カスタムビューのアーカイブ
特定の条件でデータを除外するには、カスタムビューを作成するのが一般的です。しかし、時間の経過とともに非常に多くのビューが蓄積するとどうなるでしょう？最もよく使用しているビューにすばやくアクセスするには、カスタムビューの数を減らす必要があるでしょう。この場合は、アーカイブ機能が便利です。
Zoho Deskでは、ヘルプデスクで作成したさまざまなタブ固有のビューを、自動アーカイブできます。簡単に言えば、60日間開かれていないビューはアーカイブされ、［アーカイブしたビュー］と呼ばれる別のフォルダーに保存されます。ビューを復元したい場合は、アーカイブ後30日以内であればビューを復元できます。30日後、アーカイブしたビューは削除されます。
利点
カスタムビューの自動アーカイブの主な利点は、次のとおりです：
- 大量の未使用データを検索することなく、最もよく使用しているビューにすばやくアクセスできます。
- データベースを小さくすることで、Zoho Deskの機能が最高のパフォーマンスで動作するようにできます。
注意：
- ビューのみをアーカイブしており、、データはアーカイブしないため、データを失う心配はありません。
メモ：
- アーカイブ機能は、問い合わせ、タスク、連絡先、取引先のタブのすべてのカスタムビューに適用されます。
- お気に入りの（スター付き）ビューは、アーカイブの対象にはなりません。
- アーカイブしたビューは、完全に削除され、ごみ箱には表示されません。
- これは自動アーカイブ機能であるため、担当者が手動でビューをアーカイブすることはできません。
アーカイブしたビューへのアクセス
削除前にアーカイブしたビューにアクセスして、ビュー内の一覧データを表示できます。アーカイブしたビューでは、条件の編集や名前の変更はできません。
アーカイブしたビューにアクセスするには：
- 上部バーのタブをクリックします。（例：問い合わせ、連絡先、取引先など）
- ［タブ］のホームページで、左パネルにある［アーカイブしたビュー］をクリックします。
お気に入りの（スター付き）ビューの場合は、［すべてのビュー］に切り替えて、アーカイブしたビューをクリックします。 - アクセスしたいアーカイブしたビューを、リストから選択します。
フィルター条件の表示
アーカイブしたビューに適用したフィルター条件を表示できます。これは、アーカイブを解除するか、削除するかの判断に役立ちます。
フィルター条件を表示するには：
- 対象のタブに移動します。
- 左側のパネルで［アーカイブしたビュー］をクリックします。
- 左側のパネルでアーカイブしたビューを右クリックし、［条件の表示］をクリックします。
- 条件エディターページが、表示専用モードで開きます。
ビューのアーカイブの解除
アーカイブしてから30日以内であれば、ビューのアーカイブを解除できます。この期間が過ぎると、アーカイブしたビューは削除されます。
ビューのアーカイブを解除するには：
- 対象のタブに移動します。
- 左側のパネルで［アーカイブしたビュー］をクリックします。
- アーカイブを解除したいアーカイブしたビューを、リストから開きます。
ビューが完全に削除されるまでの残り日数を表示できます。 - ページの右上にある［アーカイブの解除］をクリックします。
ビューのアーカイブがすぐに解除されます。
アーカイブしたビューの削除
必要に応じて、アーカイブしたカスタムビューを削除できます。
アーカイブしたビューを削除するには：
- 対象のタブに移動します。
- 左パネルの［アーカイブしたビュー］をクリックします。
- 左パネルでアーカイブしたビューを右クリックして、［削除］をクリックします。
- ［はい］をクリックして、処理を確定します。
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