記事のリストビューの管理

記事のリストビューの管理

記事のリストビューは、ナレッジベースで公開済み、下書き、レビュー待ちの記事を表示するのに便利です。たとえば、ナレッジベース(KB)の担当者が、レビューが必要な記事をフォローアップしたい、または、サポート担当者向けの記事を除外したいとします。これらのシナリオを処理する最良の方法は、リストビューを使用して、記事を抽出することです。また、記事のアクセス権限の更新、タグの追加、記事の一括削除、セクション間での記事の移動に、記事のビューを使用することもできます。

記事の抽出
[表示設定]または [有効期限]に基づいて、記事を抽出できます。表示設定のフィルターを使用すると、[すべてのユーザー]、[登録済みのユーザー]、[担当者]の表示範囲に応じて、記事を絞り込めます。 同様に、有効期限フィルターを使用すると、[30日以内]、[7日以内]、[今日]などで有効期限が切れる記事の一覧を絞り込めます。



表示の設定
初期設定では、Zoho Deskでは、1ページ当たり10件の記事が表示されます。ただし、 [設定] アイコン()をクリックして、1ページ当たりに表示するデータの件数を変更できます。1ページ当たり最大50件までの記事を表示できます。次回、記事のリストビューにアクセスした際にも、選択内容が反映されます。 

これ以外にも、次の2つの項目に基づいて、記事を並べ替えることができます:
  • 作成日時 
  • 更新日時
[設定] アイコン  ) > [並べ替え]メニューをクリックすると、上記のいずれかの項目で、ナレッジベースの記事を並べ替えることができます。

        

記事の並べ替え
リストビュー内の記事は、新しい順/古い順で並べ替えることができます。 [設定] アイコン()を選択して、[並べ替え] メニューをクリックすると、時系列順に記事を並べ替えます。  

記事のリストビューでの一括操作
記事のリストビューを使用すると、複数の記事に対して、特定の更新を一度に実行できます。各記事を更新する必要がないため、時間を大幅に節約できます。記事に対して、次の一括処理を実行できます:
  • 記事の更新
  • 記事の削除
  • 記事の移動
上記の一括操作は、単一の記事に対しても実行できます。

       

I. 1件以上の記事を更新するには:
  1. 記事を選択します。
  2. 一括処理リストから、 [更新] をクリックします。
  3. 更新する項目を選択して、新しい値を指定します。
    [権限] を更新したり、 [タグ] を追加したりできます。
  4. [保存] をクリックします。
                                                                                                                                                 

II.  1件以上の記事を削除するには:
  1. 記事を選択します。
  2. 一括処理リストから、 [削除] をクリックします。
  3. 確認ダイアログボックスで、 [削除] をクリックします。

III.  1件以上の記事を移動するには: 
  1. 記事を選択します。
  2. 一括処理リストから、 [移動先] をクリックします。
    [カテゴリー]、[セクション] 、[サブセクション]を指定して、記事をその下に移動します。
  3. [記事の移動] をクリックします。 

メモ:
  1. カテゴリー間での記事の移動 はすぐには反映されません。記事の件数によって数秒〜数分間かかる場合があります。繰り返し操作しないでください。
  2. 記事の担当者に関わらず、管理者は部門間で記事を移動できます。ユーザーは自分の記事のみ移動できます。
  3. ナレッジベースの管理 権限を持つユーザーのみ一括処理を実行できます。




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