレートフォルダーの作成:
  1. 画面上部の設定アイコン(をクリックします。
  2. [設定]ページで、[カスタマイズ][テンプレート]をクリックします。
  3. [メールテンプレート]ページで、タブを選択します。
  4. 画面上部の[追加]をクリックして、新しいテンプレートフォルダーを選択します。
  5. [新しいテンプレートフォルダー]ページで、次の操作を実行します:
  6. フォルダー名を入力します。
  7. 詳細の欄に説明文などを入力します。
  8. [アクセス権限の詳細]で、適切な権限を設定します。
  9. [保存]をクリックします。

      
フォルダーを編集/削除するには、フォルダー名の横にある編集)、または、削除)アイコンをクリックします。




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