自動ガイドボット:セルフサービス型の顧客サポート

自動ガイドボット:セルフサービス型の顧客サポート

顧客サポートのあり方は、顧客ニーズの移り変わりやIT技術の進化に応じて変わってきています。
 
かつては、対面での打ち合わせや電話での問い合わせを通じたサポートが中心でしたが、インターネットの発達とともに、Webサイトを通じたセルフサービス型のサポートも増えてきています。顧客の要件や好みによっては対面や電話での対応が求められることもありますが、セルフサービス型のサポートを適切な形で提供することで、顧客の疑問や課題の解決スピードを大幅に向上させることが可能です。
 
また、セルフサービス型の仕組みは、顧客サポートに限らず、社内の各種手続きやシステム導入など、さまざまな場面で広まってきています。
 
この仕組みでは、人間の担当者が1件1件時間をかけて対応する必要がなく、チャットボット(自動応答ロボット)から適切な資料やガイドを提供することで、疑問や課題をスピーディに解決できます。  
 
Zoho Deskには、このようなセルフサービス型の顧客サポートを実現するのに役立つ「自動ガイドボット」の機能が用意されています。その名前のとおり、顧客が何か疑問や課題を持っているときに、チャットボットを通じて自動的に必要な情報を案内し、解決を図ることができます。

Info
業界(小売業、情報通信業、医療機関)に応じた自動ガイドボットの活用例については、こちらのページ(英語)をご参照ください。  
以下では、自動ガイドボットの標準的な活用例について説明します。 

活用例

定型的な問い合わせへの対応を自動化 

ある会社ではさまざまな地域で家具を販売しており、顧客数がたくさんいます。  たくさんの顧客をいかにして自社につなぎとめるかが、大きな課題となっています。取り扱う製品の種類も多く、顧客からはさまざまな問い合わせが寄せられます。一方、問い合わせ内容を分析したところ、製品の色やサイズ、素材に関して同じような問い合わせがたくさん来ていることが分かりました。こうした問い合わせに対しては、関連する資料を案内するだけで良く、サポート担当者が細かくやりとりする必要はありません。 

そこで、この会社では、セルフサービス型の顧客サポートの仕組みを試すことにしました。具体的には、Zoho Deskの自動ガイドボット機能を活用することにしました。この機能を利用することで、顧客が必要な資料を案内するためのチャットボットをかんたんに作成できました。定型的な問い合わせについては、サポート担当者が対応しなくても、チャットボットが自動で対応を完了してくれるようになりました。この仕組みは、顧客とサポート担当者のそれぞれにとって以下のような点で役立ちます。
  1. 顧客は、サポート窓口にいちいち問い合わせて担当者とやりとりしなくても、Webサイトからチャットを通じてすぐに必要な資料を取得できるようになりました。
  2. サポート担当者は、同じような問い合わせに繰り返し対応する必要がなくなり、より複雑で重要度の高い問い合わせ対応に集中できるようになりました。 

以下の画像は、上記のような対応を実現する際の設定イメージです。


問い合わせ対応に必要な情報をチャットで自動的に収集

携帯電話の端末を販売しているある会社では、自動ガイドボットを活用しています。この会社のWebサイトを訪問すると、チャット欄が表示されます。顧客はまず、チャット欄から案内に従って、氏名、メールアドレス、電話番号などの基本情報を入力します。それらの入力が完了すると、問い合わせの内容について尋ねられ、その内容に応じた情報の入力が求められます。

たとえば、ある顧客が購入した端末に不具合が生じ、その対応を依頼しようとしているとします。この場合、チャット欄から以下の情報を入力するように求められます。
  1. 端末の種類
  2. 不具合の内容:端末の発熱、液晶画面(ディスプレイ)の不具合、カメラの不具合、バッテリーの不具合
  3. 希望する対応内容:端末の交換、返品と返金 
顧客が入力した情報に応じて、チャット欄に、関連する情報や今後の対応に関する案内が表示されます。 
以下の画像は、上記のような場面におけるチャットのやりとりの例です。 

