活動ビューの管理

活動ビューの管理

[活動]タブでは、タスク、ミーティング、デモ、通話、予定といったすべての活動を作成して管理できます。それぞれの活動では、開始時間、期間、優先度、ステータスなど、さまざまな情報を確認できます。ビュー(データの一覧)を使用することで、さまざまな活動データを簡単に整理して表示できます。

Zoho Deskには、担当者がすぐに使用できる活動ビューがあらかじめ用意されています。必要に応じて、活動データのカスタムビューを作成することもできます。また、管理者は、作成したビューを共有することで、他の担当者が該当のビューにアクセスできるように設定することもできます。

活動データのビュー(一覧)にアクセスするには?

活動データのビュー(一覧)には、ホーム画面からアクセスできます:
  1. [活動]タブをクリックします。
  2. 活動のホーム画面の左パネルからビューを選択し、活動データ(タスク、予定、通話など)を表示します。
    [活動]タブをクリックすると、はじめにすべての活動」ビューが表示されます。最後に表示したビューがシステムに記憶され、次回アクセスした際にも同じビューが表示されます。

Zoho Deskで利用できる標準の活動データのビューは、以下のとおりです:
  • すべての活動
  • すべてのキャンセル済みの活動
  • すべての完了した活動
  • すべての未完了の活動
  • 自分の活動
  • 自分のキャンセル済みの活動
  • 自分の完了した活動
  • 自分の未完了の活動
  • 自分の遅延中の活動
  • 自分のチームの活動
  • 遅延中の活動
  • スパムの活動
  • 今日+遅延
  • 今日の活動
詳細を表示するには、タスク、予定、通話の件名をクリックします。一覧に戻るには、活動の詳細画面で閉じるアイコン()をクリックします。 

活動データのカスタムビューの作成
要件に合わせて条件を設定することで、カスタムビューを作成できます。作成したカスタムビューは、左パネル内の標準のビューの下部に表示されます。

カスタムビューを作成するには:
  1. [活動]タブをクリックします。 
  2. 活動のホーム画面で、左パネル上部の活動の隣にあるプラスアイコン()をクリックします。
  3. 新しいビューの作成画面で、カスタムビュー名を入力します。
  4. 活動データを抽出する条件を指定します。
  5. カスタムビューの表示権限を指定します。[自分のみ][すべての担当者][特定の担当者]から選択できます。
  6. [保存]をクリックします。

ビューで指定可能なフィルター条件

フィルター条件セクションでは、ビューで抽出する活動データに基づいて、条件を指定できます。それぞれの項目の種類において指定できる条件は、以下の表のとおりです:

項目の種類
条件
文字列項目 - 例:
  • 担当者
  • 件名
  • カテゴリー
  • 問い合わせ       
  • ステータス
  • 優先度
  • 説明
        
数値項目 - 例:
  • 経過日数
  • 期間
         
日時項目 - 例:
  • 期限
  • 作成日時
  • 更新日時
  • 開始日時
  • 自分に通知
         
その他の項目 - 例:
  • 作成者
  • 更新者
  • 連絡先名
  • 活動の種類
  • 通話の種類


活動データのカスタムビューのヒント:
  • 「経過日数」の条件は、日付や日時の項目に対してフィルターを適用する場合に役立ちます。たとえば、この条件を適用することで、過去7日間に作成した活動データや、過去30日間遅延の活動データを抽出することができます。
  • Zoho Deskであらかじめ用意されている活動ビューを編集することはできません。あらかじめ用意されている活動ビューに特定の要件を追加した形でデータを抽出する場合は、カスタムビューを新しく作成する必要があります。
  • 活動データのカスタムビューを右クリックすると、新しいタブでビューを開くことができます。

活動データのカスタムビューの編集
担当者が追加した活動データのカスタムビューを編集することができます。

カスタムビューを編集するには:
  1. 活動データのカスタムビューを右クリックします。
  2. メニューから[編集]をクリックします。
  3. 必要な変更を行い、[保存]をクリックします。

活動データのカスタムビューの削除
不要になった活動データのカスタムビューを削除できます。

カスタムビューを削除するには:
  1. 活動データのカスタムビューを右クリックします。
  2. メニューから[削除]をクリックします。
  3. 確認画面で、[OK]をクリックします。

ビューの並べ替え、フィルターの適用、表示設定
I.必要に応じて、ビュー内の活動データを並べ替えることができます。活動データは、以下の基準で並べ替えることができます:
  • 活動の種類
  • 件名
  • カテゴリー
  • 期限/開始時間
  • ステータス
  • 優先度
  • 作成日時
  • 更新日時
  • 新しい順、または古い順(アイコンをクリック)


II.ビュー内の活動データに対して、以下の条件でフィルターを適用できます:
  • 担当者
  • 期限/開始時間
      

これらのフィルターは、すべての活動、未完了の活動、遅延の活動、といった一般的なビューを選択した場合に便利です。

III.Zoho Deskの初期設定では、1ページ当たり10件の活動データが表示されます。1ページ当たりに表示するデータ数を選択することもできます。1ページ当たり最大50件まで活動データを表示できます。選択内容はシステムに保存されます。次回活動ビューにアクセスした際も選択内容が反映されます。 

活動ビューでの一括処理
ビューでは、複数の活動データに対して、さまざまな処理を一括で行うことができます。活動データを1件ずつ処理する必要がないため、時間を大幅に節約できます。活動データに対して実行可能な一括処理は、以下のとおりです:
  • 活動データの削除
  • 担当者の変更


II.活動データを一括で削除するには:
  1. 対象の活動データを選択します。
  2. 一括処理の一覧から、[削除]をクリックします。
  3. 確認画面で、[削除]をクリックします。

III.活動の担当者を一括で変更するには:
  1. 対象の活動データを選択します。
  2. 一括処理の一覧から、[担当者の変更]をクリックします。
  3. 選択した活動を割り当てる担当者、またはチームを選択します。
    検索欄から名前を検索して、担当者やチームをすばやく見つけることができます。




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