Zoho DeskのeFax拡張機能

Zoho DeskのeFax拡張機能

「eFax」は、eFax Corporate社が提供するクラウド型のFaxサービスです。eFaxでは、ビジネスで使用するさまざまな文書を安全に送受信できます。 また、Zoho DeskのeFax拡張機能を使用すると、Zoho Deskに登録されている 顧客 に対して、Faxを簡単に送信できます。 Zoho DeskのポータルからaFaxを送信するには、eFax Corporate社のアプリケーションを購入する必要があります。その後、Zoho DeskのeFax拡張機能をインストールし、eFaxの認証キーを設定します。これにより、Zoho DeskのeFax拡張機能として、 ［Send Fax］ （Faxを送信する）ボタンが利用できるようになります。

eFax拡張機能のインストール

eFax拡張機能をインストールするには：
  1. 管理者アカウントで、Zoho Deskにログインします。
  2. 画面右上の 設定 アイコン（ ）をクリックします。
  3. ［連携］ の欄にある ［マーケットプレイス］ をクリックします。
  4. ［eFax Corporate Extension for Zoho Desk］を検索し、［インストールする］ をクリックします。
    サービス規約とプライバシーポリシーを確認した上で ［インストールする］ ボタンをクリックします。
  5. ［GENERAL SETTINGS］ （一般設定）の ［Agent Permissions］ （担当者の権限） で、拡張機能を利用可能な ［Departments］（部門） を選択して、設定します。
  6. 拡張機能を利用可能なユーザーの ［Profiles］ （権限） を選択し、 ［Install］ （インストールする）をクリックします。

    インストールの完了 メッセージが表示されます。
    ［認証する］ をクリックします。


  7. 次の設定項目を入力します：
    1. AppID（アプリID）： AppIDは、eFaxポータルの ［Group］ （グループ）欄で確認できます。ユーザーが登録されているグループに基づいて、AppIDが異なります。自身のグループのAppIDを知りたい場合は、自身の管理者にお問い合わせください。また、管理者権限を持っている場合は、 ［Group］（グループ）→［Edit Group］（グループを編集する）→［Advanced Settings］（詳細設定）→［API Setting］（API設定） タブに移動して、AppID（API ID）を確認します。
    2. SecretKey（シークレットキー）： グループの作成時に生成されたキー、または、管理者が ［Group］（グループ）→［Edit Group］（グループを編集する）→［Advanced Settings］（詳細設定）→［API Setting］（API設定） タブから手動で生成したキーです。
    3. UserID（ログインID）： アプリケーションの提供元であるeFax Corporateによって実行されるeFax APIの初期設定時に、ユーザーに対して発行される専用のIDです。
      UserIDは、 ［Users］（ユーザー）→［Edit User］（ユーザーを編集する）→［Ａdvanced Settings］（詳細設定）→［API Details］（APIの詳細） で確認できます。 

      Notes メモ： AppID  と  SecretKey  は、OAuthトークンの生成のために使用します。  UserID  は、APIへのアクセスのために使用します。

  8. ［Save］ （保存する）をクリックします。

顧客側から受信したFaxに基づいて、Zoho Deskポータルの問い合わせを作成する必要がある場合は、以下の手順で 受信時の設定 を有効にしてください：
  1. eFaxのポータルにアクセスします。
  2. ［ACCOUNT DETAILS］ （アカウントの詳細）→ ［Preferences］ （設定）タブに移動します。
  3. ［Receive Email Addresses］（受信アドレス）項目の横にある ［Edit］ （編集する）をクリックし、Zoho Deskのサポート用メールアドレスを入力します。
  4. ［Save］ （保存する）をクリックします。


eFax拡張機能の使用

  1. インストールが完了すると、Zoho Deskの問い合わせ画面の右上に［Send Fax］（Faxを送信する）ボタンが表示されます。ボタンをクリックすると、次の項目が表示されます：



    1. Fax Number（Fax番号）： 送信先となる顧客のFax番号です。これは、［連絡先］タブから自動入力されます。また、手動で入力することも可能です。
    2. Receiver Name（送信先の名前）： Faxを送信する相手（顧客）の名前を入力します。これは、［連絡先］タブから自動入力されます。
    3. Account Name（取引先名）： Faxを送信する相手（顧客）の組織名を入力します。これは、［問い合わせ］タブに関連付けられている［取引先名］項目から自動入力されます。
    4. Sender Name（送信者名）： Faxを送信するユーザー（サポート担当者）の表示名です。これは、ユーザーのログイン名に基づいて自動入力されます。
    5. Attachments（添付ファイル）： Faxで送信するファイルです。これは、手動で選択する必要があります。対応しているファイルの種類と形式については、 こちら をご参照ください。

  2. 項目はすべて入力必須です。すべての詳細情報を入力してから、 ［Send］ （送信する）ボタンをクリックします。
  3. 送信後、送信完了または送信エラーのメッセージが表示されます。これにより、Faxの送信状況を確認できます。
  4. また、問い合わせの ［会話］ 欄にFaxの送信履歴が表示されます。これにより、問い合わせの対応履歴を簡単に確認できます。［会話］タブへの送信履歴の追加日は、Faxの送信日と同じ日付になります。顧客の問い合わせが日本語で書かれている場合、［会話］タブに追加される送信履歴も自動的に日本語表記になります。その他の言語で書かれている問い合わせについては、送信履歴は英語表記になります。 
  5. Fax送信時にエラーが発生した場合、表示欄の情報は更新されません。

Notes
メモ：

Faxを送信する前に、次の点を必ずご確認ください：
  • すべての項目を入力する必要があります。必須項目は空にできません。
  • 10件以下のファイルを添付できます。10件を超えるファイルを選択した場合、11件目以降のファイルのアップロードは制限されます。選択したファイルのうち、最初の10件のみがインポートされます。
  • 添付可能なファイルサイズの合計は、5MB未満です。ファイルのサイズが5MBを超える場合、Faxは送信されません。

eFax拡張機能のアンインストール

  必要に応じて、Zoho DeskからeFax拡張機能をアンインストールできます。アンインストールの手順は次のとおりです：
  1. 画面右上の 設定 アイコン（ ）をクリックします。
  2. 設定画面から、 ［連携］ 欄にある ［マーケットプレイス］ をクリックします。
  3. ［インストール済みの拡張機能］タブをクリックし、拡張機能の一覧から   ［eFax Corporate Extension for Zoho Desk］ を選択します。
  4. 表示された画面の右上にある その他の操作 アイコン（［…］）をクリックします。

  5. ［拡張機能をアンインストールする］ を選択し、 ［確定する］ をクリックします。