Zoho DeskのZoom Meetings拡張機能

Zoho DeskのZoom Meetings拡張機能

Zoomは、ビデオ会議ができるクラウドサービスとして広く普及しています。ミーティング、Webセミナー、チャットの手段として、多くのユーザーに利用されています。操作画面がシンプルで使いやすく、対面形式の会議、画面やファイルの共有、リアルタイムのやりとりなどが可能です。 
 
Zoho Desk用のZoom Meetings拡張機能を利用すると、顧客のサポート業務を効率的に実施できます。担当者は、Zoho Deskの問い合わせの詳細ページから直接Zoomミーティングを予約できるため、アプリを切り替える必要がありません。問い合わせの詳細ページから、ミーティングを開始して管理することが可能です。また、ミーティングのセッションとリンクを、顧客や他の関係者と共有することもできます。   

たとえば、問い合わせ対応時の不具合の調査には、顧客との会話が不可欠です。この場合、担当者はアプリを切り替えることなく、問い合わせの詳細ページからZoomミーティングを予約し、顧客を招待できます。これにより、業務を円滑に進めることが可能です。    

ミーティングの詳細は問い合わせ内に保存され、記録として残ります。このように、やりとりの明確な記録をかんたんに管理できます。

Zoom Meetings拡張機能の有効化     

  1. 管理用アクセス権限を持つZoho Deskアカウントにログインします。 
  2. ［設定］→［連携］→［マーケットプレイス］→［すべての拡張機能］の順に移動します。 
  3. ［Zoom Meeting for Zoho Desk］をクリックします。
  4. ［インストールする］をクリックします。 
  5. インストール対象のポータルを選択します。
  6. サービス規約に同意して、この拡張機能をインストールします。


  7. ［一般設定］タブをクリックします。 

  8. ドロップダウンから、この拡張機能の対象となる［部門］と［権限］を選択します。
  9. ［保存する］をクリックします。 

外部連携の認証

認証は、外部連携が安全で信頼できるものであることを確認するための重要な手順です。認証することで、外部連携の信頼性を確保し、外部アプリがZoho Desk内のデータにアクセスできるようにします。認証プロセスを経ることにより、アカウントやその他の情報を保護しながら、連携機能を利用できるようにします。   
注意
メモ：認証手続きを完了するには、Zoho Deskのマーケットプレイスの管理権限とZoom Meetingsの管理用アクセス権限が必要です。 

Sigma（Zohoが提供する拡張機能作成サービス）の認証： 
  1. 画面右側に表示されている外部サービス連携用のアカウント認証画面で、［認証する］をクリックします。Sigmaの認証画面に移動します。
  2. ［承諾する］をクリックして、認証を完了します。 
Zoho Deskの認証：


  1. 画面右側の［認証する］をクリックします（［外部連携］タブ内からも実行可能です）。
  2. Zoho OAuth認証のページが開きます。［接続する］をクリックします。
  3. 連携の認証ページで［承諾する］をクリックして、認証を完了します。 
         

Zoom Meetingsアカウントの認証：
  1. 画面右側の［認証する］をクリックします（［外部連携］タブ内からも実行可能です）。 

  2. Zoom Meeting for Zoho Desk拡張機能の連携設定のページで、［接続する］をクリックします。
  3. Zoomアカウントのサインインページに移動したら、メールアドレスとパスワードを入力します。 
  4. ［承諾する］をクリックします。  

［ミーティングの詳細］タブのカスタマイズ      

担当者がミーティングを開始または予約する際、問い合わせの詳細ページに追加する非公開コメントをカスタマイズできます。表示されるミーティングの詳細を、必要に応じて変更できます。 
  1. ［ミーティングの詳細］タブをクリックします。問い合わせの詳細ページに追加する非公開コメントをカスタマイズします。 
  2. ［保存する］をクリックします。 

問い合わせの詳細ページからミーティングを開始／予約する方法

連携が完了すると、問い合わせの詳細ページからミーティングを開始／予約できます。 
ミーティングを開始／予約するには、以下の手順を実行します。
  1. 対象の問い合わせをクリックして開きます。 
  2. 右上の［…］（その他の操作）アイコンをクリックします。 
  3. ［すぐに開始する］または［予約する］を選択します。
  4. 予定の追加ページで、以下の手順を実行します。
  5. ［予定の件名］の項目には、［問い合わせの件名］が自動で入力されます。件名は、必要に応じて変更できます。
  6. ［ステータス］の項目には、あらかじめ、開始前のステータスが設定されています。
  7. ミーティングの［開始日時］を選択し、［期間］を入力します。
  8. ［連絡先の名前］の項目には、問い合わせの連絡先情報が自動で入力されます。ただし、削除して他の連絡先名を入力することが可能です。  
  9. ［優先度］の項目には、最高、高、普通、低、最低のいずれかを設定できます。
  10. ［予定の担当者］の項目には、あらかじめ、問い合わせの担当者が設定されています。ただし、編集は可能です。
  11. 必要に応じて、［説明］の項目を入力します。
  12. リマインダーを設定します（必要な場合）。
    リマインダーはあらかじめ有効になっていますが、担当者は無効にできます。  
  13. ［ミーティングの種類］の項目で、音声ミーティングまたはビデオミーティングのいずれかを選択します。 
  14. ドロップダウンから、参加者を選択します。選択肢は、［担当者］、［連絡先］、［その他］です。
    問い合わせの担当者と連絡先が、あらかじめ追加されています。他の担当者や連絡先も追加可能です。外部関係者のメールアドレスも、こちらで追加できます。
注意メモ：［連絡先］を選択すると、サブの連絡先をドロップダウンから追加できます。手動で入力して追加することも可能です。 
           
