ヘルプセンターのユーザーの管理

ヘルプセンターのユーザーの管理

ヘルプセンターのユーザーとは、ナレッジベースの記事やコミュニティーの記事を読んで、解決策を見つけたいユーザーのことです。ユーザーが解決策を見つけられなかった場合は、問い合わせを送信して解決できます。ユーザーはヘルプセンターを離れずに、担当者とやりとりし、問い合わせのステータスを把握することもできます。

ヘルプセンターに ユーザーを追加 するには、次の3つの方法があります：
  1. ユーザーを手動で追加
  2. ユーザー自身による登録
    • 承認制のユーザー自身による登録 
  3. ユーザーの自動招待

ユーザーの手動追加
顧客がヘルプセンターにアクセスする方法の1つは、手動で顧客を招待する方法です。ユーザーを招待すると、登録用のリンクが記載されたメールが送信されます。顧客がヘルプセンターにログインするには、リンクにアクセスして、パスワードを作成する必要があります。

ユーザーを追加するには：
  1. 上部バーの ［設定］ アイコン（ ）をクリックします。
  2. ［設定］ ページで、 ［経路］ の ［ヘルプセンター］ をクリックします。
  3. カスタマイズ対象の ヘルプセンター をクリックします。
  4. ［ヘルプセンター］ のサブメニューから ［ユーザー］ をクリックします。
  5. ［ユーザー］ ページで、 右上にある ［ユーザーの招待］ を クリックします。
  6. 招待するユーザーの ［メールアドレス］ を入力します。
  7. ［招待］ クリックします。



その他の方法として、ユーザーを手動で招待する手順は次のとおりです：
  • ［連絡先の詳細］ ページで、右上にある ［その他の操作］ アイコン（ ）をクリックし、 ［エンドユーザーとして追加］ をクリックします。
  • ［連絡先リスト］ ページで連絡先を選択し、一括処理メニューから ［エンドユーザーとして追加］ をクリックします。

ユーザー自身による登録
ユーザー自身による登録で、ユーザーはヘルプセンターのアカウントに登録できます。ユーザーが自分で登録できるようにすることで、新しいユーザーの管理と招待にかかる時間を短縮できます。必要なことは、顧客が登録してすぐに使用できるように、顧客をヘルプセンターに誘導するだけです。
ユーザー自身によるヘルプセンターへの登録を有効にするには：
  1. 上部バーの ［設定］ アイコン（ ） をクリックします。
  2. ［設定］ ページ で 、 ［経路］ の下の ［ヘルプセンター］ をクリックします 。
  3. カスタマイズ対象の ヘルプセンター をクリックします。
  4. ［ヘルプセンター］ のサブメニューから ［アクセス設定］ をクリックします。
  5.   ［権限］ の下にある ［顧客によるヘルプセンターへの登録を許可する］ オプションを有効にします。
    変更はすぐに保存されます。
公開登録を選択すると、無差別送信者がヘルプセンターで複数のアカウントを作成しようとする可能性があります。登録の承認を有効にして、登録を遅らせるか、完全に停止できます。

登録の承認を有効にするには：
  1. 上部バーの ［設定］ アイコン（ ） をクリックします。
  2. ［設定］ ページ で 、 ［経路］ の下の ［ヘルプセンター］ をクリックします 。
  3. カスタマイズ対象の ヘルプセンター をクリックします。
  4. ［ヘルプセンター］ のサブメニューから ［アクセス設定］ をクリックします。
  5. ［権限］ の下にある ［顧客によるヘルプセンターへの登録を承認制にする］ オプションを有効にします。
    変更はすぐに保存されます。

注：
  • 承認オプションは、ヘルプセンターの顧客による登録機能を有効にした場合にのみ使用できます。
  • ［リモート認証］ を有効にしたアカウントでは、登録の承認は 利用できません 。

承認はどのように機能しますか？
ヘルプセンターへの登録を承認制にする手順は次のとおりです：
  1. ユーザーがヘルプセンターに登録すると、登録が承認用に管理者に送信されたことを知らせる通知が表示されます。
  2. 管理者は、新しいユーザー登録を知らせるメール通知を受信します。この通知は 、権限内の ［エンドユーザーの登録の承認］ の権限を持つすべての 管理者 と担当者に 送信されます。メール内のリンクから、登録を確認して、承認できます（ 関連情報 ： ［権限の管理］ ）。
  3. また 、 ［ヘルプセンター］ 設定の下の ［ユーザー］ ページで、登録の申請を ［承認］ または ［却下］ でき ます。
  4. 新しいユーザーを承認すると、パスワードを作成してヘルプセンターにログインするためのリンクが記載されたメールが顧客に届きます。申請を却下した場合、顧客には登録が却下されたことは通知されません。

ユーザーの自動招待
顧客が最初の問い合わせを送信する際に、顧客にヘルプセンターへの登録を促すことができます。たとえば、ジョンがZoho Deskにメールを送信すると、すぐにヘルプセンターに登録するための招待メールが届きます。ジョンが登録すると、リアルタイムで問い合わせのステータスを把握できます。

ユーザーの自動招待を有効にするには：
  1. 上部バーの ［設定］ アイコン（ ）をクリックします。
  2. ［設定］ ページで、 ［経路］ の下の ［ヘルプセンター］ をクリックします。
  3. カスタマイズ対象の ヘルプセンター をクリックします。
  4. ［ヘルプセンター］ のサブメニューから ［アクセス設定］ をクリックします。
  5.   ［自動招待の権限］ セクションに移動します。
  6. ドロップダウンリストから、最初の問い合わせを受信した際に、招待メールを自動送信する 部門 を指定します。
    変更はすぐに保存されます。
注：
  • ［すべての有効な部門］ を選択すると、すべての有効な部門に自動招待を設定できます。
  • 新しい連絡先または既存の連絡先がサポート経路を通じて 問い合わせを初めて送信した際にのみ、招待メールが送信されます。

