Zoho Deskユーザーの追加と管理

Zoho Deskユーザーの追加と管理

担当者とは、問い合わせを処理し、顧客の問題解決に対処するです。顧客への返信、問い合わせ詳細の編集、問い合わせの完了、部門間での問い合わせの移動など、さまざまな処理を実行します。購入したユーザーライセンスに基づいた数の担当者を、Zoho Deskアカウントに追加できます。ライセンス数は、追加する担当者の合計数ではなく、有効な担当者数を制限することに注意してください。

まず、2種類のユーザーの種類のいずれかに、ユーザーを追加できます。1つ目は、担当者です。担当者は通常、ヘルプデスクの特定の管理者権限は持ちません。2つ目は、サポート管理者です。サポート管理者は担当者でもありますが、ヘルプデスクを管理およびカスタマイズする追加の権限を持っています。管理者のみ、ユーザーの役職と権限を変更できますので注意してください。 



担当者の追加
管理者は、顧客から受信した問い合わせを対処する、担当者を追加する必要があります。 

ヘルプデスクに担当者を追加するには:
  1. 上部バーにある [設定] アイコン  をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [ユーザーと権限] の下の [担当者] をクリックします。 
  3. ]担当者リスト] ページで、右上にある [新しい担当者] をクリックします。担当者メニューの横にある[+]アイコンをクリックすることもできます。 
  4. [新しい担当者] ページで、次の手順を実行します:
    • 名、姓、メールアドレスを入力します
    • ユーザーの[役職][権限] を設定します。担当者、管理者、制限付き担当者、作成したその他のカスタム役職のいずれかを選択できます。[担当者]を選択した場合、問い合わせのアクセス権も設定する必要があります。次のいずれかのアクセス権を設定できます:
      • すべての問い合わせ
      • 担当する問い合わせと未割り当ての問い合わせ
      • 担当する問い合わせ、チームの問い合わせ、未割り当ての問い合わせ
    • 所属する [部門] を選択します。部門を割り当てると、担当者はその部門に属する問い合わせにのみ、アクセスして表示できます。また、このオプションは、複数の部門を作成した場合にのみ使用できます
    • チャネルの専門知識、担当者の概要、固定電話、携帯電話などの追加情報を入力します
  5. [新しい担当者を追加] をクリックします。
担当者は、管理者が入力したメールアドレス宛へのメール招待状を受信します。担当者は、招待メールの受信後7日以内に、メール内のリンクをクリックして、招待に同意する必要があります。

招待に同意する際の重要な手順
  1. ユーザーが めてZohoをはじめて利用する ため、Zohoアカウントを持っていない場合:
    • 招待メール内のリンクをクリックすると、ユーザー登録ページに自動的に移動します
    • ユーザーは、Zohoにユーザー登録して、アカウントを作成できます
    • アカウントの作成時、 サインインを続ける ボタンをクリックします
    • ユーザーは、メールに記載されたリンクにアクセスして、メールアドレスを認証する必要があります
  2. ユーザーが すでにZohoアカウントを持っている が、Zoho Deskのアカウントは 持っていない 場合:
    • 招待メール内のリンクをクリックして、 [サインインを続ける] ボタンをクリックします
    • ユーザーは、組織に関連付けられた状態で、Zoho Deskのアカウントにサインインできます。

担当者の編集
通常、担当者を追加する際は、名前、メールアドレス、役職、権限の詳細のみを入力します。必要に応じて、電話番号、言語、国、タイムゾーンなど、担当者のその他の詳細を、後から追加することができます。 

担当者の詳細を編集するには:
  1. 上部バーにある [設定] アイコン  をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [ユーザーと権限] の下の [担当者] をクリックします。 
  3. 該当の担当者にカーソルを合わせて、 [編集] アイコン  をクリックします。
  4. [担当者の情報] ページで、担当者に関する追加の情報を入力します。例:
    • [言語] を選択します。Zoho Deskアカウントの標準言語として設定されます
    • リストから自分の [国] を選択します
    • [タイムゾーン] を設定します。担当者のZoho Deskアカウントの時間が設定されます
  5. [保存] をクリックします。 
メモ:
  • 担当者は、 言語、国や地域、 タイムゾーン などのその他の詳細のみ、自分で設定できます。 

担当者の再招待 
ユーザーが、7日以内に招待メールに同意しなかった場合、管理者は招待メールを再度ユーザーに送信できます。Zoho Deskアカウントに参加するための招待メールに同意しなかったユーザーは、「未認証」のユーザーとして表示されます。未認証のユーザーにのみ、招待メールをもう一度送信できます。 ユーザーの再招待は、無効な担当者の有効化とは異なりますので注意してください。

ユーザーを再招待するには:
  1. 上部バーにある [設定] アイコン  をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [ユーザーと権限] の下の [担当者] をクリックします。
  3. ページ上部の [未確認] ビューに切り替えます。
  4. 該当の担当者にカーソルを合わせて、 [再招待] アイコン  をクリックします。
    招待メールが、ユーザーのメールアドレス宛てに送信されます。

