取引先の標準ビューとカスタムビュー

取引先の標準ビューとカスタムビュー

取引先リストビューは、設定した一連の条件に基づいて、取引先をグループ化するために使用されます。たとえば、今日追加した取引先、またはZoho CRMに関連付けられていない取引先のリストを表示することができます。これらの他に、担当者はリストビューを使用して、複数の取引先を統合/更新したり、取引先リストをCSVファイルにエクスポートしたりすることができます。

Zoho Deskには、担当者がすぐに使用できる標準の取引先ビューがいくつか用意されています。また、要件に応じて、カスタム取引先ビューを作成することもできます。同様に、管理者は、ヘルプデスク内のすべての担当者がアクセスできる取引先ビューを作成し、共有することもできます。 

取引先リストビューへのアクセス
取引先リストビューは、ホーム画面からアクセスできます。
  1. [顧客]タブをクリックします。 
  2. 左下の[取引先]タブをクリックします。
  3. [取引先のホーム]ページで、左パネルから標準のリストビューを選択します。最初のアクセス時には、[すべての取引先]ビューが表示されます。最後に表示されたビューがシステムに記憶され、次回アクセスした際にも同じビューが表示されます。

Zoho Deskで使用できる標準の取引先リストビューは、次のとおりです:
  • すべての取引先
  • CRMに関連付けられている取引先
  • CRMに関連付けられていない取引先
  • 過去30日間
  • 自分の取引先
  • 今日の新着
取引先をクリックして、詳細を表示します。取引先の詳細ページで[戻る]アイコン()をクリックして、ビューに戻ります。 

カスタム取引先リストビューの作成
要件に応じて、条件を設定することで、カスタムリストビューを作成できます。担当者が作成したカスタムビューは、左パネルの標準ビューの下に表示されます。 
カスタムリストビューを作成するには:
  1. 左パネルの[ビュー]の横にある、[+]アイコン ) をクリックします。
  2. [新しいビューの作成]ページで、カスタムビュー名を入力します。
  3. 取引先を抽出する[条件]を設定します。 
  4. このカスタムビューの[表示権限]を設定します。 [自分のみ][すべての担当者][特定の担当者]から選択できます。
  5. [保存]をクリックします。 

リストビューの条件とは?
[抽出条件]セクションで、ビューでどの取引先を抽出するかに基づいて、条件を設定してください。特定の項目の種類用の条件オプションは、次の表のとおりです:


項目の種類
条件オプション
文字列項目の例:
  • 取引先の担当者
  • 取引先名
  • 電話            
  • メール
  • Fax
  • Webサイト
  • 業界
  • 年間収益
  • 番地
  • 市区町村
  • 都道府県
  • コード

  • 詳細
               
数字項目の例:
  • 経過日数
                 
日時項目の例:
  • 作成日時
  • 更新日時
                 
その他の項目の例:
  • 作成者
  • 更新者


利用を開始するためのヒントはこちらを参照してください:
  • 経過日数オプションは、日付項目と日時項目に便利です。たとえば、最近7日間に作成した取引先、または過去30日間に担当者が追加した取引先、を抽出するために使用できます。
  • Zoho Deskの初期設定で提供されている、標準の取引先ビューは編集できません。特定の要件に対応する、カスタムビューを追加することができます。

カスタム取引先ビューの編集
担当者が追加したカスタム取引先ビューを編集することができます。
カスタムビューを編集するには:
  1. カスタム取引先ビューを右クリックします。
  2. メニューから[編集]をクリックします。
  3. 必要な変更を行い、[保存]をクリックします。

カスタム取引先ビューの削除
担当者にすでに必要ではないと思われるカスタム取引先ビューを削除することができます。 
カスタムビューを削除するには:
  1. カスタム取引先ビューを右クリックします。 
  2. メニューから[削除]をクリックします。 
  3. 確認ダイアログボックスで、[OK]をクリックします。 

表示設定
Zoho Deskの初期設定では、1ページ当たり10件のデータ(取引先)が表示されます。ただし、[その他の操作]アイコン をクリックして、1ページ当たりに表示されるデータ数を選択できます。1ページ当たり最大50件までの取引先データを表示できます。次回ビューにアクセスした際も、選択内容が反映されます。 

取引先ビューでの一括処理
ビューを使用すると、複数の取引先データに対して、特定の更新を一度に実行できます。取引先データをそれぞれ更新する必要がないため、時間を大幅に節約できます。 
取引先に対して、次の一括処理を実行できます:
  • 取引先の更新
  • 取引先の削除
  • 取引先の統合
2件以上の取引先を選択する必要がある統合機能を除き、1件の取引先に対しても上記の一括処理を実行できます。

I. 1件以上の取引先を更新するには:
  1. 取引先を選択します。
  2. 一括処理リストから、[更新]をクリックします。
  3. 更新する項目を選択し、その項目の新しい値を指定します。
  4. [保存]をクリックします。                                                                                                                                  
II. 1件以上の取引先を削除するには:
  1. 取引先を選択します。
  2. 一括処理リストから、[削除]をクリックします。
  3. 確認ダイアログボックスで、[削除]をクリックします。
III. 2件以上の取引先を統合するには:
  1. 取引先を選択します。
  2. 一括処理リストから、[統合]をクリックします。 
  3. 取引先から項目を選択すると、そのデータが「基準にする取引先」に保持されます。
  4. [統合]をクリックします。 
一番上の検索バー、または右のアルファベットのリンクを使って、名前で取引先をすばやく見つけることができます。

取引先の統合についてのヒントはこちらを参照してください:
  • 一度に、最大3件までの取引先を統合できます。
  • 取引先に表示されているアイコンは、Zoho CRMに関連付けられたデータであることを意味します。 
  • ヘルプデスクで最初に作成された取引先が、初期設定では、「基準にする取引先」とみなされます。作成する「基準にする取引先」を指定することもできます。 
  • 「基準にする取引先」には、他の読み取り専用項目や隠し項目の値の他に、作成日が保持されます。
  • 取引先の中から選択した値が、「基準にする取引先」に統合されます。 
  • 他の取引先の添付ファイル、商品等を含むすべてのデータが、「基準にする取引先」に追加されます。 
  • 取引先の統合を元に戻したり、取り消したりすることはできませんので、注意してください。




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