Zoho DeskとZoho Meetingの連携の設定
顧客サポート業務においては、複数のアプリケーションを利用することがよくあります。担当者は、必要に応じてアプリケーションを切り替えながら、業務を進めなければなりません。
たとえば、ある顧客から、オンラインミーティング（Web会議）で商品の使い方について実演を交えて説明してほしいという旨の問い合わせが送信されてきたとします。問い合わせ窓口の担当者は、該当の商品やサービスの担当者、場合によっては自身の上司やその他の関係者と対応や日程について調整し、当日のオンラインミーティングの予定を設定する必要があります。
通常、Zoho Deskで問い合わせに関して何か相談や調整を行う必要がある場合、コメント欄でメンション（@記号による通知）機能が利用されます。この機能を利用すると、問い合わせのページから関係者に通知メッセージをすぐに送信し、問い合わせや顧客の要望に関する情報を手軽に共有できます。
一方、オンラインミーティングの設定は別のアプリケーションで行う必要があります。ミーティングの情報については別途メールやチャット等でやりとりすることになり、煩雑で手間がかかります。また、関係者が多くなるにつれて、連絡漏れや誤りも増えてしまいます。
このような場面で、Zoho DeskとZoho Meetingの連携機能が役立ちます。連携機能を利用すると、Zoho Deskの画面内からそのままオンラインミーティングを予約し、その情報を関係者に共有できます。問い合わせのページから、詳細を確認したうえでそのままミーティングを開始できます。
連携の具体的なメリットは以下のとおりです。
- 問い合わせ情報とミーティング情報をまとめて確認：連携機能を通じてミーティングを予約すると、該当の開始日時やミーティングの開始／参加用リンクなどの情報が、Zoho Deskのコメント欄に自動で追加されます（非公開のコメントとして追加されます）。これにより、問い合わせの詳細を確認しながら、同じ画面でミーティングの詳細を確認できます。メールや他のアプリケーションに切り替えてミーティング情報を探す必要がありません。また、複数のミーティングの予約がある場合にも、どのミーティングがどの問い合わせに関連しているものかを間違わずに確認することが可能です。
- 情報の共有や検索を効率化：非公開コメントとして追加されたミーティングの詳細は、同僚や上司などの関係者にスムーズに共有できます。リンクを別途メールやチャットで共有する必要がありません。また、担当者は、問い合わせの詳細を確認しながら必要になった時にすぐに録画を視聴し、対応の参考にできます。
- 情報入力の負担を削減：ミーティングの詳細に関するコメントのひな形をカスタマイズできます。たとえば、差し込み項目を挿入して、問い合わせの件名や担当者などの情報を自動で入力することが可能です。これにより、情報の入力作業を自動化し、入力の手間やミスを減らすことができます。
必要な権限 Zoho Meetingとの連携に必要な拡張機能をインストールできるのは、マーケットプレイスの管理の権限を持つユーザーです。
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Zoho Meetingとの連携の設定
Zoho Meetingとの連携の設定手順は、以下のとおりです。
- 開始日時
- 所要時間
- ミーティング番号
- パスワード
- 参加者
- ミーティングのリンク
上記の差し込み項目はシステムによってあらかじめ用意されているものです。上記以外の差し込み項目を新たに追加することは、現在のところできません。ただし、メッセージの内容をカスタマイズして必要な情報を追記することは可能です（差し込み項目を通じた動的な挿入はできませんが、固定のメッセージの追記は可能です）。
留意事項
- この連携機能を利用するには、部門ごとに設定を行う必要があります。Zoho Meeting拡張機能のインストール作業は、利用する部門において行う必要があります。
- なお、画面上に表示する拡張機能名は、必要に応じて変更することが可能です。
Zoho Meetingとの連携を設定するには
- 画面右上の
（設定）アイコンをクリックし、［連携］→［すべて］の順に移動します。
- ［Zoho Meeting for Zoho Desk］を検索し、選択します。
- 画面右上にある［インストールする］をクリックしてインストール手順を開始します。
- 表示される内容を確認し、［インストールする］をクリックした後、［一般設定］タブを開きます。
- 対象の部門を選択し、拡張機能の利用を許可する権限／担当者を選択します。
- 利用規約の内容を表示し、同意できることを確認したうえで、同意確認用のチェックボックスにチェックを入れます。
- ［インストールする］をクリックします。
その後、認証用の手順が開始します。 - 表示されるメッセージを確認し、［認証する］をクリックします。
クリックすると、認証用のページが別のウィンドウ／タブに表示されます。 - 連携に必要な設定情報を作成するためのメッセージが表示されます。［作成する］をクリックします。
- ［承認する］をクリックします。
- 画面上に、認証用の確認メッセージが表示されます。内容を確認し、［認証する］をクリックします。
- Zoho DeskとZoho Meetingの情報へのアクセス許可の確認画面が表示されます。内容を確認し、［承認する］をクリックします。
