Zoho DeskのZoho WorkDrive拡張機能
Zoho WorkDriveは、クラウド型のファイル管理サービスです。オンライン上でチームメンバーとさまざまな種類のファイルを共有できます。チーム専用の共有フォルダーを作成し、フォルダー内のファイルを一元管理することが可能です。アクセス権やセキュリティに関する設定も行うことができます。また、リアルタイムでの通知、WorkDrive上での表計算シートや文書ファイルの作成、ファイルの共有権限の設定、ファイルのバージョン管理、データ分析など、さまざまな機能が用意されています。
Zoho DeskのZoho WorkDrive拡張機能を利用すると、担当者はZoho Deskの画面内からWorkDriveに保存されているファイルを添付したり、共有リンクを取得したりできます。また、これまでに問い合わせに添付されたすべてのファイルを確認することも可能です。
主な機能
- 問い合わせの返信時にWorkDriveアカウントからファイルを添付できます。
- WorkDrive内のファイルの共有リンクを問い合わせに挿入できます。共有権限を設定することも可能です。
- 問い合わせに添付されているファイルをすべて確認できます。
拡張機能のインストール
- 管理者権限を持つユーザーアカウントでZoho Deskにログインします。
- 画面右上の
（設定）アイコンをクリックし、［連携］欄にある［すべて］をクリックします。
- 右側の検索欄で［Zoho WorkDrive for Zoho Desk］を検索します。
- Zoho WorkDrive for Zoho Desk拡張機能を選択して、［インストールする］をクリックします。
- ［Confirm Installation］（インストールの確認）画面で、アプリの開発元のサービス規約とプライバシーポリシーへの同意に関するチェックボックスと、Zoho Marketplaceのサービス規約への同意に関するチェックボックスにチェックを入れ、［インストールする］をクリックします。
- Zoho WorkDrive拡張機能の画面が表示されます。［一般設定］タブで、次の操作を実施します：
- ［部門］を選択し、Zoho Deskでこの拡張機能を利用する担当者の［権限］を選択します。
- 利用規約の同意にチェックを入れます。
- ［インストール］をクリックします。
拡張機能は、指定した部門と権限を持つ担当者に対してのみインストールされます。 - 表示されたポップアップ画面の［認証］をクリックして、拡張機能を有効にします。
- 次に表示されるポップアップ画面で［承諾する］をクリックして、Zoho Workflowに対してZoho Deskアカウントのデータへのアクセスを許可します。
インストール後、Zoho WorkDrive拡張機能の詳細画面の右側に、この拡張機能が表示される場所の一覧が表示されます。Zoho WorkDrive拡張機能には、問い合わせの詳細画面の右側のタブからアクセスできます。
WorkDriveからのファイルの添付
WorkDriveアカウントに保存されているファイルを問い合わせに添付したり、共有リンクを挿入したりできます。ファイルを添付するには：
- 問い合わせの詳細画面の右側にある拡張機能アイコン（
）をクリックします。
インストールされているすべての拡張機能が表示されます。 - ［Zoho WorkDrive］の欄に移動します。
［WORKDRIVE FILES］（WorkDriveのファイル）タブをクリックします。WorkDriveアカウントに保存されているフォルダーの一覧が表示されます。 - ファイルを表示するフォルダーを選択します。
- 対象のファイルを選択し、次のいずれかの手順を実施します：
- ［ATTACH］（添付する）をクリックします。
選択したファイルが問い合わせの返信画面に添付されます。 - ［SHARE LINK］（リンクを共有する）をクリックします。
- 選択したファイルに対するアクセス権を選択します。次のいずれかの権限を選択できます：
- Recipients of this email（このメールの受信者） - 問い合わせの宛先とCCに追加されていて、かつWorkDriveのチームに参加している人がファイルにアクセスできます。
- Anyone in your WorkDrive team（WorkDriveチームの全員） - WorkDriveチームに参加しているすべての人がファイルにアクセスできます。
- Members with access permission in WorkDrive（WorkDriveへのアクセス権を持つ人） - WorkDriveへのアクセス権を持つ人のみファイルにアクセスできます。
- Anyone with the link（リンクを知っている人） - リンクを知っている人が誰でもファイルにアクセスできます。
- ［Share］（共有する）をクリックします。
ファイルへのリンクが問い合わせの返信画面に挿入されます。
問い合わせの添付ファイルの表示
Zoho WorkDrive拡張機能では、WorkDriveアカウントからファイルを添付できるだけでなく、これまでに問い合わせに添付されたファイルを確認することもできます。添付ファイルを確認するには：
- 問い合わせの詳細画面の右側にある拡張機能アイコン（
インストールされているすべての拡張機能が表示されます。 - ［Zoho WorkDrive］の欄に移動します。
- ［INCOMING ATTACHMENTS］（受信した添付ファイル）タブをクリックします。
これまでに問い合わせに添付されたファイルの一覧が表示されます。
拡張機能のアンインストール
利用しなくなった場合、 Zoho WorkDrive 拡張機能をアンインストールできます。
利用しなくなった場合、 Zoho WorkDrive 拡張機能をアンインストールできます。
- 画面右上の
- マーケットプレイスの画面で、［インストール済みの拡張機能］をクリックします。
- 拡張機能の一覧から、［Zoho WorkDrive for Zoho Desk］を選択します。
- Zoho WorkDrive拡張機能の設定画面で、画面右上のその他アイコン（
）をクリックします。
- ［拡張機能をアンインストールする］を選択します。
- 確認画面で［確定する］をクリックします。
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