ユーザーの役職の管理
すべての組織には、役職による階層があります。Zoho Deskでは、組織の役職をアカウントに反映し、役職に基づいてデータへのアクセス権限を管理できます。たとえば、サポート部門のマネージャー（管理職）は、サポート担当者（部下）が対応しているすべての問い合わせにアクセスする必要があります。一方、サポート担当者は自分の問い合わせと、必要に応じて同僚の問い合わせにのみアクセスする必要があります。
Zoho Deskの役職機能を利用すると、組織の階層に基づいて、上位の役職者に対して下位の役職者のデータへのアクセスを許可できます。役職と権限は、すべての担当者に対して適切に設定する必要があります。そのため、Zoho Deskアカウントに担当者を招待する前に、あらかじめ役職を作成しておくことをお勧めします。
主な機能
- CEOの役職のユーザーは、組織内のデータすべてにアクセスできます。
- 上位の役職のユーザーは、下位の役職のユーザーのデータにアクセスできます。たとえば、サポート部門のマネージャーは、部下のデータにアクセスできます。
- 役職階層上のマネージャーは、該当の種類のデータの「表示」/「編集」権限を持っていない場合、部下のデータを表示/編集できません。たとえば、マネージャーは、権限設定において、問い合わせに関する権限を持っていない場合、部下の問い合わせにアクセスすることはできません。
- 初期設定では、同じ役職のユーザーは、お互いのデータにアクセスできません。たとえば、「副部長」という同じ階層の役職であっても、技術部の副部長は、カスタマーサクセス部の副部長のデータにアクセスできません。逆に、カスタマーサクセス部の副部長も技術部の副部長のデータにアクセスできません。［同じ役職のユーザーにデータを共有する］ 機能を使用すると、同じ役職のユーザーとデータを共有できます。
- データにコメントや添付ファイルを追加したり、メールを送信したりするには、そのデータの表示/編集権限が必要です。
役職の作成
Zoho Deskの初期設定では、「CEO」と「Manager」（マネージャー）の役職が利用できます。また、実際の組織階層に基づいて、さまざまな種類の役職を作成することもできます。
新しい役職を作成するには：
- 上部バーにある ［設定］ アイコン （
） をクリックし、［ユーザー管理］ →［役職］ の順に移動します。
- 役職の設定画面で、右上にある ［新しい役職］ をクリックします。
- ［新しい役職］ページで、次の手順を実行します：
- ［役職名］ を入力します。
- ［上司］ の項目で、直属の上司の役職を選択します。
直属の上司の役職を選択しない場合、新しい役職が「CEO」の直下に作成されます。 - 同じ役職のユーザー間でアクセスを許可したい場合、 ［同じ役職のユーザーにデータを共有する］ の切り替えボタンを有効にします。
- 役職の ［説明］ を入力します。
- ［保存する］ をクリックします。
役職の割り当て
役職の作成後、組織内の担当者に役職を割り当てることができます。
役職をユーザーに割り当てるには：
- 上部バーにある ［設定］ アイコン （
- 担当者の一覧ページで、担当者名をクリックします。
- 担当者の詳細ページで、担当者名の右上に表示されている
（編集）アイコンをクリックします。
- 担当者情報の 編集ページの、［役職と権限］の欄で、［カスタム］を選択し、役職と権限 を選択します。
- ［保存する］ をクリックします。
役職の編集
組織の階層の変化に合わせて、ユーザーの役職を編集できます。次の処理が可能です：
- 役職名の変更
- 上位の役職の変更
- 同じ役職のユーザーとのデータ共有設定の変更
役職名を変更すると、すべてのデータ共有ルールが自動的に更新されます。
役職を編集するには：
- 上部バーにある ［設定］ アイコン （
- 役職の一覧ページで、 役職 名をクリックします。
- 役職の詳細ページで、右上にある ［編集する］をクリックします。
- ［役職の編集］ ページで、役職の内容を更新します。
- ［保存する］ をクリックします。
役職の削除
ユーザーに新しい役職を割り当てるまで、既存の役職は削除できません。
役職を削除するには：
- 上部バーにある ［設定］ アイコン （
- 役職の一覧ページで、 役職 名をクリックします。
- 役職の詳細ページで、右上にある
（削除）アイコンをクリックします。
- ［役職の削除］ 画面で、対象の「役職」（下位の役職を含む）を削除後に移行する、既存の役職を選択します。
- ［移行して削除する］ をクリックします。