その他の活用例

上記で説明した例の他にも、自動ガイドボットはさまざまな場面で役立ちます。たとえば、以下のような場面です。
  1. 旅行の予約やキャンセル
  2. 製品の使い方に関する質問
  3. 総務部門への対応依頼
  4. 銀行口座の開設手続き
  5. 飲食店の予約
  6. サービスに対するフィードバック
  7. イベントに関するアンケート
  8. Webサイトでのオンライン接客
  9. 求人への応募と面接の予約
  10. 講座の受講登録
上記に限らず、さまざまな用途に使用できます。

自動ガイドボットの設定の概要

自動ガイドボットの設定では、チャットボットによる対応フローを作成します。どのようなメッセージや選択肢を表示するか、どのような情報を入力してもらうかなどを、ドラッグ&ドロップの操作で手軽に設定できます。設定内容をWebサイトに反映するのも簡単です。
設定画面から自社の要件に合わせたフローを作成し、セルフサービス型のサポートをすぐに開始できます。

自動ガイドボットのフローの作成の流れ
  1. 部門を選択し、フローの名前や説明などの基本情報を入力します。
  2. フロー内に、処理内容を表す要素(ブロック変数)を追加します。
  3. 作成したフローを公開します
  4. どこでもサポートのアドオンや自動ガイドボットのウィジェットに、フローを関連付けます



Before Updated

    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



            Zoho Campaigns Resources

              Zoho WorkDrive Resources




                • Desk Community Learning Series


                • Digest


                • Functions


                • Meetups


                • Kbase


                • Resources


                • Glossary


                • Desk Marketplace


                • MVP Corner


                • Word of the Day


                • Ask the Experts









                                • Related Articles

                                • 自動ガイドボットの概要

                                  Zoho Deskの自動ガイドボット機能では、チャットボットを通じて顧客の対応を自動化できます。このページでは、自動ガイドボットの基本的な情報や主な機能について説明します。 自動ガイドボットとは Zoho ...
                                • 自動ガイドボットの共有

                                  自動ガイドボットの共有 フローを公開し、フローが有効になったら、管理者は自動ガイドボットを利用者(顧客や組織内のサポート担当者)に共有することが可能です。共有は、以下のいずれかの方法で行うことができます。 埋め込む 専用のコードを使用して、Webページに自動ガイドボットを埋め込みます。コードをカスタマイズすると、自動ガイドボットの配置、形、メッセージの表示位置などを指定できます。これにより、Zoho ...
                                • 自動ガイドボットのフローの利用

                                  自動ガイドボットのフローでは、自動ガイドボットを通じて顧客(サイト訪問者)からどのような内容が入力されたら、どのような内容を表示するかなどについて、ボットによる処理の流れを設定します。フロー上に必要な要素(パーツ)をすべて間違いなく配置できるようにするには、あらかじめ流れ図の大枠を手書きやコンピューターで作成しておくとよいでしょう。 業界(小売業、情報通信業、医療機関)に応じた自動ガイドボットの活用例 については、 こちらのページ(英語) をご参照ください。 利用条件 必要な権限 : ...
                                • 自動ガイドボットのフローの削除

                                  自動ガイドボットのフローを削除しても、Zoho Deskから対象のフローのデータは完全に削除されません。ただし、フローを削除すると、対象のフローによる自動ガイドボットは利用できなくなります。削除したフローは、[フロー]のタブから[削除済みのフロー]のタブに移動します。[削除済みのフロー]に移動したフローを復元するには、復元したいフローを選択して復元アイコンをクリックします。 フローを削除できるのは、フローの削除権限を持つユーザーのみです。 自動ガイドボットのフローを削除するには ...
                                • LINE連携用の自動ガイドボットの設定

                                  自動ガイドボットとは Zoho Deskの自動ガイドボット機能では、独自のチャットボット(自動応答ロボット)をかんたんに作成することができます。また、作成した自動ガイドボットをWebサイトやモバイルアプリ(iOS/Android)、インスタントメッセージ連携の経路に設置することも可能です。この記事では、自動ガイドボットの概要、LINE連携用の自動ガイドボットに関する概要と制限事項、LINE連携用のフローの設定方法などについて説明します。 自動ガイドボットを利用するメリット ...

                                Resources

                                Videos

                                Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                eBooks

                                Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                Webinars

                                Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                CRM Tips

                                Make the most of Zoho CRM with these useful tips.