Zoho DeskのZoho DAP連携

Zoho DeskのZoho DAP連携

Zoho DAP（Digital Adoption Platform：ソフトウェアの利用開始や定着を支援するツール）は、ユーザーがソフトウェアを円滑に使い始められるよう支援するオンボーディング用のサービスです。ソフトウェア内では、利用中の画面や操作内容に応じた案内が表示されます。特に、製品ツアー、ユーザー操作の流れ、利用開始時の案内を作成し、操作しやすくするのに役立ちます。

 

Zoho DeskのZoho DAP連携機能では、ウォークスルー、インタラクティブ動画、ガイド、バナー、ヘルプハブを作成できます。これらのコンテンツはZoho Desk内の操作内容に応じて表示され、手順に沿った案内を提示することが可能です。  

利用条件

Zoho DAPとZoho Deskの両方で管理者権限を持つユーザーが連携を設定できます。

Zoho DAPでのワークスペースの作成

ワークスペースは、特定のZoho Deskポータル専用のZoho DAP内の作業領域です。そのポータル向けに作成したすべての操作型コンテンツを、ワークスペースで管理できます。 

ワークスペースを作成するには： 

  1. 管理者としてZoho DAP（dap.zoho.com ）にサインインします。

  2. 製品として［Zoho Desk］を選択します。

  3. 連携先の［組織］（Zoho Deskポータル）を選択します。

  4. ［ワークスペースを作成する］をクリックします。
    Zoho DAPアカウントの画面に移動します。

 

Zoho DeskのZoho DAP連携機能でコンテンツを作成、管理するには、次の手順を実行します。

  1. ユーザーの役割を追加して割り当て、コンテンツを作成するユーザーと、表示できるユーザーを管理します。
  2. ウォークスルー、インタラクティブ動画、ガイドなどの案内コンテンツを作成します。コンテンツを作成したら、管理者は関連付けたZoho Deskのページ上でコンテンツを実際に表示または実行し、表示内容や動作、対象要素などが正しいことを確認（検証）します。確認後、コンテンツを公開して配信できる状態にします。
  3. Webバナーまたはヘルプハブを使用してコンテンツを配信し、Zoho Desk内に表示します。
  4. ［コンテンツの公開］セクションからWebバナーまたはヘルプハブを公開します。リンクでユーザーに共有したり、Zoho Deskポータル内に表示したりできます。

ワークスペースへのユーザーの追加と管理

連携すると、初期設定ではZoho Deskポータルの既存ユーザーがすべてZoho DAPのワークスペースに同期されます。Zoho Deskアカウントのメインの管理者はZoho DAPのワークスペースの管理者として登録され、その他のZoho Desk担当者は共同編集者として登録されます。管理者は、これらのユーザーの権限を変更し、適切な役割を割り当てることができます。
  1. 管理者：すべてのZoho DAPのコンテンツを作成、編集、公開、管理する権限があります。 
  2. 共同編集者：コンテンツにアクセスし、表示、編集できます。
  3. 閲覧者：コンテンツの表示のみが可能です。

ユーザーの権限を変更し、共同編集者、管理者、閲覧者を追加するには：

  1. Zoho DAPアカウントで、左側のワークスペースをクリックします。
  2. ［ワークスペースの管理］→［ユーザー管理］→［管理者／共同編集者／閲覧者を追加する］の順にクリックします。 
  3. 対象ユーザー名の下にある［権限を変更する］をクリックします。選択リストから適切な権限を選択し、［保存する］をクリックします。

