カスタムビューのアーカイブ

カスタムビューのアーカイブ

特定の条件でデータを除外するには、カスタムビューを作成するのが一般的です。しかし、時間の経過とともに非常に多くのビューが蓄積するとどうなるでしょう?最もよく使用しているビューにすばやくアクセスするには、カスタムビューの数を減らす必要があるでしょう。この場合は、アーカイブ機能が便利です。

Zoho Deskでは、ヘルプデスクで作成したさまざまなタブ固有のビューを、自動アーカイブできます。簡単に言えば、60日間開かれていないビューはアーカイブされ、[アーカイブしたビュー]と呼ばれる別のフォルダーに保存されます。ビューを復元したい場合は、アーカイブ後30日以内であればビューを復元できます。30日後、アーカイブしたビューは削除されます。

利点
カスタムビューの自動アーカイブの主な利点は、次のとおりです:
  • 大量の未使用データを検索することなく、最もよく使用しているビューにすばやくアクセスできます。
  • データベースを小さくすることで、Zoho Deskの機能が最高のパフォーマンスで動作するようにできます。

注意:
  • ビューのみをアーカイブしており、、データはアーカイブしないため、データを失う心配はありません。

メモ:
  • アーカイブ機能は、問い合わせ、タスク、連絡先、取引先のタブのすべてのカスタムビューに適用されます。
  • お気に入りの(スター付き)ビューは、アーカイブの対象にはなりません。
  • アーカイブしたビューは、完全に削除され、ごみ箱には表示されません。
  • これは自動アーカイブ機能であるため、担当者が手動でビューをアーカイブすることはできません。

アーカイブしたビューへのアクセス
削除前にアーカイブしたビューにアクセスして、ビュー内の一覧データを表示できます。アーカイブしたビューでは、条件の編集や名前の変更はできません。
アーカイブしたビューにアクセスするには:
  1. 上部バーのタブをクリックします。(例:問い合わせ、連絡先、取引先など)
  2. [タブ]のホームページで、左パネルにある[アーカイブしたビュー]をクリックします。
    お気に入りの(スター付き)ビューの場合は、[すべてのビュー]に切り替えて、アーカイブしたビューをクリックします。



  3. アクセスしたいアーカイブしたビューを、リストから選択します。

フィルター条件の表示
アーカイブしたビューに適用したフィルター条件を表示できます。これは、アーカイブを解除するか、削除するかの判断に役立ちます。
フィルター条件を表示するには:
  1. 対象のタブに移動します。
  2. 左側のパネルで[アーカイブしたビュー]をクリックします。
  3. 左側のパネルでアーカイブしたビューを右クリックし、[条件の表示]をクリックします。
  4. 条件エディターページが、表示専用モードで開きます。

ビューのアーカイブの解除
アーカイブしてから30日以内であれば、ビューのアーカイブを解除できます。この期間が過ぎると、アーカイブしたビューは削除されます。
ビューのアーカイブを解除するには:
  1. 対象のタブに移動します。
  2. 左側のパネルで[アーカイブしたビュー]をクリックします。
  3. アーカイブを解除したいアーカイブしたビューを、リストから開きます。
    ビューが完全に削除されるまでの残り日数を表示できます



  4. ページの右上にある[アーカイブの解除]をクリックします。
    ビューのアーカイブがすぐに解除されます。

アーカイブしたビューの削除
必要に応じて、アーカイブしたカスタムビューを削除できます。
アーカイブしたビューを削除するには:
  1. 対象のタブに移動します。
  2. 左パネルの[アーカイブしたビュー]をクリックします。
  3. 左パネルでアーカイブしたビューを右クリックして、[削除]をクリックします。
  4. [はい]をクリックして、処理を確定します。




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