Zoho Deskでのスケジュール処理の作成と管理
スケジュール処理は、日時を指定して実行できる自動化処理です。特定の日時に、または指定した間隔でカスタム関数の処理を実行するように設定することができます。定期業務を自動化し、手作業を減らすのに役立ちます。たとえば、毎週月曜の朝にフォローアップ用の問い合わせを作成したり、サポート担当者に定例会議の通知を送信したりできます。
また、次の処理を実行することも可能です。
- 営業終了時に未割り当ての問い合わせを特定の担当者に自動で割り当てる。
- 担当者に対して割り当てられている問い合わせの件数が指定の数に達した際に通知を送信する。
- オフラインの担当者から対応可能な担当者に問い合わせを定期的に割り当て直す。
必要な権限 システム管理者の権限または［業務の自動化］の権限を持つユーザーが、スケジュール処理を設定できます。
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メモ
- スケジュール処理の開始日として、現在の日付から1年後より後の日付を設定することはできません。
- 10,000行を超えるカスタム関数のスクリプトは利用できません。
- 関数の実行時間は5分以内である必要があります。
- Zoho Deskの1つのアカウントにつき、スケジュール処理を250件まで作成できます。この上限はアカウント全体に適用されます。すべての部門のスケジュール処理が対象です。
- 各部門では、スケジュール処理を10件まで作成できます。
スケジュール処理の作成
スケジュール処理とカスタム関数を関連付けるにあたって、既存のカスタム関数を関連付ける方法と、スケジュール処理の設定画面で新しいカスタム関数を作成して関連付ける方法があります。
スケジュール処理を作成するには
- ［設定］→［自動化］→［スケジュール処理］の順に移動します。
- ［スケジュール処理］の設定ページで、［新規スケジュール］をクリックします。
- スケジュール処理の追加画面で、以下の手順を実行します。
- スケジュール処理名と説明を入力します。
- 実行タイミングの設定欄をクリックし、関数の実行日時を設定します。
- 繰り返し間隔の設定欄をクリックし、実行間隔を設定するか、［なし］を選択します。
- 毎時間
- 毎日
- 毎週
- 毎月
- 毎年
- カスタム
- 実行する関数を選択します。
- 既存のカスタム関数を関連付ける場合、［関数を関連付ける］をクリックし、既存のカスタム関数を選択します。
- 新しいカスタム関数を作成する場合、［関数を作成する］をクリックして、Zoho DeskのDelugeスクリプトの編集画面を開き新しい関数を作成します。
- ［保存する］をクリックします。
カスタム関数の作成
スケジュール処理を設定すると、指定した日時や定期的なタイミングでカスタム関数を自動的に実行できます。カスタム関数はDelugeスクリプトの編集画面から作成することが可能です。
Delugeに関する詳細は、Delugeのヘルプドキュメントをご参照ください。
スケジュール処理の手動実行
通常は指定の日時に自動で実行するカスタム関数でも、状況によってはすぐに実行したい場合もあります。そのような場合に、スケジュール処理の手動実行機能が役立ちます。手動実行機能を利用すると、指定した日時を待たずにスケジュール処理を手動ですぐに実行することが可能です。
メモ：
- スケジュール処理は、1日あたり2回まで手動で実行できます。
- 手動実行できるのは、有効なスケジュール処理のみです。
スケジュール処理を手動で実行するには：
- ［設定］→［自動化］→［スケジュール処理］の順に移動します。
- 手動で実行するスケジュール処理に移動し、［…］（その他の操作）アイコンをクリックします。
- メニューから［今すぐ実行］を選択します。
スケジュール処理の履歴の管理
スケジュール処理の履歴には、成功した処理と失敗した処理の両方が記録されます。履歴データは、スケジュール処理名、実行ステータス、期間などに基づいて絞り込むことができます。
特定のスケジュール処理の履歴を表示するには、対象のスケジュール処理の欄に移動し、［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、［履歴を表示する］をクリックします。
スケジュール処理の履歴を表示するには
（設定）→［自動化］→［スケジュール処理］の順に移動します。
- ［履歴］タブをクリックします。初期設定では、成功したか失敗したかを問わず、過去7日間に実行されたスケジュール処理の実行履歴が一覧表示されます。
スケジュール処理の履歴を絞り込むには
- 画面右上の
（フィルター） アイコンをクリックして、フィルターのメニューを開きます。
- 履歴データに適用するフィルター条件として、スケジュール処理名、ステータス、期間を指定します。
- ［検索する］をクリックします。
［閉じる］をクリックすると、適用したフィルターが解除されます。