Zoho DeskのBroadcast Email Template拡張機能

Zoho DeskのBroadcast Email Template拡張機能

Zoho DeskのBroadcast Email Template拡張機能を利用すると、メールテンプレートを複数の部門に一括で作成し、標準テンプレートとして設定できます。Zoho Deskの通常の（拡張機能を使用しない）メールテンプレート機能でも、顧客や担当者宛てのメール用にメールテンプレートを設定できますが、一度に複数の部門に対してテンプレートを追加したり、すべての担当者に対して標準テンプレートを設定したりすることはできません。Broadcast Email Template拡張機能を活用することで、複数の部門で同一のテンプレートを使用したい場合も、効率的にメールテンプレートの管理を行うことが可能です。また、拡張機能の設定では、テンプレートに対するアクセス権限の設定も可能です。

主な機能
  1. 複数の部門に対してメールテンプレートを一括作成できます。
  2. テンプレートに担当者の署名と満足度評価のためのリンクを自動挿入できます。
  3. 任意のテンプレートを、選択した部門に対して標準テンプレートとして設定できます。
  4. テンプレートへのアクセス権限（部門／権限／担当者）を選択できます。
拡張機能のインストール
Broadcast Email Template拡張機能は、Zoho Marketplace、または、Zoho Deskアカウントからインストールできます。Zoho Deskから拡張機能をインストールするには、以下の手順を実行します。
  1. 管理者権限のあるユーザーアカウントでZoho Deskにログインします。
  2. 画面右上の  （設定）アイコンをクリックし、設定画面の［連携］欄にある［すべて］をクリックします。
  3. 右上の検索欄で「Broadcast」と検索します。
  4. ［Broadcast Email Template］の拡張機能を選択し、［インストールする］をクリックします。
  5. ［Confirm Installation］（インストールの確認）画面でサービス規約とプライバシーポリシーへの同意欄にチェックを入れ、［インストール］をクリックします。
  6. Broadcast Email Templateのインストールの設定画面で、次の設定を行います。
    1. 拡張機能へのアクセスを許可する［部門］と［権限］を選択します。
      また、選択リストから［担当者］を選択すると、対象の部門内の特定の担当者に対してアクセス権限を付与できます。
    2. 利用規約の同意欄にチェックを入れます。
    3. ［インストール］をクリックします。
      拡張機能は、設定した部門／権限／担当者に対してのみインストールされます。
  7. 表示されたポップアップ画面で［認証］をクリックして、拡張機能を有効にします。
  8. OAuthの拡張機能用のクライアントIDの作成画面が表示されるので、［作成する］をクリックします。
  9. Zohoによる連携設定（Zoho Workflow）に関するポップアップ画面が表示されます。［承諾する］をクリックすると、Zoho Workflowに対してZoho Deskアカウントのデータへのアクセスが許可されます。

メールテンプレートの作成
メールテンプレートを複数の部門に対して作成し、標準テンプレートとして設定することで、顧客からの問い合わせに対する返信の際に、一定の品質を保ちながらスピード感のある対応が可能になります。また、テンプレート内に担当者の署名と満足度評価のためのリンクを自動挿入することも可能です。

テンプレートを作成するには：
  1. 画面右上の  （設定）アイコンをクリックし、設定画面の［連携］欄にある［すべて］をクリックします。
  2. マーケットプレイスの画面で、［インストール済みの拡張機能］をクリックします。
  3. 拡張機能の一覧から、［Broadcast Email Template］を選択します。



  4. 拡張機能の詳細ページで［各種設定］タブに移動し、次の操作を実行します。
    1. 拡張機能をインストールした際に、権限を付与した部門が一覧表示されます。
      テンプレートに対するアクセス権限の設定を変更したい場合は、      ［一般設定］タブに移動すると、テンプレートに対するアクセスを許可する部門や権限を追加／削除できます。
    2. ［Template Name］（テンプレート名）を入力します。
    3. メールテンプレートの［Message］（メッセージ）を入力します。
      Notesメモ：差し込み項目を利用したい場合は、［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］に移動して、差し込み項目を通常のテンプレートから拡張機能のテンプレートにコピー＆ペーストすると、挿入できます。
    4. ［Set template as default］（標準テンプレートとして設定する）機能を有効にできます。
      有効にすると、次回、担当者が問い合わせに返信する際には、返信メッセージの編集欄にはじめからテンプレートの内容が入力されます。
    5. ［Insert agent signature］（担当者の署名を挿入する）機能を有効にできます。
      有効にすると、テンプレートに各部門の担当者の署名が自動で挿入されます。
    6. ［Insert default link for ratings］（満足度評価用のリンクを初期設定で挿入する）機能を有効にできます。
      有効にすると、部門ごとの満足度評価のためのリンクが自動挿入されます。
  5. ［Preview］（プレビュー）をクリックすると、メールテンプレートのプレビューを表示できます。
  6. ［Save］（保存）をクリックすると、対象の部門にテンプレートが作成されます。
問い合わせへのテンプレートの適用
問い合わせへの返信の際に、拡張機能を通じて作成されたメールテンプレートを利用できます。

テンプレートを適用するには：
  1. 問い合わせを開いて、詳細を表示します。
  2. ［全員に返信］、［返信］のいずれかをクリックすると、メールの編集画面が表示されます。
    Notesメモ：標準テンプレートとして設定している場合、メールのメッセージ欄に内容がすでに挿入された状態で表示されます。
  3. ツールバーに表示されているテンプレート（）のアイコンをクリックします。



  4. メールテンプレートの選択画面から、対象のテンプレートを選択します。
    選択したテンプレートの内容がメールの編集画面に挿入されます。



拡張機能のアンインストール
拡張機能を 利用しなくなった場合は、 拡張機能をアンインストールできます。
  1. 画面右上の  （設定）アイコンをクリックし、設定画面の［連携］欄にある［すべて］をクリックします。
  2. マーケットプレイスの画面で、［インストール済みの拡張機能］をクリックします。
  3. 拡張機能の一覧から、［Broadcast Email Template］を選択します。
  4. ［Broadcast Email Template］の設定ページで、右上の3点マークのアイコン（）をクリックします。
  5. ［拡張機能をアンインストールする］を選択します。
  6. 確認画面で、［確定する］をクリックします。