ナレッジベースでの記事のバージョン

ナレッジベースでの記事のバージョン

バージョン管理は、ナレッジベース(KB)の記事に適用した複数の修正を把握して、管理するのに役立ちます。記事のさまざまなバージョンを確認したり、古いバージョンと比較したり、以前のバージョンに復元したり、特定のバージョンにメモを残したりできます。

利点
  • 記事が最初に作成された日時から現在までの記事の履歴を遡れます。メジャーバージョンまたはマイナーバージョンをクリックすると、変更内容、変更者、変更日時を確認できます。
  • 記事の2つのバージョンを比較して、変更の経過を確認できます。バージョン間の違いがあれば、修正用に強調表示されます。
  • 必要に応じて、古いバージョンの記事を復元できます。これにより、乱雑さを回避できます。古いバージョンを復元すると、新しいバージョンが作成され、最新バージョンになります。
  • 記事の既存のバージョンに、メモを追加できます。そのバージョンで行った変更内容のメモや、他の担当者への通知などが可能です。

バージョン機能
記事のコンテンツを変更するたびに、新しいバージョンが作成されます。記事の表示や、プロパティ(タイトル、SEO情報など)の更新のみの場合は、新しいバージョンは作成されず、実際にコンテンツエディターで何かを変更した場合にのみ、作成されます。

バージョン管理の2つの種類
記事には、マイナーバージョンとメジャーバージョンの両方を管理できます。どちらのバージョンも数字で識別され、一意の番号が昇順で割り当てられます。たとえば、バージョン「0.1」は、記事の最初の下書き、または、マイナーバージョンを示します。メジャーバージョンは、バージョン番号の最初の部分が増えていく番号付けです(例:1.0)。後続のマイナーバージョンには、「1.1」、「1.2」、「1.3」などの番号が付けられます。

マイナーバージョン
記事の下書きを保存すると、マイナーバージョンが作成されます。保存できるマイナーバージョンの数に制限はありません。ただし、画面表示がより複雑になります。

次のような場合に便利です:
  • 現在の記事(メジャーバージョン)は公開されており、オンラインでアクセスできます。
  • 公開された文書がまだ公式なものである間に、記事をレビューして更新するか、変更を提案する必要があります。
  • このレビューして更新/変更した記事のバージョンは、下書きフォルダーに追加され、新しい公式記事として公開されるまでエンドユーザーには表示されません。

メジャーバージョン
メジャーバージョンは、記事を公開するときに作成されます。記事に承認が必要な場合、レビュー担当者が公開してメジャーバージョンを割り当てるまで、記事は下書きのままです。ヘルプセンターのエンドユーザーは、記事の公開バージョンまたはメジャーバージョンのみにアクセスできることにご注意ください。

バージョン履歴の表示
[バージョン]タブで、記事へのすべての変更内容を管理できます。
記事のバージョンを確認するには:
  1. [ナレッジベース](KB)タブをクリックします。
  2. 記事を開き、詳細を表示します。
  3. 右パネルの上部にある[バージョン]をクリックします。
    記事に作成されたすべてのバージョンが、その担当者とタイムスタンプとともに表示されます。

バージョンへのメモの追加
記事のバージョンに簡単な説明を追加すると、自分が行った変更内容を思い出しやすくなります。
バージョンにメモを追加するには:
  1. 記事を開き、詳細を表示します。
  2. 右パネルの上部にある[バージョン]をクリックします。
    メージャーバージョンとマイナーバージョンがある場合、それらを確認できます。
  3. メモを追加するバージョンをクリックします。
  4. 該当する[+メモの追加]リンクをクリックして、詳細を入力します。
  5. [追加]をクリックします。
入力した詳細は、バージョンにカーソルを合わせると表示されます。[編集]リンクをクリックして、メモを修正することもできます。

注:
  • バージョンに残したメモは削除できません。
  • メモは、250文字まで入力できます。 

バージョンの比較
記事の特定の2つのバージョンを比較して、バージョン間の変更内容を確認できます。複数のユーザーが記事で共同作業するときや、情報が下書きやレビューのいくつかの段階を経る場合に、非常に役立ちます。2つの記事のコンテンツだけを比較でき、タイトル、SEO情報などのプロパティは比較できませんのでご注意ください。
2つの記事を比較するには:
  1. 記事を開き、詳細を表示します。
  2. 右パネルの上部にある[バージョン]をクリックします。
    メージャーバージョンとマイナーバージョンがある場合、それらを確認できます。
  3. バージョンパネルの上部にある[比較]リンクをクリックします。
  4. 比較したいバージョンの横にあるチェックボックスにチェックを入れます。最大2件までのバージョンを選択できます。
  5. バージョンパネルの下部にある[比較]をクリックします。
  6. 次の画面に、比較結果が表示されます。
バージョンを比較する際、Zoho Deskでは2つのバージョンが並べて表示されます。最新のバージョンがウィンドウの左側に、比較しているバージョンが右側に表示されます。コンテンツの変更内容を確認できるよう、2つのバージョンは同時にスクロールされます。[拡大]アイコン()をクリックして、より大きなウィンドウで比較パネルを表示することもできます。

注:
  • バージョンの比較中は、バージョンを編集できません。

比較中の変更の追跡
色に基づいて、2つのバージョン間の変更を追跡できます。削除されたテキストは、追加されたテキストは、修正されたテキストはで表示されます。

バージョンの復元
記事のさまざまなバージョンを確認し、必要に応じて、以前のバージョンに復元できます。 
以前のバージョンに復元するには:
  1. 記事を開き、詳細を表示します。
  2. 右パネルの上部にある[バージョン]をクリックします。
    メージャーバージョンとマイナーバージョンがある場合、それらを確認できます。
  3. 一覧されているバージョンを確認して、復元するバージョンを選択します。
  4. バージョンパネルの上部にある[このバージョンを復元する]をクリックします。
    メモ:オンラインで利用可能なバージョンには、[かんたん編集]が表示されます。
    復元したバージョンのコンテンツがエディターに表示されます。
  5. [公開]をクリックします。 

かんたん編集
かんたん編集モードでは、バージョン内で記事を編集できます。つまり、新しいメジャーバージョンを作成せずに、記事のコンテンツのバージョン内編集を開始できます。しかし、注意すべき点もあります。かんたん編集オプションは、記事が公開され、下書きのバージョンが進行中である場合にのみ、利用できます。例を見てみましょう。

バージョン3.0で公開した記事があるとします。その後、バージョン3.1という新しい下書きで作業しています。この新しい下書きは、ナレッジベース(KB)の[自分の下書き]ビューで利用できます。それでは、下書きの変更を公開せずに、公開中のバージョン(つまりv3.0)を編集したい場合はどうでしょうか?この場合、かんたん編集機能が便利です。下書きのコンテンツに影響を与えずに、現在のバージョンの記事を編集して、公開できます。

バージョン内編集をするには、記事内の[かんたん編集]アイコン()をクリックします。ただし、このオプションは、[公開済み]ビューと[自分の記事]ビューの記事でのみ利用できます。



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