Zoho Deskからのメール送信

Zoho Deskからのメール送信



Zoho Deskはメール管理を行うツールとして開発されたわけではありませんが、挨拶メールやお礼メールを顧客宛てに送信することができます。メールで送信機能を利用することで、このような顧客への連絡をメールで行うことができます。また、送信メールを問い合わせに変換することもできます。これにより、メールへの対応状況を追跡できます。

メモ:
  • この操作には権限が必要です。メール送信問い合わせの作成権限を持つ担当者に限り、メールを送信できます。

メールで送信機能の有効化
メールで送信機能を利用するには、メールの送信元となる部門に対して、機能を有効にする必要があります。Zoho Deskの管理者は、設定でこの機能を有効にできます。

この機能を有効にするには:
  1. 上部のメニューの設定アイコン()をクリックします。
  2. [カスタマイズ]メニューにある[一般設定]をクリックします。
  3. [一般設定]画面で、[メールで送信]オプションを有効にします。



    これにより、現在の部門からメールを送信できます。

  4. 画面の上部から部門を変更して、異なる部門でこの機能を有効にすることもできます。

メールで送信
Zoho Deskでのメールの送信方法は、手動で問い合わせを作成するのと同じです。問い合わせの詳細を通常通り入力して、問い合わせの追加画面の右下にある[メールで送信]をクリックします。

手順は以下のとおりです:
  1. [問い合わせ]タブで、上部のツールバーからアイコンをクリックします。
  2. メールを問い合わせとして追加する部門を選択します(部門が複数ある場合)。
    メモ:こちらで選択する部門に対して、[メールで送信]機能が有効になっている必要があります。
  3. 受信者の連絡先名を入力します。
    受信者がすでに連絡先として登録されている場合、表示される候補から選択できます。
  4. 受信者の取引先名を入力します。
    選択した連絡先に取引先名が登録されている場合、取引先名は自動的に入力されます。
  5. 受信者のメールアドレスを入力します。
    選択した連絡先にメールアドレスと電話番号が登録されている場合、これらの項目は自動的に入力されます。
  6. メールの件名説明を入力します。
    メモ:説明はメール本文として使用されるため、入力必須です。
  7. 送信メールに含まれる、問い合わせに追加するその他の項目を入力します。
  8. デスクトップ、またはクラウドからメールに添付する添付ファイルをアップロードします。
  9. 画面下部の[メールで送信]をクリックします。
    メールで送信画面が右側に表示されます。
  10. メールで送信画面で、以下の手順を実施します:
    • CCの項目に、CCに追加する受信者を入力します。
      CCに追加した受信者にはメールのコピーが送信されます。また、他のすべての受信者にはCCに追加したメールアドレスが表示されます。

    • 送信メールの件名に問い合わせIDを追加しない場合は、[メールの件名に問い合わせのIDを追加]のチェックを外します。
    • メール本文を確認して、必要に応じて変更します。

  11. [送信する]をクリックします。


メールが送信され、問い合わせがすぐに作成されます。

メモ:
  • メールの受信者には、問い合わせが作成された通知メールは送信されません。
  • メールには、部門の署名が追加されます。署名はメール本文から削除できます。
  • 送信メールには、最大で20件まで連絡先をCCに追加できます。
  • 送信メールにBCCを追加することはできません。




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