ウォークスルーの作成   

ウォークスルーでは、Zoho Deskの操作方法や各機能が手順に沿って案内されます。


ウォークスルーを作成するには：

  1. 左側のパネルで、［ウェブ スタジオ］→［ウォークスルー］の順に移動します。

  2. ［新しいウォークスルーを作成する］をクリックします。

  3. 表示された案内からZoho DAPのブラウザー拡張機能をインストールします。

    1. 拡張機能の案内は、Zoho DAPのコンテンツを初めて作成するときにのみ表示されます。

    2. Zoho DAPの拡張機能は、Google Chrome、Brave、Ulaaでのみ利用できます。

  1. ［インストールする］をクリックし、［Chromeに拡張機能を追加する］を選択します。

  2. Zoho DAPに戻り、［完了する］をクリックします。

  3. ［リダイレクトする］をクリックしてZoho Deskを開き、［＋ 手順を追加する］をクリックして、対象の画面要素を選択します。

  4. 各手順で、次の操作を行います。

    1. ［見出し］を入力します。

    2. 補足の［テキスト］を入力します。

    3. ［次へ進む］ボタンと［終了する］ボタンを設定します。移動方法を選択します。

    4. 右側のパネルで各手順の対象要素の設定を調整し、内容を細かく設定できます。

    5. 手順を追加するには、［＋ 手順を追加する］をクリックします。

    6. ［確認して保存する］をクリックします。

    7. ページURLと要素セレクターを確認し、［保存する］をクリックします。

  5. ［フロー名］、［目的］、［フロー開始ページ名］を入力します。

  6. ［保存する］をクリックします。

ウォークスルーを検証して公開するには：

  1. 左側のパネルで、［ウェブ スタジオ］→［ウォークスルー］の順に移動します。

  2. 下書きのウォークスルーで［検証する］をクリックし、公開前の確認を開始します。

  3. ［続ける］をクリックして、関連付けたZoho Deskページを開きます。

  4. ［検証して続ける］をクリックし、Zoho Deskのページでウォークスルーを起動します。
    これにより、対象の要素がすべて正しく認識され、各手順が想定どおりに表示され、動作することを確認できます。

  5. ［検証する］をクリックして、公開前の確認（検証）を完了します。

  6. 検証が完了したら、［公開する］をクリックしてユーザーが利用できる状態にします。

  7. 公開済みのコンテンツのみ、Webバナーで使用したりヘルプハブに追加したりできます。

インタラクティブ動画の作成    

インタラクティブ動画では、Zoho Desk上の実際の操作が記録され、音声案内付きの操作型学習コンテンツに変換されます。

インタラクティブ動画を作成するには：
  1. 左側のパネルで、［ウェブ スタジオ］→［インタラクティブ動画］の順に移動します。
  2. ［新しいインタラクティブ動画を作成する］をクリックします。
    録画用のポップアップ画面が表示されます。
  3. ［録画を開始する］をクリックします。
  4. Zoho DAPからZoho Deskに移動し、画面上の操作の記録が開始されます。
  5. 録画は2分後に自動で停止されます。
  6. 録画が完了すると、Zoho DAPでは動画が自動で処理されます。
  7. 処理が完了すると、録画内容のプレビューが表示されます。
  8. ［動画名］と［動画の目的］を入力します。
  9. ［編集する］をクリックし、音声案内とツールヒントを編集します。
  10. ［保存する］をクリックします。

検証して公開するには：    

  1. 左側のパネルで、［ウェブ スタジオ］→［インタラクティブ動画］の順に移動します。

  2. ［検証する］をクリックして、動画の表示や動作を確認します。

  3. ［開く］をクリックして動画を編集します。

  4. 検証が完了したら、［公開する］をクリックしてインタラクティブ動画を共有できる状態にします。
    公開済みのコンテンツのみ、Webバナーで使用したりヘルプハブに追加したりできます。 

