Zoho Deskの定期レポート
1日に受信した問い合わせの件数、1週間における問い合わせの対応状況、1か月間で顧客から受け取ったフィードバックなどの一定期間における各種レポートは、サポート業務の状況を把握したり、チームの今後の目標を設定したりするうえでとても重要です。しかし、定期的にこれらのレポートを作成し、関係者に共有するのには時間も手間もかかります。結果として他の業務にかかる時間が短縮され、ミスにつながる可能性があります。
Zoho Deskでは、各種レポートを定期的に自動で作成できます。レポートの作成にかかる時間を節約することが可能です。作成した定期レポートは、指定した日時に関係者に送信できます。レポートの一貫性を保ち、入力エラーを防ぎ、担当者の負担を軽減するのに役立ちます。
たとえば、顧客サポート業務を行うにあたってZoho Deskを利用している組織があるとします。この組織では、顧客からの問い合わせや提供サービスに関する分析レポートを手動で作成しています。レポートの作成に時間がかかり、担当者や管理者の負担となっています。
この場合、定期レポートを作成することで、レポートを手動で作成する手間や時間を省くことができます。一定期間における未完了の問い合わせ、保留中の認証手続き、サービスのステータス、顧客のフィードバックなどの各種レポートを、指定した頻度で自動生成することが可能です。
また、定期レポートを関係者に自動で送信するように設定することもできます。チーム間で情報を共有するのに役立ちます。
定期レポートの主なメリット
- レポートの作成頻度の指定：指定した頻度でレポートを定期的に作成できます。
- 目標の設定：今後の目標や方針を設定するにあたって、定期レポートを利用できます。
- 時間の節約：レポートの作成にかかる時間を節約し、入力ミスを防ぐことができます。
- 情報の共有：関係者にレポートを共有し、共同作業を円滑に行うことができます。
必要な権限定期レポートを作成するには、レポートとダッシュボードの管理権限が必要です。
定期レポートを設定するには
- ［分析］タブ→［レポート］の順に移動します。
- ［+］アイコンをクリックし、［レポートの送信を予約する］を選択します。
または、画面右上の［レポートを追加する］の隣にあるドロップダウンをクリックし、［レポートの送信を予約する］を選択します。 - レポートの送信の予約画面で、以下の手順を実行します。
- 名前、日時、頻度を入力します。
- レポート、列、期間を選択します。
- Excel、PDF、CSVのいずれかのレポート形式を選択します。
- 差出人メールアドレスを入力します。
- レポートを共有する担当者名を入力します。
- ［追加する］をクリックします。
メモ
- 一度に作成できる定期レポートの件数の上限は、100件です。
- 追加できる受信者のメールアドレスの上限は、20件です。複数のメールアドレスを入力する場合は、コンマ（,）で区切って入力します。
- 表示する部門を［すべての部門］に切り替えると、全体レポートの送信を予約できます。
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