担当者の有効化/無効化
後で担当者を有効にしたい場合は、担当者を無効にすることができます。たとえば、人材需要の変化があり、ライセンスを一時的に減らしたい場合や、従業員数に再計算されるアルバイトや契約社員を雇用する場合です

担当者を  無効にする  場合:
  • 無効にした担当者は、Zoho Deskにアクセスできなくなります。
  • 無効化したIDで、サービスにサインインすることはできません。
  • 無効化した担当者の分のライセンスを使用して、他の担当者を追加できます。 
  • 担当者のライセンスは解約されません。購入したライセンス数に対して課金されます。
  • 無効にした担当者は、「無効リスト」に表示されます。

担当者を無効にするには:
  1. [設定] アイコン  をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [ユーザーと権限] の下の [担当者] をクリックします。
  3. 該当する担当者にカーソルを合わせて、 [無効にする] アイコン( )をクリックします。
  4. 次の画面で [担当者を無効にする] をクリックします。
  5. 未完了の問い合わせ/タスクが割り当てられている 担当者の場合、次の手順に進みます:
    • ドロップボックスを使用して、問い合わせとタスクを引き継ぐ担当者を 指定 します。
      担当者が属する各部門で、これを実行してください。
    • [担当者を無効にする] をクリックします。
  6. [はい、了解しました][今すぐ無効にする」 をクリックして、無効化を確定します。
同様に、以前無効にした担当者を、有効にすることもできます。有効な担当者のみが、ユーザーライセンスの対象としてカウントされます。

担当者を有効にするには:
  1. [担当者リスト] ページで、 [無効な担当者] ビューを選択します。
  2. 無効な 担当者にカーソルを合わせて、 [有効にする] アイコン  をクリックします。
  3. 選択リストから [担当者を有効にする] をクリックします。
    担当者が有効になり、該当の担当者に対して、システムから自動通知メールが送信されます。



担当者の匿名化
問い合わせ、タスク、その他の個人情報を削除せずに、GDPRの「消去の権利」に準拠するために、Zoho Deskで担当者データを匿名化できます。

担当者を 匿名にする  場合:
  • Zoho Deskでは、問い合わせの項目、コメント、メンション、履歴ログなどから、データが削除されます。おそらく、他のタブでも同様に適用されます。
  • 担当者の名前は、「匿名の担当者」に置き換えられます。ただし、匿名にした担当者に関連付ける、ワンタイムニックネームを選択することもできます。

担当者を匿名化するには:
  1. 上部バーにある [設定] アイコン( )をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [ユーザーと権限] の下の [担当者] をクリックします。
  3. [担当者リスト] ページで、 [削除した担当者] ビューを選択します。
  4. 該当の担当者にカーソルを合わせて、 [匿名にする] 切り替えスイッチをオンに切り替えます。
  5. 確認画面で、担当者の [匿名の名前] を入力します。この名前は任意です。
  6. [匿名の担当者] をクリックします。
    担当者は、すぐに匿名になります。

メモ:
  • 削除した担当者のみを匿名にできます。ただし、担当者を匿名化すると同時に、削除することもできます。
  • 一度匿名にすると、担当者情報は回復できません。

パスワードのリセット
Zoho Deskのすべての役職の担当者が、サインインページで、パスワードを忘れた場合用のリンクをクリックすることで、個別にパスワードをリセットできます。

パスワードをリセットするには:
  1. Zoho Deskのサインインページで、 [パスワードを忘れた場合] リンクをクリックします。 Zohoアカウント ページが表示されます。
  2. Zohoアカウントページで、次の手順を実行します:
    • メールアドレス :アカウント情報に登録したメールアドレスを入力します。
    • 画像の文字 :画像に表示されている文字を入力します。
  3. [申請] をクリックします。
    入力したのメールアドレス宛に、システムから自動通知メールが送信されます。
  4. パスワードをリセットするには、受信したメール内の [リンク] をクリックします。
    Zohoアカウントの [パスワードのリセット] ページが表示されます。
  5. パスワードのリセットページで、 [新しいパスワード] を入力します。
  6. [変更] をクリックします。 
    新しいパスワードが更新され、それを使用して、Zoho Deskや他のサービスにサインインできるようになります。

Zohoアカウントの削除
メールアドレスに関連付けられたZoho DeskやすべてのZohoサービスの利用をやめる場合、Zohoアカウントを削除できます。

Zohoアカウントを完全に削除するには:
  1. https://accounts.zoho.com/ にサインインします。
  2. [Zohoアカウント] ページで、 [設定] をクリックし、次に [アカウントの削除] をクリックします。

重要事項:
  • Zohoアカウントを削除すると、すべてのZohoサービスに アクセス できなくなります。
  • 削除する前に、Zoho Deskとその他のZohoサービスからすべてのデータを エクスポートした ことを確認してください。
  • 一度アカウントを削除すると、Zohoサービス内のすべてのデータが、即座に 削除され 、元に戻すことはできません。


参照情報:      担当者の削除



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