Zoho Deskの一括処理

Zoho Deskの一括処理



Zoho Deskの利用中に、50件を超えるようなたくさんの問い合わせに対して一括でデータを更新できると便利な場合があります。たとえば、ある担当者に割り当てられている問い合わせの一覧があるとします。また、この担当者は来週から休暇を取得するため、同僚にこれらの問い合わせを割り当て直す必要があるとします。確認すると、100件を超える問い合わせを割り当て直す必要があることが判明しました。このような場合に、一括更新機能が役立ちます。

リストビュー(一覧)に表示する問い合わせの件数を50件に増やし、50件の問い合わせを一括で割り当てることもできますが、この方法では一度に処理できるのは最大50件です。50件を超える問い合わせを処理する場合は、同じ処理を繰り返す必要があります。そこで、Zoho Deskには、より簡単で便利な一括更新機能が用意されています。このページでは、100件や1,000件などの大量のデータを一括更新する方法について説明します。

メモ
  1. 一括処理が可能なタブは、[問い合わせ]タブのみです。

一括処理
Zoho Deskでは、問い合わせに対して次の一括処理を実行することができます。
  1. 割り当て
  2. 更新
  3. 完了
  4. 削除
  5. 移動
  6. マクロの適用

一括処理の実行
一括処理の実行方法は簡単です。すばやく実行することができます。

一括処理を実行するには:
  1. Zoho Deskアカウントにログインします。
  2. [問い合わせ]タブに移動します。
  3. 左メニューから一括処理を実行する問い合わせのビュー(データの一覧)を選択します。
  4. 対象の問い合わせにマウスのカーソルを合わせて、表示されるチェックボックスにチェックを入れます。その後、画面左上に表示されるチェックボックスにチェックを入れます。
    これにより、画面内のすべての問い合わせが選択されます(最大50件)。



  5. 表示される[このビューのすべての問い合わせを選択する]をクリックします。
    これにより、ビュー内のすべての問い合わせが選択されます。



  6. ビュー内のすべての問い合わせを選択した後、一括処理を選択します。
    担当者の割り当て更新完了削除移動マクロの適用などの一括処理を実行できます。
  7. 確認画面で一括処理を確定します。
確定後、一括処理をすぐに実行したり、現在実行中の一括処理の後に実行されるように予約したりできます。


留意事項
問い合わせに対して一括処理を実行する際に重要なポイントは、以下のとおりです。
  1. 一括処理の所要時間は、問い合わせの件数に応じて異なります。数分で完了する場合もありますが、数時間かかる場合もあります。
  2. 一括処理の完了後、処理のステータスの関するメール通知が、一括処理を実行したユーザーと管理者に送信されます。
  3. 一度に実行できる一括処理は最大11件です。進行中の一括処理がある場合、他の処理は待機状態となります。
  4. ビューに50件を超える問い合わせがある場合のみ、一括処理を実行できます。
  5. 一度に1件のビューに対して実行できる一括処理は、1件のみです。ただし、異なるビューに対しては一括処理を並行して実行できます。この場合、進行中以外の一括処理は待機状態となります。
  6. 次の問い合わせのビューでは、一括処理を実行できません:
    1. スパムの問い合わせ
    2. 共有された未完了の問い合わせ
    3. 共有された問い合わせ
    4. ブループリントのビュー(すべてのブループリントに関連するビュー)
    5. アーカイブ(すべてのアーカイブされた問い合わせのビュー)
  7. すべての部門のビューで一括処理を実行することはできません。
  8. 一括処理では、[統合][スパムに設定]の処理は実行できません。
  9. [移動]の処理は、一括処理でのみ可能です。この処理を実行するには、2件を超える部門を登録する必要があります。
  10. 問い合わせの完了などの一括処理を行う場合は、対応する権限が必要です。

一括処理の履歴
一括処理の履歴では、利用中のZoho Deskアカウントで行われた一括処理に関する詳細情報を確認することができます。進行中の一括処理(実行中と待機中)や完了した一括処理を一覧で表示することが可能です。実行日時、処理の種類、実行したユーザー、ビュー名、部門名、現在のステータスなど、さまざまな情報が表示されます。

一括処理の履歴を確認するには:
  1. 上部バーの設定アイコン()をクリックします。
  2. [データ管理][一括処理の履歴]をクリックします。 
  3. 現在実行中の一括処理や待機中の一括処理の一覧が表示されます。
  4. [完了]タブでは、完了したすべての一括処理とそのステータスを確認できます。



一括処理の取り消し
一括処理の内容を設定した後、システムによって実際に実行される前であれば一括処理を取り消すことができます。一括処理を取り消すことができるのは、一括処理を実行したユーザーまたは管理者です。

一括処理を取り消すには:
  1. [設定][データ管理][一括処理の履歴]の順に移動します。
  2. 待機中の一括処理にマウスのカーソルを合わせて、[破棄]のリンクをクリックします。
  3. 確認画面でもう一度[破棄]をクリックして、処理を確定します。


メモ
  1. すでに実行中の一括処理を取り消すことはできません。
  2. 一括処理が完了すると、処理が行われた問い合わせの件数が表示されます。
  3. バックエンド側での待機処理の失敗、リストビューの更新、サーバーエラーなどにより、一括処理が失敗する場合があります。失敗した場合、
    エラーの原因が履歴に表示されます。




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