iOSモバイルアプリでの定型文、テンプレート、記事の使用
問い合わせに回答する際は、顧客に分かりやすく適切に伝えることが重要です。Zoho Deskでは、顧客とのやりとりに使用するための定型文、メールテンプレート、記事をあらかじめ作成して登録しておくことができます。メールテンプレートに関しては、標準で用意しているものもあります。
iOSモバイルアプリでの定型文の使用
問い合わせの返信によく使用する文章を定型文として登録しておくと、メールにかんたんに挿入できます。定型文を利用すると、返信時に同じ内容を繰り返し入力する手間を省いて返信の作成時間を短縮できるだけでなく、入力のミスや抜け漏れなどを防止することが可能です。また、チーム内で決まった言い回しや形式を使用して返信を行うことで、担当者間で返信内容の一貫性を保つことができます。
iOSモバイルアプリでも、定型文を利用できます。サポート担当者は以下の操作を行うことができます。
- 表示：自分が作成した定型文や、自分に対して共有された定型文を表示できます。
- 挿入：問い合わせへの返信メッセージに定型文を直接挿入できます。
- 並べ替え：定型文を名前、作成日時、更新日時で並べ替えることができます。
定型文は、Webアプリ（ブラウザー版）でのみ作成できます。
定型文を表示して使用するには
- 対象の問い合わせのスレッドで、［…］（その他）アイコンをタップします。
- ［返信］または［全員に返信］を選択します。
- 画面左上の［…］（その他）アイコンを選択します。
- ［定型文］を選択し、［自分の定型文］または［共有された定型文］のいずれかのタブを選択します。
- 対象の定型文をタップします。作成画面に定型文が挿入されます。
- ［送信］をタップするか、下向き矢印をタップして、［返信を予約する］または［送信して完了する］を選択します。
返信メッセージの作成画面で定型文の名前を入力し、返信の編集画面をタップして定型文を挿入することも可能です。
担当者は定型文を検索できます。また、作成日時、更新日時、古い順、新しい順、名前の昇順／降順で並べ替えることもできます。
メールテンプレートの使用
顧客や担当者にメールで通知する際、メールテンプレートを使用すると、返信メッセージの作成時間を短縮できます。
メールテンプレートを表示して使用するには
- 対象の問い合わせのスレッドで、［…］（その他）アイコンをタップします。
- ［返信］または［全員に返信］を選択します。
- 画面左上の［…］（その他）アイコンを選択します。
- ［メールテンプレート］をタップします。
- 対象のテンプレートをタップします。作成画面にテンプレートが挿入されます。
- ［送信］をタップするか、下向き矢印をタップして、［返信を予約する］または［送信して完了する］を選択します。
よく使用するメールテンプレートを［編集］からお気に入りに登録したり、使いやすい順に並べ替えたりすることもできます。任意のメールテンプレートを初期設定として登録することもできます。
記事の使用
製品やサービスに関する問い合わせの解決には、記事が役立ちます。記事を作成してカテゴリー別に保存しておくと、必要な時にかんたんにアクセスできます。問い合わせに関連する記事の内容やそのリンクを貼り付けて返信することで、担当者は迅速に問題を解決できます。
記事を表示して使用するには
- 対象の問い合わせのスレッドで、［…］（その他）アイコンをタップします。
- ［返信］または［全員に返信］を選択します。
- 画面左上の［…］（その他）アイコンを選択します。
- ［記事］を選択します。
- 対象の記事をタップします。作成画面に記事が挿入されます。
- ［送信］をタップするか、下向き矢印をタップして、［返信を予約する］または［送信して完了する］を選択します。