  1. ［予約する］または［すぐに開始する］をクリックします。 
注意メモ：ミーティングを開始／予約するには、処理の担当者（問い合わせの担当者）がZoomの有効なユーザーである必要があります。

Zoomミーティングの開始

期間、リンク、ミーティング番号、パスワード、参加者などのミーティングの詳細とミーティングの録画のリンクが、問い合わせの詳細ページの［会話］タブに追加されます。ミーティングの予定終了日時を過ぎると、ミーティングのステータスが［完了］に設定されます。 
ミーティングは、さまざまな画面から開始できます。

問い合わせの詳細ページ内のリンクから開始する方法 
  1. 対象の問い合わせをクリックして、詳細ページを開きます。 
  2. 詳細ページの［会話］タブをクリックして、予約しているミーティングの詳細情報を表示します。 
  3. Zoomミーティングのリンクをクリックして、直接ミーティングに参加します。 
問い合わせの詳細ページ内の［活動］タブから開始する方法 
  1. 対象の問い合わせをクリックして、詳細ページを開きます。 
  2. 問い合わせの詳細ページで［活動］タブをクリックします。
  3. 対象のZoomミーティングの予定を選択します。 
  4. 予定の詳細ページが開いたら、左側の（Zoomミーティング）アイコンをクリックします。
  5. ［ミーティングを開始する］ボタンをクリックします。 
            

［活動］タブからミーティングを開始する方法
  1. 画面上部のメニューで［活動］タブをクリックします。
  2. 対象の活動（Zoomミーティング）をクリックします。
  3. 予定の詳細ページが開いたら、左側の（Zoomミーティング）アイコンをクリックします。
  4. ［ミーティングを開始する］ボタンをクリックします。 

 

［顧客］タブからミーティングを開始する方法
  1. 画面上部のメニューで［顧客］タブをクリックします。
  2. 対象の顧客をクリックします。
  3. 連絡先（顧客）の詳細ページで［活動］タブをクリックします。
  4. 対象のZoomミーティングの予定を選択します。
  5. 予定の詳細ページが開いたら、左側の（Zoomミーティング）アイコンをクリックします。
  6. ［ミーティングを開始する］ボタンをクリックします。 

 

Zoom Meetings拡張機能の無効化とアンインストール

Zoom Meetings拡張機能を無効化したり、アンインストールしたりできるのは、マーケットプレイスの管理権限を持つユーザーです。アンインストールすると、担当者は問い合わせ画面から新たにミーティングを開始／予約できなくなります。ただし、既存のミーティングデータと予約済みのミーティングのリンクは利用できます。 

Zoom Meetings拡張機能の無効化
  1. ［設定］→［連携］→［マーケットプレイス］→［インストール済みの拡張機能］の順に移動します。
  2. ［Zoom Meeting for Zoho Desk］をクリックします。
  3. 切り替えボタンをクリックします。
     
  4. 確認画面で［無効にする］をクリックします。  
           

Zoom Meetings拡張機能のアンインストール
  1. ［設定］→［連携］→［マーケットプレイス］の順に移動します。 
  2. ［インストール済みの拡張機能］をクリックします。
  3. ［Zoom Meeting for Zoho Desk］をクリックします。 
  4. 画面右上の［…］（その他）アイコンをクリックします。
  5. ［拡張機能をアンインストールする］をクリックし、確認画面で［確定する］をクリックします。 
注意
メモ：有効にできるZoom連携は、ユーザーごとに1件のみです。
ユーザーが、自分のZoomアカウントとZoho Deskアカウントを連携すると、連携を有効にするためのキーがZoomアカウントで生成されます。このキーが識別されることにより、ユーザーは毎回サインインすることなく、ミーティングを開始したりデータを同期したりできます。ただし、Zoomアカウントでは1人のユーザーにつき、1件のみ連携を有効にできます。ユーザーがZoomとZoho Deskを再度連携しようとすると、以前の連携設定が自動的に機能しなくなります。そのため、各ユーザーがポータルごとにインストールできるZoom Meetings拡張機能は、1件のみです。