ガイドの作成    

ガイドでは、Zoho Desk上の操作が記録され、スクリーンショット付きの手順に変換されます。

ガイドを作成するには：

  1. 左側のパネルで、［ウェブ スタジオ］→［ガイド］の順に移動します。

  2. ［新しいガイドを作成する］をクリックします。

  3. 表示された画面で、［リダイレクトする］をクリックしてZoho Deskのページを開きます。

  4. 記録用ポップアップ画面で、［キャプチャーを開始する］をクリックして手順の記録を開始します。

  5. Zoho Deskで文書化する操作を実行します。

  6. 記録中、Zoho DAPでは次の処理が自動で行われます。

    • 各操作の記録

    • スクリーンショットの取得

    • 右側のプレビューパネルに手順として追加

  7. 必要に応じて、いつでも記録を一時停止できます。

  1. すべての手順の記録が完了したら、［キャプチャーを完了する］をクリックします。
    記録が停止し、Zoho DAPに戻ります。

  2. 概要画面で記録した手順を確認します。

  3. ［編集する］をクリックして、必要に応じてスライドを変更します。

  4. ［保存する］をクリックします。

  5. ［ガイド名］と［ガイドの目的］を入力し、もう一度［保存する］をクリックします。

検証して公開するには：    

  1. 左側のパネルで、［ウェブ スタジオ］→［ガイド］の順に移動します。

  2. 下書きのガイドで［検証する］をクリックし、公開前の確認を開始します。

  3. ［続ける］をクリックして、関連付けたZoho Deskページを開きます。

  4. ガイドを実際の画面で確認し、すべての手順とスクリーンショットが正しいことを確認します。

  5. ［検証する］をクリックして、公開前の確認（検証）を完了します。

  6. ［公開する］をクリックしてガイドを共有できる状態にします。
    公開済みのコンテンツのみ、Webバナーで使用したりヘルプハブに追加したりできます。

Webバナーの作成       

バナーを使用すると、お知らせを表示したり、重要な操作を強調したり、ウォークスルー、インタラクティブ動画、ガイド、外部URLなどの関連するZoho DAPのコンテンツへユーザーを誘導したりすることが可能です。

バナーを作成するには：

  1. 左側のパネルで、［ウェブ スタジオ］→［バナー］の順に移動します。

  2. ［Webバナーを作成する］をクリックします。

  3. バナーに要素を追加するか、用意されているテンプレートからデザインを選択します。

  4. 左側の設定パネルで、バナーの外観を設定します。

  5. バナーの編集領域に、必要なテキストやボタン要素を追加します。

  6. ボタン要素（例：開始ボタン）を選択して編集画面を開きます。

  7. ［操作］の選択リストから、次のいずれかを選択します。

    • ウォークスルー

    • インタラクティブ動画

    • ガイド

    • WebページのURL

  8. ボタンから起動するコンテンツを選択します。

  9. ［保存する］をクリックします。

  10. ［バナー名］と［バナーの目的］を入力し、もう一度［保存する］をクリックします。

検証して公開するには：

  1. ［検証する］をクリックして、バナーが実際の画面で想定どおりに表示されることを確認します。

  2. ［開く］をクリックして、必要に応じてバナーを確認または編集します。

  3. 検証が完了したら、［公開する］をクリックしてバナーを公開します。

公開すると、設定したZoho Deskページにボタン付きのバナーが表示されます。ユーザーはボタンをクリックして、関連付けたコンテンツを直接開くことができます。


ヘルプハブの作成    

ヘルプハブでは、複数のZoho DAPのコンテンツがまとめられ、Zoho Desk内の1か所からアクセスできるようになります。

ヘルプハブを作成するには：

  1. 左側のパネルで、［ウェブ スタジオ］→［ヘルプハブ］の順に移動します。

  2. ［ヘルプハブを作成する］をクリックし、［ヘルプハブ名］を入力します。

  3. ヘルプハブを表示するページのURLを入力または貼り付けます。

  4. ［＋ コンテンツを追加する］をクリックします。

  5. ［表示名］を入力します。

  6. ［コンテンツの種類］を選択し、追加するコンテンツを選択します。

  7. ［＋ コンテンツを追加する］をクリックして項目を追加します。

  8. ［保存する］をクリックします。

  9. ［ヘルプハブ名］と［ヘルプハブの目的］を入力し、［保存する］をクリックします。

検証して公開するには：

  1. ［検証する］をクリックし、ヘルプハブが実際の画面で想定どおりに表示されることを確認します。
  2. ［開く］をクリックしてヘルプハブを確認または編集します。
  3. 検証が完了したら、［公開する］をクリックしてヘルプハブを公開します。

 

Webバナーまたはヘルプハブの公開  

Zoho DAPで管理者権限を持つユーザーは、バナーやヘルプハブを公開できます。  

バナーまたはヘルプハブを公開するには：

  1. 左側のパネルで［コンテンツの公開］に移動します。

  2. ［Webバナー］または［ヘルプハブ］タブを選択します。

  3. ［プロモーション名］を入力し、公開するコンテンツを選択します。

  4. 次の項目を設定します。

    • ［今すぐ開始する］または［予約する］

    • ［対象ユーザー］（すべてのユーザーまたは特定のユーザー）

    • ［有効期限］の設定

  5. ［公開する］をクリックします。
    公開すると、設定したZoho Deskページでヘルプハブまたはバナーを利用でき、ユーザーはそこから設定したコンテンツに直接アクセスできます。 

 

公開中のコンテンツの管理   

Zoho Deskページでのコンテンツ公開を一時停止するには：

  1. ［ヘルプハブ］または［Webバナー］に移動します。

  2. ［公開中のコンテンツ］タブを開き、［…］（その他の操作）アイコンをクリックして、［公開を一時停止する］を選択します。

  3. コンテンツを再公開するには、［再開する］をクリックします。