ユーザーの権限の管理

ユーザーの権限の管理

Zoho Deskの権限機能では、データ(タブ、項目)や操作(インポート、エクスポート、メールの送信など)の権限を設定できます。担当者は、自分の権限で許可されているデータや機能のみ利用できます。

Zoho Deskには、次の6つの権限があります:
  • 初期設定の権限
    • システム管理者:この権限では、すべての機能を利用できます。
    • 担当者:この権限では、一部の機能のみ利用できます。
    • 制限付き担当者:この権限では、限定された機能のみ利用できます。(例:データの表示のみ)。
  • 初期設定のカスタム権限
    • 新人担当者:この権限では、新人の担当者に必要な機能のみ利用できます。
    • スーパーバイザー:この権限では、担当者の対応状況を確認したり支援やアドバイスを行ったりする際に必要な機能を利用できます。
    • サポートマネージャー:この権限では、サポート業務のマネジメントに必要な権限を利用できます。

主な機能
次のような操作権限を設定できます:
  • タブの権限
    各タブ(問い合わせ、取引先、連絡先など)に関する権限を設定できます。また、表示、作成、更新、削除の中から必要な権限を選択できます。
  • 問い合わせの権限
    担当者が問い合わせに関して実行できる操作を設定できます。たとえば、問い合わせに関する編集権限や返信権限などを設定することが可能です。
  • 管理権限
    システムの管理に関する権限を設定できます。たとえば、担当者やチームの管理、自動処理の作成、データのインポート/エクスポートなど、重要度の高い操作に関する権限を設定できます。
  • 複数部門の権限
    Zoho Deskの複数部門に関わる処理に関する権限を設定できます。たとえば、部門横断的な全体レポートの作成や、部門間での問い合わせの共有に関する権限を設定できます。

タブの権限
  • タブの表示権限
    対象の権限を付与された担当者に対して表示するタブを設定できます。タブの表示権限を無効にすると、対象の担当者はZoho Deskで対象のタブを表示できなくなります。
  • データの表示
    各タブのデータ(問い合わせや連絡先のデータなど)に関する表示権限を設定できます。
  • データの作成
    各タブのデータ(問い合わせや連絡先のデータなど)に関する作成権限を設定できます。
  • データの更新
    各タブのデータ(問い合わせや連絡先のデータなど)に関する更新権限を設定できます。
  • データの削除
    各タブのデータ(問い合わせや連絡先のデータなど)に関する削除権限を設定できます。

問い合わせの権限
  • メールの送信
    顧客からの問い合わせに関するメールの返信権限を設定できます。
  • 担当者の変更
    問い合わせの担当者を変更するための権限を設定できます。また、担当者を変更できる問い合わせとして、すべての問い合わせ、または、未割り当ての問い合わせのみのいずれかを選択できます。
  • 未割り当ての表示
    未割り当ての問い合わせを表示するための権限を設定できます。無効にすると、担当者は自分が対応中の問い合わせや自分に割り当てられた問い合わせしか表示できなくなります。
  • 問い合わせの完了
    問い合わせを完了するための権限を設定できます。
  • メールのレビュー
    他の担当者が作成した返信メールをレビュー(承認)するための権限を設定できます。
  • 検索と統合
    最大3件の問い合わせを1つの問い合わせに統合するための権限を設定できます。
  • フォロワーの追加
    問い合わせにフォロワーを追加するための権限を設定できます。

管理者権限
  • コメントの権限
    コメントの編集/削除権限を設定できます。無効にすると、担当者はどのデータにもコメントを追加することができなくなります。
  • 担当者の管理
    担当者を管理するための権限を設定できます。権限の種類として、担当者の表示、追加、更新、削除権限の中から必要な権限を選択できます。
  • チームの管理
    チームを追加/更新するための権限を設定できます。
  • 権限の管理
    各種権限(役割、権限、データ共有ルールなど)を管理するための権限を設定できます。
  • ブランド表示設定
    ブランド表示設定(ロゴ、ドメイン、複数ブランドのヘルプセンターの外観など)に関する権限を設定できます。
  • タブの管理
    各タブ(問い合わせ、連絡先、取引先など)を管理するための権限を設定できます。有効にすると、担当者はタブの名前や、表示/非表示の設定を変更できるようになります。
  • 業務の自動化
    ワークフロー、業務フロー、マクロのような自動処理の管理に関する権限を設定できます。
  • 部門の管理
    部門の管理(部門の追加、変更、有効化/無効化)に関する権限を設定できます。
  • 顧客満足度評価
    設定ページで顧客満足度評価の設定を行うための権限を設定できます。
  • メールと問い合わせのテンプレート
    メールテンプレートや問い合わせテンプレートを追加、編集、削除するための権限を設定できます。
  • 管理者ダッシュボード
    ホーム画面のダッシュボードにすべての担当者の活動状況を表示するための権限を設定できます。無効にすると、対象の担当者のダッシュボードには自分に関連するデータのみが表示されます。
  • 担当者の概要
    他の担当者の詳細ページで、対象の担当者の概況、問い合わせ、工数、顧客満足度などの情報を表示する権限を設定できます。
  • レイアウトと項目の管理
    設定ページで、レイアウト、項目、問い合わせのステータスを管理するための権限を設定できます。
  • エンドユーザー
    エンドユーザー(ヘルプセンターを利用するユーザー)の招待、再招待、有効化、無効化、編集、削除に関する権限を設定できます。
  • Google アナリティクスのダッシュボード
    Google アナリティクスのダッシュボードへのアクセス権限を設定できます。
  • エンドユーザー登録を承認
    ヘルプセンターでエンドユーザーの登録を承認/却下するための権限を設定できます。
  • サポートの経路
    メール、コミュニティ、チャット、電話連携などのサポートの経路に関する権限を設定できます。
  • データのインポート
    データをインポートするための権限を設定できます。また、インポートを許可するデータの内容を指定できます。
  • データのエクスポート
    データをエクスポートするための権限を設定できます。また、エクスポートを許可するデータの内容を指定できます。
  • 一般設定の管理
    設定ページで問い合わせ、連絡先、担当者に関する一般的な設定を行うための権限を設定できます。
  • Webhook
    Webhookの管理権限を設定できます。ここで設定した権限は、タブや部門で設定した権限より優先されます。
  • ゲーミフィケーション
    設定ページでゲーミフィケーションの設定を管理するための権限を設定できます。

