通話ビューの管理

通話ビューの管理

通話のビュー(データの一覧)では、設定した条件に基づいて担当者の通話データを抽出することができます。たとえば、不在着信や完了した通話のデータや、今日発信予定の通話データを抽出して表示することができます。さらに、通話ビューでは担当者を変更したり、複数の通話データを一括で更新したりすることができます。また、通話データのリストをCSV形式のファイルでエクスポートすることもできます。

Zoho Deskには、担当者がすぐに使用できる通話ビューがたくさん用意されています。必要に応じて、通話データのカスタムビューを作成することもできます。また、管理者は、作成したビューを共有することで、他の担当者が該当のビューにアクセスできるように設定することもできます。

通話データのビューにアクセスするには?

通話データのビューには、ホーム画面からアクセスできます:
  1. [活動]タブをクリックします。 
  2. 活動のホーム画面で、左パネルの下部にある[通話]をクリックします。
  3. 左パネルから標準のビューを選択して、通話データを表示します。
    活動の画面から[通話]をクリックすると、はじめに[すべての通話]ビューが表示されます。最後に表示したビューがシステムに記憶され、次回アクセスした際にも同じビューが表示されます。

Zoho Deskで利用できる標準の通話データのビューは、以下のとおりです:
  • すべての通話
  • すべての未対応の通話
  • キャンセル済みの通話
  • 完了した通話
  • 自分の未完了の通話
  • 自分の遅延中の通話
  • 自分の通話
  • 自分の未対応の通話
  • 自分のチームの通話
  • 今後7日間+遅延
  • 未完了の通話
  • 遅延中の通話
  • スパムの通話
  • 今日+遅延
  • 今日の通話
  • 明日の通話
詳細を表示するには、通話の件名をクリックします。ビューに戻るには、通話の詳細画面で閉じるアイコン()をクリックします。

通話データのカスタムビューの作成
要件に合わせて条件を設定することで、カスタムビューを作成できます。担当者が作成したカスタムビューは、左パネルの標準ビューの下に表示されます。
 

カスタムビューを作成するには:
  1. [活動]タブをクリックします。 
  2. 活動のホーム画面で、左パネルの下部にある[通話]をクリックします。
  3. 活動のホーム画面で、左パネル上部の通話の隣にあるプラスアイコン()をクリックします。
  4. 新しいビューの作成画面で、カスタムビュー名を入力します。
  5. 通話データを抽出する条件を指定します。
  6. カスタムビューの表示権限を指定します。[自分のみ][すべての担当者][特定の担当者]から選択できます。
  7. [保存]をクリックします。
ビューで指定可能なフィルター条件

フィルター条件セクションでは、ビューで抽出する通話データに応じて、条件を指定する必要があります。それぞれの項目の種類において指定できる条件は、以下の表のとおりです:

項目の種類
条件
文字列項目 - 例:

  • 通話の担当者
  • 件名
  • 問い合わせ       
  • ステータス
  • 優先度
  • 説明
  • 通話の種類
        
数値項目 - 例:

  • 経過日数
  • 期間
         
日時項目 - 例: 
  • 作成日時
  • 更新日時
  • 開始日時
  • 自分に通知
         
その他の項目 - 例:

  • 作成者
  • 更新者
  • 連絡先名
  • チーム


通話データのカスタムビューのヒント:
  • 「経過日数」の条件は、日付や日時の項目に対してフィルターを適用する場合に役立ちます。たとえば、この条件を適用することで、過去7日間に作成した通話データや、過去30日間遅延の通話データを抽出することができます。
  • Zoho Deskであらかじめ用意されている通話ビューを編集することはできません。あらかじめ用意されている活動ビューに特定の要件を追加した形でデータを抽出する場合は、カスタムビューを新しく作成する必要があります。
  • 通話データのカスタムビューを右クリックすると、新しいタブでビューを開くことができます。

通話データのカスタムビューの編集
担当者が追加した通話データのカスタムビューを編集することができます。

カスタムビューを編集するには:
  1. 通話データのカスタムビューを右クリックします。
  2. メニューから[編集]をクリックします。
  3. 必要な変更を行い、[保存]をクリックします。

通話データのカスタムビューの削除
不要になった通話データのカスタムビューを削除できます。 

カスタムビューを削除するには:
  1. 通話データのカスタムビューを右クリックします。
  2. メニューから[削除]をクリックします。
  3. 確認画面で、[OK]をクリックします。

ビューの並べ替え、フィルターの適用、表示設定
I.必要に応じて、ビュー内の通話データを並べ替えることができます。通話データは、以下の基準で並べ替えることができます:
  • 件名
  • 開始日時
  • ステータス
  • 優先度
  • 作成日時
  • 更新日時
  • 新しい順、または古い順(アイコンをクリック)


II.ビュー内の通話データに対して、以下の条件でフィルターを適用できます:
  • 担当者
  • 期限
      

これらのフィルターは、すべての通話、未完了の通話、遅延中の通話、といった一般的なビューを選択した場合に便利です。

III.Zoho Deskの初期設定では、1ページ当たり10件の通話データが表示されます。1ページ当たりに表示するデータ数を選択することもできます。1ページ当たり最大50件まで通話データを表示できます。選択内容はシステムに保存されます。次回通話ビューにアクセスした際も選択内容が反映されます。 

通話ビューでの一括処理
ビューでは、複数の通話データに対して、さまざまな処理を一括で行うことができます。通話データを1件ずつ処理する必要がないため、時間を大幅に節約できます。通話データに対して実行可能な一括処理は、以下のとおりです:
  • 通話データの更新
  • 通話データの削除
  • 担当者の変更



I.通話データを一括で更新するには:
  1. 通話データを選択します。
  2. 一括処理の一覧から、[更新]をクリックします。
  3. 更新する項目を選択し、その項目の新しい値を指定します。
  4. [保存]をクリックします。                                                                  

II.通話データを一括で削除するには:
  1. 通話データを選択します。
  2. 一括処理の一覧から、[削除]をクリックします。
  3. 確認画面で、[削除]をクリックします。

III.通話の担当者を一括で変更するには: 
  1. 通話データを選択します。
  2. 一括処理の一覧から、[担当者の変更]をクリックします。 
  3. 選択した通話を割り当てる担当者、またはチームを選択します。
    検索欄から名前を検索して、担当者やチームをすばやく見つけることができます。




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