Zoho Deskでの関数の作成

Zoho Deskでの関数の作成

関数とは、システムにおいて行う処理を独自に設定して実行できるようにする機能のことです。現行の機能では行えないタスクを行えるように設定することができます。たとえば、Zoho CRMにおける顧客ごとの売上見込みに基づいて、顧客の問い合わせに優先順位を付けるとします。しかし、このような機能はZoho Deskにはありません。そこで、関数を使用します。 
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関数とは
関数とは、独自の処理を設定する機能のことです。サーバーの構築や管理を必要とせずに実装できます。関数を用いることで、本来システムの機能を追加やしなければ実現できない機能をZoho Deskに自分で追加して管理することができます。Delugeスクリプトを使用して関数を記述し、Zoho Deskの専用コードで実行することができます。サーバー内にコードを実装する必要はありません。これにより、ビジネスのニーズに合わせて機能を追加することができます。予算も削減することができるでしょう。 

関数を使用する理由
  1. 関数を使用することで、特定の条件を満たす場合や指定した特定の期間に、非常に柔軟にタスクを自動で実行することができます。
  2. さまざまな課題を解決するにあたって、解決策を柔軟に模索できるようになります。
  3. 製品に対する機能要望やフィードバックを送って、機能が組み込まれるのを期待して待つ必要はありません。必要な機能を自社でより詳細に管理できます。ビジネスごとに異なる必要な機能を、独自に作成することができます。

関数の使用

関数は以下の3つの場所で使用することができます：
  1. ワークフロールール
  2. ブループリント
  3. スケジュール処理
ワークフロールールでは、特定の条件を満たす場合、Zoho Deskで関数が自動で実行され、対象のデータが更新されるように関数を設定することができます。同様に、ブループリントでは、遷移の完了後に関数を実行するように設定することができます。スケジュール処理では、特定の日時、または指定した頻度で関数を実行するように設定できます。

ZiaによるDelugeスクリプトの生成（Delugeのコーディング支援ボット）

Delugeとは、Zoho独自のスクリプト言語です。Zoho Deskのカスタム関数の設定画面では、Ziaに対して指示文を入力し、Delugeスクリプトを生成できます。手動でスクリプトを記述する代わりにZiaに要件を説明するだけで、スクリプトを生成することが可能です。これまで、カスタム関数を作成する際には、Delugeを通じて手動でスクリプトを記述し、関数のテストを行う必要がありました。Ziaと連携することで、関数を自動で作成できます。スクリプトを手動で記述する手間を省くことが可能です。

たとえば、顧客のメールに記載されている説明を抽出し、問い合わせの説明に自動で追加したいとします。この場合、Delugeスクリプトを手動で記述する代わりに、Ziaに対して次の指示文を入力し、スクリプトを生成することが可能です。

「メールの経路を通じて問い合わせが作成された際に、メールの本文と最新のメールのスレッドの内容を取得して、問い合わせの［説明］の項目を更新してください。」

指示文の内容をもとに、Ziaのコーディング支援ボットを通じてDelugeスクリプトが生成されます。このスクリプトによって、メールの最新のスレッドが取得され、問い合わせの［説明］の項目が自動で更新されます。以下の画像は、Ziaによって生成されたスクリプトの例です。


Delugeのコーディング支援ボットの有効化 

Ziaの管理者は、必要に応じてDelugeのコーディング支援ボットを有効にできます。標準では、Delugeのコーディング支援ボットは無効になっています。カスタム関数の作成でDelugeのコーディング支援ボットを使用するには、事前にこちらの機能を有効にする必要があります。

Delugeのコーディング支援ボットを有効にするには
  1. ［設定］→［Zia］→［生成AI］の順に移動します。
  2. ［機能の設定］タブで、［Delugeのコーディング支援ボット］を有効にします。
  3. AIへのデータの公開に関する確認画面で、［承認］をクリックします。

メモ
メモ
  1. こちらの設定は、組織単位で適用されます。有効にすると、該当の組織全体においてDelugeのコーディング支援ボットが有効になります。
  2. Delugeのコーディング支援ボットは、ワークフロー用のカスタム関数においてのみ利用できます。

関数の作成

Zoho Deskでは、Delugeスクリプトの作成画面で関数を作成できます。ドラッグ＆ドロップの簡単な操作でDelugeスクリプトを追加することが可能です。Delugeスクリプトの構文や関数を学んだり、覚えたりする必要はありません。

