Zoho Deskを利用して顧客の問い合わせに対応するにあたって、顧客からファイルを添付してもらう場合があります。これらのファイルはさまざまな機密情報が含んでいることがあるため、安全に管理する必要があります。iOS向けのZoho Deskアプリでは、添付ファイルが自動で暗号化されます。そのため、顧客から受け取ったファイルをすべての段階で安全に管理することが可能です。

iOS向けのZoho Deskアプリでのファイルの暗号化機能の流れについて例を用いて説明します。たとえば、顧客からの問い合わせにおいて、顧客の個人情報が記載されているファイルを受け取ったとします。この場合、顧客からの添付ファイルがZoho Deskにアップロードされると、ファイルがすぐに自動で暗号化されます。

次に、担当者が添付ファイルをZoho Deskアプリ内で開くとします。この場合、Zoho Deskアプリ内で一時的な復号ファイルが作成されます。担当者は、この復号ファイルをもとにファイルの内容を安全に表示することが可能です。担当者によるファイルの確認が完了すると、一時的な復号ファイルは自動で削除されます。これにより、ファイルに対する不正なアクセスを防止できます。また、担当者が他の担当者にファイルを共有するとします。この場合も同様に、Zoho Deskアプリ内で一時的な復号ファイルが作成されます。共有先の担当者がファイルの確認を終えると、一時的な復号ファイルは削除されます。これにより、顧客の個人情報を安全に管理できます。

また、顧客から受け取ったファイルに対して、連携中の外部サービスからアクセスが行われる場合があります。この場合も、ファイルの暗号化機能により、データがマスキングされて保護されます。そのため、外部サービスによる情報の読み取りを制限することが可能です。

このように、Zoho Deskのファイルの暗号化機能を利用することで、顧客のファイルを安全に管理することが可能です。一時的な複合ファイルは、すぐに削除されるため、機密情報への不正アクセスの可能性を最小限に抑えることができます。なお、ファイルの暗号化はシステム側（バックグラウンド）で行われます。ファイルの暗号化にあたって、Zoho Desk内で担当者による操作は必要ありません。