問い合わせでの問い合わせテンプレートとメールテンプレートの使用

問い合わせでの問い合わせテンプレートとメールテンプレートの使用

メールテンプレート
メールテンプレートを使用すると、担当者は返信を作成する時間を短縮でき、生産性を向上できます。また、複数の問い合わせに対する解決方法がある場合にも便利です。 Zoho Deskでは、個人用のメールテンプレートを作成し、分類できます。

通常、メールテンプレートは、ワークフロールールの実行時や、顧客の問い合わせへの返信用に、メール通知を送信するために使用されます。サポート管理者が前者に対応する際に、メールテンプレートを使用して、どのように問い合わせに返信できるかについて学びましょう。

フォルダーを作成してテンプレートをグループ化するには: 
  1. 上部バーにある [設定] アイコン  をクリックします。
  2. [カスタマイズ] メニューの下の [テンプレート] をクリックします。 
  3. [メールテンプレート] ページで、右上にある [追加]   をクリックします。
  4. ドロップメニューから [新しいテンプレートフォルダー] をクリックします。
  5. フォルダーの詳細を入力します。 
  6. [表示 権限] を設定します。次の中から選択できます: [自分のみ] [すべての担当者] [特定の担当者]  
  7. [保存] をクリックします。 

フォルダーを作成した後、最初のメールテンプレートを作成するには、次の手順を実行します: 
  1. 上部バーにある [設定] アイコン  をクリックします。
  2. [カスタマイズ] メニューの下の [テンプレート] をクリックします。 
  3. [メールテンプレート] ページで、 [追加] をクリックします。  [新しいテンプレート] をクリックします。
  4. テンプレートの詳細を入力します。
    問い合わせ として タブ を設定します。また、このテンプレートを追加する、 個人用のフォルダー (上記で作成したもの)を指定します。 
  5. [差し込み項目の挿入] をクリックし、追加する差し込み項目の種類をクリックします。
    差し込み項目がメール本文にコピーされます。 
  6. [プレビュー] をクリックして、メールを確認します。 
  7. [保存] をクリックします。 
メールテンプレートを使用する準備が整いました。 


問い合わせへのテンプレートの適用
Zoho Deskでの問い合わせ返信時に、メールテンプレートを適用できます。 

返信エディターでテンプレートを適用するには:
  1. 詳細情報を表示する問い合わせを 開きます 。 
  2. [全員に返信] アイコン( )をクリックするか、 [転送] アイコン( )をクリックして、エディターを開きます。 
  3. ツールバー にある [テンプレート] アイコン( )をクリックします。
  4. フォルダーに移動し、ドロップダウンメニューで [テンプレート] を選択します。
テンプレートからのコンテンツが返信に追加されます。 

メールテンプレートのお気に入り登録 
メールテンプレートをお気に入りに登録することで、見つけやすく、アクセスしやすくなります。メールテンプレートのお気に入り登録は、ユーザー単位で設定します。つまり、ユーザーごとにお気に入りに登録するテンプレートを選択します。部門内でお気に入りに登録できるメールテンプレートの数は、最大50件までですのでご注意ください。

お気に入りのメールテンプレート:
  1. メールテンプレートフォルダーの上部にある[お気に入り」セクションに表示されます。
  2. [お気に入り]セクション内で、ドラッグ&ドロップで並べ替えられます。

メールテンプレートをお気に入りに登録するには
  1. 問い合わせを開いて、詳細を表示します。
  2. [全員に返信]アイコン()、または、[転送]アイコン()をクリックして、エディターを開きます。
  3. ツールバー[テンプレート]アイコン()をクリックします。
    右側のパネルに、メールテンプレートの一覧が表示されます。



  4. 右側のパネルで、対象のテンプレートにカーソルを合わせます。
  5. その他の操作アイコン()をクリックして、メニューオプションから[お気に入りに登録]を選択します。
    テンプレートがお気に入りに登録され、[お気に入りのテンプレート]セクションに追加されます。

お気に入りの登録を解除するには、お気に入りのテンプレート上でその他の操作アイコン()をクリックして、[お気に入りを解除]を選択します。また、お気に入りのテンプレートをドラッグ&ドロップして、フォルダー内の表示順を並べ替えることもできます。

初期設定のメールテンプレート 
テンプレートのデザイン、敬称、挨拶文、差し込み項目など、問い合わせの内容に応じてメール内の情報が頻繁に変化する場合があります。内容に応じた初期設定のメールテンプレートを作成して、問い合わせへの返信時に貼り付けることができます。これにより、同様のメッセージを繰り返し作成する手間を省け、メールの作成時間を節約できます。メールテンプレートを初期設定にすると、自動的にお気に入りに登録されますのでご注意ください。

テンプレートを初期設定にするには:
  1. 問い合わせを開いて、詳細を表示します。
  2. [全員に返信]アイコン()、または、[転送]アイコン()をクリックして、エディターを開きます。
  3. ツールバー[テンプレート]アイコン()をクリックします。
    右側のパネルに、メールテンプレートの一覧が表示されます。
  4. 右側のパネルで、対象のテンプレートにカーソルを合わせます。
  5. その他の操作アイコン()をクリックして、メニューオプションから[初期設定にする]を選択します。
    テンプレートが初期設定となり、[お気に入りのテンプレート]セクションに追加されます。




問い合わせテンプレート
問い合わせテンプレートは、新しい問い合わせの追加時に、事前設定された値を自動的に問い合わせ項目に入力するために使用されます。電話で顧客に問い合わせを追加するたびに、多くの時間と労力を節約できます。また、顧客がヘルプセンターから問い合わせを送信する際に、問い合わせテンプレートを選択することもできます。通常、 サポート管理者が 要件に基づいて 問い合わせテンプレートを 作成します。

問い合わせに問い合わせテンプレートを適用するには:
  1. [問い合わせ] タブをクリックします。 
  2. 上部メニューの [追加] アイコン  をクリックします。 
  3. [問い合わせの追加] ページで、ページ上部の [問い合わせテンプレートの選択] をクリックします。 
  4. ドロップダウンメニューから [テンプレート] を選択して、そのテンプレートの内容を問い合わせに適用します。
  5. 他の項目のデータを入力し、 [送信] をクリックします。 
問い合わせテンプレートを適用すると、問い合わせの既存の値が上書きされます。問い合わせの作業中にテンプレートを変更すると、新しいテンプレートを読み込む際に、フォーム手動で入力したデータが失われます。 




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