タスクの標準ビューとカスタムビュー

タスクの標準ビューとカスタムビュー

タスクのリストビューは、設定した一連の条件に基づいて、担当者のタスクをグループ化するために使用されます。たとえば、完了したタスク、または、今日完了予定のタスクのリストを表示できます。これらの他に、担当者がタスクビューを使用して、担当者を変更したり、複数のタスクを更新したり、タスクリストをCSVファイルにエクスポートしたりすることができます。

Zoho Deskには、担当者がすぐに使用できる、標準のタスクビューがいくつか用意されています。また、要件に応じて、カスタムタスクビューを作成することもできます。同様に、管理者は、ヘルプデスク内のすべての担当者がアクセスできるタスクビューを作成し、共有できます。

タスクリストビューにアクセスするには?

タスクリストビューは、ホーム画面からアクセスできます。
  1. [活動] タブをクリックします。 
  2. [活動のホーム] ページで、左パネルの下部にある [タスク] をクリックします。
  3. 左パネルから標準のリストビューを選択すると、タスクが表示されます。
    最初のアクセスでは、 [すべてのタスク] ビューが表示されます。最後に表示したビューがシステムに記憶され、次回アクセスした際にも同じビューが表示されます。

Zoho Deskで利用できる標準のタスクリストビューは、次のとおりです:
  • すべてのタスク
  • 完了したタスク
  • 自分の未完了のタスク
  • 自分のタスク
  • 次の7日間+遅延
  • 未完了のタスク
  • 遅延のタスク
  • スパムのタスク
  • 今日+遅延
  • 今日のタスク
  • 明日のタスク
タスクの件名をクリックして、詳細を表示してください。[タスクの詳細]ページで [閉じる] アイコン( )をクリックして、リストビューに戻ります。 

カスタムタスクリストビューの作成
要件に応じて、条件を設定することで、カスタムリストビューを作成できます。担当者が作成したカスタムビューは、左パネルの標準ビューの下に表示されます。 
カスタムリストビューを作成するには:
  1. [活動] タブをクリックします。
  2. [活動のホーム] ページで、左パネルの下部にある [タスク] をクリックします。
  3. 左パネルの [タスク] の横にある プラス アイコン  をクリックします。
  4. [新しいビューの作成] ページで、カスタム ビュー名 を入力します。
  5. タスクを抽出する 条件  を設定します。 
  6. このカスタムビューの [表示権限] を設定します。 [自分のみ] [すべての担当者] [特定の担当者] から選択できます。   
  7. [保存] をクリックします。  
リストビューの条件とは?

[抽出条件] セクションで、ビューでどのタスクを抽出するかに基づいて、条件を設定してください。特定の項目の種類の条件オプションは、次の表のとおりです:


項目の種類
条件オプション
文字列項目の例:
  • タスクの担当者
  • 件名
  • 問い合わせ             
  • ステータス
  • 優先度
  • 詳細
               
数字項目の例:
  • 経過日数
                 
日時項目の例:
  • 期限
  • 作成日時
  • 更新日時
  • リマインダー日時
                 
その他の項目の例:
  • 作成者
  • 更新者


利用を開始するためのヒントはこちらを参照してください:
  • 経過日数オプションは、日付項目と日時項目に便利です。たとえば、過去7日間に作成したタスク、または過去30日間に遅延になったタスクを抽出するために使用できます。
  • Zoho Deskで提供されている標準タスクビューは編集できません。特定の要件に対応するカスタムビューを追加できます。
  • カスタムタスクビューを右クリックすると、新しいタブでビューを開けます。
カスタムタスクビューの編集
担当者が追加したカスタムタスクビューを編集することができます。
カスタムビューを編集するには:
  1. カスタムタスクビューを右クリックします。
  2. メニューから [編集] をクリックします。
  3. 必要な変更を行い、 [保存] をクリックします。
カスタムタスクビューの削除
担当者にはすでに必要ではないと思われるカスタムタスクビューを削除することができます。 
カスタムビューを削除するには:
  1. カスタムタスクビューを右クリックします。 
  2. メニューから [削除] をクリックします。 
  3. 確認ダイアログボックスで、 [OK] をクリックします。 

ビューの表示設定の並べ替え、抽出、設定
I. リストビューのタスクは、必要に応じて、並べ替えることができます。タスクの並べ替えには、次の8通りの方法があります:
  • 件名
  • カテゴリー
  • 期限
  • ステータス
  • 優先度
  • 作成日時
  • 更新日時
  • 新しい順、または、古い順( アイコンをクリックします。)       
      

II. ビュー内のタスクは、次のパラメーターに基づいて抽出できます:
  • 担当者
  • 期限
      

これらの抽出は、すべてのタスク、未完了のタスク、遅延のタスク、といった一般的なビューを選択した場合に便利です。

III. Zoho Deskの初期設定では、1ページ当たり10件のデータ(タスク)が表示されます。ただし、1ページ当たりに表示するデータ数は選択できます。1ページ当たり最大50件までのタスクを表示できます。次回タスクビューにアクセスした際にも、選択内容が反映されます。 

タスクビューでの一括処理
ビューを使用すると、複数のタスクに対して、特定の更新を一度に実行できます。各タスクをそれぞれ更新する必要がないため、時間を大幅に節約できます。タスクに対して、次の一括処理を実行できます:
  • タスクの更新
  • タスクの削除
  • 担当者の変更



I. 1件以上のタスクを更新するには:
  1. タスクを選択します。
  2. 一括処理リストから、 [更新] をクリックします。
  3. 更新する項目を選択し、その項目の新しい値を指定します。
  4. [保存] をクリックします。                                                                                                                                  
II. 1件以上のタスクを削除するには:
  1. タスクを選択します。
  2. 一括処理リストから、 [削除] をクリックします。
  3. 確認ダイアログボックスで、 [OK] をクリックします。 
III. 1件以上のタスクの担当者を変更するには: 
  1. タスクを選択します。
  2. 一括処理リストから、 [担当者の変更] をクリックします。 
  3. 選択したタスクを割り当てる担当者を選択します。 
    検索バーを使用して、名前で担当者をすばやく見つけることができます。 




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