担当者の削除

担当者の削除

時に組織内の担当者が辞めたり、別の部署に移動したりすることがあります。このような場合、これらのユーザーが担当していたデータを、他の担当者に移行してから、ユーザーを削除できます。

削除した担当者はどうなりますか?
担当者を削除すると、その担当者は永久にアーカイブされ、Zoho Deskアカウントにアクセスできなくなります。削除した担当者は、過去に処理したデータの情報(問い合わせ/タスクなど)を保持するために、アーカイブのみされ、完全には削除されません。したがって、削除した担当者が完了したた問い合わせ/タスクには、担当者の名前が残ります。

未完了の問い合わせ/タスクはどうなりますか?
担当者を削除する前に、担当していた問い合わせ/タスクを、チームの他のメンバーが引き継いでいることを確認してください。担当者は、離任前に、自分で問い合わせを再割り当てできます。再割り当てが完了していない場合は、担当者の削除時に、一括で再割り当てできます。

担当者の無効化と削除の違いは?
担当者を後で有効にしたい場合は、担当者を無効にします。たとえば、人材配置のニーズに変化があり、一時的にライセンスを減らしたい場合や、復職が決まっているパートタイム/有期契約の担当者を採用する場合などです。
担当者が組織を完全に辞める場合は、担当者を削除します。削除した担当者は復元できません。また、削除した担当者は匿名化できます(詳細については後述します)。

「担当者の匿名化」オプションとは?
担当者の匿名化は、欧州連合(EU)の「忘れられる権利」に対応するための機能です。「忘れられる権利」は、一般データ保護規制(GDPR)で概説されています。担当者を匿名化すると、個人情報が消去され、識別できなくなります。氏名、メールアドレス、電話番号、略歴などは、完全に消去されます。

また、匿名化した担当者を識別するために、ニックネームも入力できます。担当者の名前の代わりに、ニックネームが表示されます。ニックネームを入力しない場合、名前は「匿名の担当者」になります。

注:
  • 担当者を匿名化できるのは、担当者の削除時または削除後のみです。
匿名化はどの程度徹底されていますか?
匿名化した担当者の関連情報がは、サービス全体から削除されます。たとえば、匿名化した担当者が完了した問い合わせ/タスクは「匿名の担当者」として表示されます。また、氏名、メールアドレス、電話番号、写真、略歴などは、完全に消去されます。

削除した担当者を把握するには?
[担当者]設定ページの[削除した担当者]タブから、削除した担当者の一覧を確認できます。また、こちらから削除した担当者を匿名化できます。このタブには、削除した担当者のみが表示され、匿名化した担当者は表示されません。

その他の留意事項とは?
担当者を削除する前の留意事項は、次のとおりです。
  1. Zoho Deskからは、次のユーザーを削除できません
    • 自分
    • メインの連絡先/特権管理者
    • 部門内の唯一の担当者
    • Zoho Cliq、Live Chat、Twilioの連携を設定した担当者
  2. 削除した担当者は、担当者数の上限にはカウントされなくなります。ただし、ライセンスをダウングレードするまで、購入済みのライセンス数分が引き続き課金されます。
  3. 削除した担当者に問い合わせ/タスクを割り当てるために使用していた自動化のルールでは、今後は、削除時に指定した担当者に割り当てられます。
  4. 削除した担当者は復元できません。ただし、同じメールアドレスで新しい担当者として追加できます。

担当者を削除するには?
担当者を削除して、Zoho Deskアカウントにサインインできないようにすることができます。

担当者を削除するには:
  1. 上部バーの[設定]アイコン()をクリックします。
  2. [設定]ページで、[ユーザー管理]の下の[担当者]をクリックします。
  3. 該当の担当者にカーソルを合わせて、[削除]アイコン()をクリックします。
  4. 次の画面で、[担当者の削除]をクリックします。
  5. 担当者に未完了の問い合わせ/タスクが割り当てられている場合は、次の手順を実行します:
    • ドロップボックスを使用し、問い合わせ/タスクを引き継ぐ担当者を[指定]します。
    • 担当者が所属する各部門で、この操作を実行してください。
    • [担当者の削除]をクリックします。
  6. [はい、了解しました。]をクリックします。[今すぐ削除]をクリックして、削除を確定します。
    担当者が削除され、
    [削除した担当者]タブに移動します。

注:
  • Zoho Cliq、Live Chat、Twilioの連携を設定した担当者は削除できません。
  • 削除した担当者のアカウントを使用して保存した連携は、うまく機能しない可能性があります。連携情報は、担当者の削除ページで確認できます。
  • 一度削除した担当者は復元できません。必要な場合は、再度追加してください。

担当者を匿名化して削除するには?
担当者を削除する際に、担当者の個人情報を匿名化できます。

担当者を匿名化して削除するには:
  1. 上部バーの[設定]アイコン()をクリックします。
  2. [設定]ページで、[ユーザー管理]の下の[担当者]をクリックします。
  3. 該当の担当者にカーソルを合わせて、[削除]アイコン()をクリックします。


  4. 次の画面で、次の操作を実行します:
    • 担当者名の横にある[担当者の匿名化]オプションを有効にします。
    • 担当者の[匿名化名]を入力します。この名前は、任意です。
    • 担当者が担当している未完了の問い合わせ/タスクを、[再割り当て]します。
    • [担当者の削除]をクリックします。
  5. [はい、了解しました。]をクリックします。[今すぐ削除]をクリックして、削除を確定します。

注:
  • 匿名の担当者は、[削除した担当者]タブには表示されません。
  • 匿名化後は、担当者情報は復元できません。




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