関数を作成するには
  1. ［設定］→［自動化］→［ワークフロー］→［カスタム関数］の順に移動します。 
  2. 画面右上にある［新しい関数］をクリックします。
  3. ［基本情報］のセクションで、以下の手順を実行します。
    1. 関数の名前と説明を入力します。
    2. 関数を実行するタブを選択します。
  4. ［入力値の関連付け］のセクションで、以下の手順を実行します。
    1. メソッド名を入力します。
    2. 関数と項目を関連付けるにあたって、入力値（引数）の名前を入力し、対象の項目を選択します。
    3. 入力値をさらに追加するには、［+］（追加）ボタンをクリックして上記の手順を繰り返し行います。
  5. Delugeスクリプトの編集画面で、スクリプトを記述します。
  6. スクリプトを記述するにあたって、手動で入力したり、Delugeのコーディング支援ボットを使用したりできます。
    1. 画面右上にある［Zia］アイコンをクリックします。

    2. Ziaに対する指示文を入力し、送信アイコンをクリックします。
    3. 生成されたスクリプトを確認し、画面右上のコピーアイコンをクリックします。
    4. コピーしたスクリプトをDelugeスクリプトの編集画面に貼り付けます。
  7. ［スクリプトを保存する］をクリックし、スクリプトを実行します。
  8. ［スクリプトを保存して実行する］をクリックし、コードを実行します。
  9. ［保存する］をクリックします。
  10. 作成した関数は、関数画面の一覧に表示されます。
Notesメモ：特定の場所で使用するように指定した関数は、他の場所では使用できません。例：自動化として設定した関数は、スケジュール処理では使用できません。

ワークフロールールでの関数の展開
Zoho Deskの管理者は、テストにより検証されたカスタム関数をワークフロールールで使用できます。

カスタム関数をワークフロールールに関連付けるには：
  1. 上部のバーの設定アイコン（）をクリックします。
  2. 自動化にある［ワークフロー］
    をクリックします。
  3. ワークフロールールの画面で、［ルールを作成する］をクリックします。
  4. ワークフローに関する基本情報を入力して、［次へ］をクリックします。
  5. 次の画面で、ルールを実行する処理とルールの条件を指定します。
  6. 4番目の処理の項目で、追加アイコン（）をクリックして、カスタム関数の［既存］を選択します。
  7. 既存のカスタム関数を選択します。
  8. ［保存する］をクリックします。

スケジュール処理での関数の使用
Zoho Deskの管理者は、カスタム関数をスケジュール処理で使用できます（カスタム関数は、事前にテストすることも可能です）。詳細については、こちらをクリックしてください。

カスタム関数の実行履歴 

実行履歴では、実行が失敗したカスタム関数と、成功したカスタム関数の両方に関する詳細なデータを確認できます。特定の条件を満たした場合に、問い合わせなどのデータに対して自動で適用されたカスタム関数の処理の詳細を把握することが可能です。

カスタム関数の実行履歴では、以下を確認できます。
  • 実行の詳細
  • 引数に入力された値
  • 出力文
情報
カスタム関数の実行が成功した場合と失敗した場合の両方について、履歴を確認できます。

カスタム関数の実行履歴を確認する利点：

実行履歴のデータは、以下に役立ちます。
  • カスタム関数の実行失敗に関する問題のデバッグ
  • 失敗の根本原因の特定
  • 成功した処理の分析に基づく成功要因の理解

情報
カスタム関数が実行されると、ヘルプデスクの自動化の権限を持つユーザーは、実行履歴を確認できます。

カスタム関数の実行履歴の確認手順

       1. 画面右上に表示されている（設定）アイコンをクリックします。
       2.設定画面で、［自動化］の欄にある［ワークフロー］をクリックします。     
       3. 画面左側のメニューで、［ワークフロー］の欄にある［カスタム関数］をクリックします。
       4. カスタム関数の設定画面で、［実行履歴］タブに移動します。
       5. 実行履歴の一覧ページで、下にスクロールして実行履歴を確認します。

情報
  1. 成功した処理についての実行履歴は、24時間のみ有効です。
  2. 失敗した処理についての実行履歴は、30日間のみ有効です。
メモ

 実行履歴が表示されない場合の注意点

  • カスタム関数が実行されていない可能性があります。
  • 最新の履歴データを表示するには、ページを手動で更新する必要があります。
メモ

実行履歴に関する注意点：

  • カスタム関数の実行回数が上限に達し、カスタム関数の実行が一時停止すると、カスタム関数の実行履歴の記録も一時停止されます。翌日、実行が再開されると、実行履歴の記録も再開されます。
  • 実行履歴の表示件数に上限はありません。
  • 新しく実行されたカスタム関数の履歴を表示するには、ページを更新します。