予定ビューの管理

予定ビューの管理

顧客サポートやカスタマーサクセスにおいては、さまざまな予定が発生します。たとえば、新しくリリースする機能や製品を顧客に紹介するために、セミナーやミートアップなどの予定を登録することがあります。Zoho Deskでは、このように作成した予定を、設定した条件に基づいて抽出することができます。たとえば、完了した予定や、今日完了すべき予定を抽出して表示することができます。さらに、予定のビュー(データの一覧)では担当者を変更したり、複数の予定を一括で更新したりすることができます。また、予定のリストをCSV形式のファイルでエクスポートすることもできます。

Zoho Deskには、担当者がすぐに使用できる予定ビューがたくさん用意されています。必要に応じて、予定のカスタムビューを作成することもできます。また、管理者は、作成したビューを共有することで、他の担当者が該当のビューにアクセスできるように設定することもできます。

予定の一覧にアクセスするには?

予定の一覧には、ホーム画面からアクセスできます:
  1. [活動]タブをクリックします。 
  2. 活動のホーム画面で、左パネルの下部にある[予定]をクリックします。
  3. 左パネルから標準のビューを選択して、予定を表示します。
  4. 活動の画面から[予定]をクリックすると、はじめに[すべての予定]ビューが表示されます。最後に表示したビューがシステムに記憶され、次回アクセスした際にも同じビューが表示されます。

Zoho Deskで利用できる標準の予定の一覧は、以下のとおりです:
  • すべての予定
  • キャンセル済みの予定
  • 完了した予定
  • 自分の未完了の予定
  • 自分の遅延中の予定
  • 自分の予定
  • 自分のチームの予定
  • 今後7日間+遅延
  • 未完了の予定
  • 遅延中の予定
  • スパムの予定
  • 今日+遅延
  • 今日の予定
  • 明日の予定
詳細を表示するには、予定の件名をクリックします。一覧に戻るには、予定の詳細画面で閉じるアイコン()をクリックします。

予定のカスタムビューの作成
要件に合わせて条件を設定することで、カスタムビューを作成できます。担当者が作成したカスタムビューは、左パネルの標準ビューの下に表示されます。
カスタムビューを作成するには:
  1. [活動]タブをクリックします。 
  2. 活動のホーム画面で、左パネルの下部にある[予定]をクリックします。
  3. 活動のホーム画面で、左パネル上部の予定の隣にあるプラスアイコン()をクリックします。
  4. 新しいビューの作成画面で、カスタムビュー名を入力します。
  5. 予定データを抽出する条件を指定します。
  6. カスタムビューの表示権限を指定します。[自分のみ][すべての担当者][特定の担当者]から選択できます。
  7. [保存]クリックします。

ビューで指定可能なフィルター条件

フィルター条件セクションでは、ビューで抽出する予定データに応じて、条件を指定する必要があります。それぞれの項目の種類において指定できる条件は、以下の表のとおりです:

項目の種類
条件
文字列項目 - 例:
  • 予定の担当者
  • 件名
  • カテゴリー
  • 問い合わせ       
  • ステータス
  • 優先度
  • 説明
        
数値項目 - 例:
  • 経過日数
  • 期間
         
日時項目 - 例:
  • 作成日時
  • 更新日時
  • 開始日時
  • 自分に通知
         
その他の項目 - 例:
  • 作成者
  • 更新者
  • 連絡先名
  • チーム


通話データのカスタムビューのヒント:
  • 「経過日数」の条件は、日付や日時の項目に対してフィルターを適用する場合に役立ちます。たとえば、この条件を適用することで、過去7日間に作成した予定や、過去30日間遅延の予定などのデータを抽出することができます。
  • Zoho Deskであらかじめ用意されている予定ビューを編集することはできません。あらかじめ用意されている活動ビューに特定の要件を追加した形でデータを抽出する場合は、カスタムビューを新しく作成する必要があります。
  • 予定のカスタムビューを右クリックすると、新しいタブでビューを開くことができます。

予定のカスタムビューの編集
担当者が追加した予定のカスタムビューを編集することができます。

カスタムビューを編集するには:
  1. 予定のカスタムビューを右クリックします。
  2. メニューから[編集]をクリックします。
  3. 必要な変更を行い、[保存]をクリックします。

予定のカスタムビューの削除
不要になった予定のカスタムビューを削除できます。 

カスタムビューを削除するには:
  1. 予定のカスタムビューを右クリックします。
  2. メニューから[削除]をクリックします。
  3. 確認画面で、[OK]をクリックします。

ビューの並べ替え、フィルターの適用、表示設定
I.必要に応じて、ビュー内の予定を並べ替えることができます。

予定は、以下の基準で並べ替えることができます:

  • 件名
  • カテゴリー
  • 開始日時
  • ステータス
  • 優先度
  • 作成日時
  • 更新日時
  • 新しい順、または古い順(アイコンをクリック)


II.ビュー内の予定に対して、以下の条件でフィルターを適用できます:
  • 担当者
  • 開始日時

これらのフィルターは、すべての予定、未完了の予定、遅延中の予定、といった一般的なビューを選択した場合に便利です。

III.Zoho Deskの初期設定では、1ページ当たり10件の予定が表示されます。1ページ当たりに表示するデータ数を選択することもできます。1ページ当たり最大50件まで予定を表示できます。選択内容はシステムに保存されます。次回予定ビューにアクセスした際も選択内容が反映されます。


予定ビューでの一括処理
ビューでは、複数の予定に対して、さまざまな処理を一括で行うことができます。予定を1件ずつ処理する必要がないため、時間を大幅に節約できます。予定に対して実行可能な一括処理は、以下のとおりです:
  • 予定の更新
  • 予定の削除
  • 担当者の変更


I.予定を一括で更新するには:
  1. 予定を選択します。
  2. 一括処理の一覧から、[更新]をクリックします。
  3. 更新する項目を選択し、その項目の新しい値を指定します。
  4. [保存]クリックします。                                                                  

II.予定を一括で削除するには:
  1. 予定を選択します。
  2. 一括処理の一覧から、[削除]をクリックします。
  3. 確認画面で、[削除]をクリックします。

III.予定の担当者を一括で変更するには: 
  1. 予定を選択します。
  2. 一括処理の一覧から、[担当者の変更]をクリックします。 
  3. 選択した予定を割り当てる担当者やチームを選択します。
    検索欄から名前を検索して、担当者やチームをすばやく見つけることができます。




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