複数部門の権限
  • 全体レポートとダッシュボード
    複数の部門のデータをまとめた全体レポートの作成権限を設定できます。
  • 部門をまたがるデータへのアクセス
    複数の部門にまたがるデータに関するアクセス権限を設定できます。
  • 問い合わせの移動
    部門間で問い合わせを移動するための権限を設定できます。
  • 問い合わせの共有
    他の関連部門との問い合わせの共有権限を設定できます。



権限の作成

新しい権限は、既存の権限をもとに作成する必要があります。権限の作成後、問い合わせやその他のデータに関するアクセス権限の詳細を変更できます。
権限を作成するには:
  1. 上部のバーの[設定]アイコン()をクリックします。
  2. [設定]ページで、[ユーザーと権限]の下の[権限]をクリックします。
  3. [権限]メニューで、[権限]をクリックします。
  4. 権限ページで、右上に表示されている[新しい権限]をクリックします。
  5. [新しい権限]ページで、次の手順を実行します:
    • [権限名]を入力します。
    • [権限の複製]から、既存の権限を選択します。
      新しい権限が複製されます。新しい権限のアクセス権限は、後で変更できます。
    • [権限の詳細]を入力します。
  6. [保存]をクリックします。
    権限を複製した後、権限の詳細を自由に変更できます。

権限の管理
権限の作成後、該当の権限に対してアクセスを許可する内容を指定します。例:問い合わせ、取引先、連絡先、レポートとダッシュボード、タスク、予定、通話、問い合わせ、ヘルプセンター、契約、商品、工数、コミュニティ、ソーシャル、チャット、部門。なお、権限を管理できるのは、システム管理者の権限を持つユーザーのみです。
権限を管理するには:
  1. 上部のバーの[設定]アイコン()をクリックします。
  2. [設定]ページで、[ユーザーと権限]の下の[権限]をクリックします。
  3. [権限]メニューで、[権限]をクリックします。
  4. [権限ページ]で、修正したい権限を選択します。
  5. [権限情報]ページで、次のアクセス権限を設定します:
    • タブの権限
    • 問い合わせの権限
    • 管理権限
    • 複数部門の権限



  6. 設定内容が保存されます。

ユーザーへの権限の関連付け
ユーザーに権限を関連付けることで、設定した権限範囲に応じてアクセスを許可/制限できます。なお、権限をユーザーに関連付けることができるのは、システム管理者の権限を持つユーザーのみです。
ユーザーに権限を関連付けるには:
  1. 上部のバーの[設定]アイコン()をクリックします。
  2. [設定]ページで、[ユーザーと権限]の下の[担当者]をクリックします。
  3. [担当者リスト]ページで、<担当者名>をクリックします。
  4. [担当者の詳細]ページで左側に表示されている[編集]アイコン()をクリックします。
  5. [担当者情報の編集]ページの[役職と権限]で、選択リストから[権限]を選択します。
  6. [保存]をクリックします。

権限の削除
特定の権限が不要になった場合、削除できます。特定の権限を削除する前に、その権限に関連付けられていたユーザーの権限を、その他の既存の権限に変更してください。「システム管理者」、「制限付き担当者」、「担当者」以外のすべての権限を削除できます。
権限を削除するには:
  1. 上部のバーの[設定]アイコン()をクリックします。
  2. [設定]ページで、[ユーザーと権限]の下の[権限]をクリックします。
  3. [権限]メニューで、[権限]をクリックします。
  4. [権限]ページで、該当の権限の[削除]アイコン()をクリックします。
  5. [権限の削除]ページで、既存のユーザーを新しい権限に変更します。
  6. [移行して削除]をクリックします。
    権限が完全に削除されます。


メモ:
  • ユーザーをインポートして追加した場合、初期設定で関連付けられる役職と権限は次のとおりです:役職 - 管理者権限 - 担当者。インポート後、[担当者]ページから役職や権限を変更できます。


担当者に対する権限の設定は、システムやデータの管理者の責任のもとで行ってください。












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