ミーティングの詳細に関するコメントのひな形をカスタマイズするには
- Zoho Meeting拡張機能の設定ページに移動します。
- ［ミーティングの詳細］タブを開きます。
- 自動入力する内容のテンプレート（ひな形）を編集し、必要な変更を加えます。
問い合わせに関するミーティングを開始／予約するには
Zoho Meeting拡張機能のインストールが完了すると、問い合わせの詳細ページから直接ミーティングを開始／予約できるようになります。具体的な方法としては、ミーティングをすぐに開始する方法と、後で実施するように予約する方法の2つがあります。
ミーティングを開始／予約すると、該当のミーティングの詳細情報が問い合わせのコメントとして追加されます。具体的には、ミーティング番号、所要時間、参加者、リンクなどの情報が記載されます（コメントとして追加する文章の内容は、拡張機能の設定からカスタマイズすることも可能です）。
メモ：
- ミーティングを開始／予約する際には、Zoho Deskの予定としてデータを追加します。予定の追加ページにおいては、［件名］の項目には、ミーティングの件名が自動で入力されます。件名の内容は、必要に応じて変更できます。
- ［カテゴリー］の項目の値は、Zoho Meetingを通じたオンラインミーティングとして自動で選択されます。こちらも必要に応じて変更できます。
- ［問い合わせ］の項目では、関連する問い合わせが自動で選択されて関連付けられた状態で表示されます。この項目の値は変更できません。
- また、問い合わせを送信した顧客（連絡先）、および問い合わせの担当者は、予定の参加者として自動で追加されます。必要に応じて、他の参加者を追加することも可能です。
- 他の参加者を追加する場合、担当者や顧客（連絡先）については、一覧から選択してすぐに追加できます。その他の参加者については、メールアドレスを個別に入力して追加することが可能です。
- ミーティングをすぐに開始する場合、リマインダーは自動で有効になります。
問い合わせからミーティングを開始／予約するには
- 対象の問い合わせの詳細ページを開きます。
- ページの右上にある［その他の操作］アイコンをタップします。
- ミーティングのメニューから、今すぐ開始するか、予約するかを選択します。
選択すると、予定の追加ページが開きます。 - 予定の追加ページで、以下の操作を行います。
- ［開始日時］を選択します。
- ［所要時間］を入力します。
- 必要に応じて、［予定の担当者］や［優先度］を選択します。なお、［予定の担当者］では、問い合わせの担当者があらかじめ選択されています。
- ［説明］を入力します。
- 必要に応じて、リマインダーを設定します。
なお、ミーティングを今すぐ開始した場合、リマインダーはあらかじめ有効になっています。 - ［ミーティング情報］の欄で、以下の操作を行います。
- ［ミーティングの種類］を選択します。
音声ミーティング、または、ビデオミーティングのいずれかから選択します。 - 追加の参加者を選択します。
- 画面の一番下にあるミーティングの開始／予約ボタンをクリックします。
上記の手順の完了後、該当の問い合わせのコメント欄に、ミーティングの詳細情報がコメントとして追加されます。
ミーティングの開始
ミーティングの開始は、問い合わせの詳細ページのコメント欄、または、［活動］タブから可能です。
［活動］タブからミーティングを開始するには
- 対象の問い合わせの詳細ページを開きます。
- 画面上部のタブ一覧から、［活動］タブをクリックします。
- 対象のミーティングの予定をクリックします。
- 予定の詳細ページが開きます。関連するミーティングの詳細を確認するには、画面左側にある
（ミーティング）アイコンをクリックします。
- ミーティングの開始ボタンをクリックします。
その後、ミーティングに関する情報が、関連する問い合わせのコメント欄に追記されます。
Zoho Meeting拡張機能の無効化とアンインストール
必要に応じて拡張機能を無効にしたり、アンインストールしたりできます。アンインストールすると、問い合わせの詳細ページからミーティングを開始／予約することはできなくなります。ただし、連携機能を通じて過去に追加されていたミーティングに関するコメントはそのまま残ります。
メモ：拡張機能をアンインストールできるのは、マーケットプレイスの管理の権限を持つユーザーです。拡張機能を無効にするには
- 画面右上の（設定）アイコンをクリックし、［連携］→［すべて］の順に移動します。
- ［インストール済みの拡張機能］をクリックします。
- 拡張機能の一覧から［Zoho Meeting for Zoho Desk］を選択します。
- スイッチのアイコンをクリックし、拡張機能を無効にします。
- 確認画面で［無効にする］をクリックします。
拡張機能をアンインストールするには
- 画面右上の（設定）アイコンをクリックし、［連携］→［すべて］の順に移動します。
- ［インストール済みの拡張機能］をクリックします。
- 拡張機能の一覧から［Zoho Meeting for Zoho Desk］を選択します。
- 画面右上の［…］（その他）アイコンをクリックし、［拡張機能をアンインストールする］をクリックします。
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