ユーザーのメールアドレスの更新

ヘルプセンターに登録後、エンドユーザーはユーザーIDとしてメールアドレスを使用して、サインインします。ユーザーがメールアドレスを変更する必要がある場合は、ヘルプセンターページの上部にあるプロフィール画像をクリックして、メールアドレスを変更できます。管理者も、ヘルプセンターの設定でユーザーのメールアドレスを変更できます。メールアドレスを変更した場合は必ず、エンドユーザーがメールの受信トレイから認証メール内のリンクをクリックして、プロフィールを有効にする必要があります。それでは、管理者がエンドユーザーのメールアドレスを変更する方法を見てみましょう。

メールアドレスを更新するには：
  1. 上部のバーにある 設定 アイコン（ ）をクリックします。
  2. ［経路］ の下の ［ヘルプセンター］ をクリックします。
  3. カスタマイズ対象の ヘルプセンター をクリックします。
  4. ［ヘルプセンター］ のサブメニューから ［ユーザー］ をクリックします。
  5. ページの上部で ［有効］ ビューに切り替えます。
  6. 対象のユーザーにマウスのカーソルを合わせて、 編集 アイコン（ ）をクリックします。
    ［検索ボックス］ を使用すると、ユーザーをすばやく見つけられます。
  7. ［顧客情報］ ページで、 ［メールアドレス］ 項目に新しいメールアドレスを入力します。
  8. ［保存］ をクリックします。
エンドユーザーに依頼して、新しいメールアドレスに届いた認証メール内のリンクをクリックしてメールアドレスの変更を認証してもらう必要があります。

グループやラベルへのユーザーの関連付け

ヘルプセンターに追加した有効なエンドユーザーを グループ や ラベル  に関連付けられます。ユーザーをグループに関連付けることで、ユーザーのアクセスを特定のナレッジベースやコミュニティフォーラムのみに制限できます。ラベルは、コミュニティでユーザーを分類したり、識別したりするのに使用できます。

グループやラベルを関連付けるには： 
  1. 上部のバーにある 設定 アイコン（ ）をクリックします。
  2. ［経路］ の下の ［ヘルプセンター］ をクリックします。
  3. カスタマイズ対象の ヘルプセンター をクリックします。
  4. ［ヘルプセンター］ のサブメニューから ［ユーザー］ をクリックします。
  5. ページの上部で ［有効］ ビューに切り替えます。
  6. 対象のユーザーにマウスのカーソルを合わせて、 編集 アイコン（ ）をクリックします。
    ［検索ボックス］ を使用すると、ユーザーをすばやく見つけられます。



  7. ［ユーザーグループ］ セクションで、次の手順を実行します：
    1. グループを関連付けるユーザーの登録先のヘルプセンターを選択します（複数ある場合）。
    2. ［グループの関連付け］ をクリックしてから、 関連付けるグループを選択します。
    3. ［追加］ をクリックします。

  8. ［ユーザーラベル］ セクションで、次の手順を実行します：
    1. ラベルを関連付けるユーザーの登録先のヘルプセンターを選択します（複数ある場合）。
    2. ［ラベル の関連付け］ をクリックしてから、 関連付けるラベルを選択します。
    3. ［追加］ をクリックします。
  9. ［保存］ をクリックします。



メモ：
  1. 保存すると、ユーザーの横には最新のラベルのみ表示されるようになります。
  2. ［有効］ タブで複数のユーザーを一括選択し、グループやラベルに一度に関連付けられます。

ヘルプセンターのユーザーの無効化
Zoho Deskでユーザーを無効にすることで、ヘルプセンターへのアクセスを取り消すことができます。無効にすると、ユーザーはヘルプセンターにログインできなくなります。

ユーザーを無効化する方法：
  1. 上部バーの ［設定］ アイコン（ ）をクリックします。
  2. ［設定］ ページ で 、 ［経路］ の下にある ［ヘルプセンター］ をクリックします。
  3. カスタマイズ対象の ヘルプセンター をクリックします。
  4. ［ヘルプセンター］ のサブメニューから ［ユーザー］ をクリックします。
  5. ページの上部 にある ［有効］ ビューに切り替えます。
  6. ユーザーにカーソルを合わせて、 編集 アイコン（ ）をクリックします。
    ［検索ボックス］ を使用すると、ユーザーをすばやく見つけられ ます 。
  7. ［顧客情報］ ページで、 ［有効］ オプションの チェックを外し ます。
  8. ［保存］ を クリックします。
ユーザーは無効になり、ユーザーに無効化を知らせる通知メールが送信されます。必要に応じて、ユーザーを再度有効にできます。

      

その他の、ユーザーを無効にする方法は次のとおりです：
  • ［有効なユーザー］ ビューで、 ユーザーを選択し 、 一括操作メニューから、 ［エンドユーザーを無効にする］ をクリックします。
  • ［連絡先の詳細］ ページで、右上にある その他の操作 アイコン（ ）をクリックし、 ［エンドユーザーを無効にする］ をクリックします。

ヘルプセンターのユーザーの有効化
以前招待に同意したが、ヘルプセンターにアクセスできなくなったユーザーを有効にできます。 

ユーザーを有効化するには：
  1. 上部バーの ［設定］ アイコン（ ）をクリックします。
  2. ［設定］ ページ で 、 ［経路］ の下の ［ヘルプセンター］ をクリックします 。
  3. カスタマイズ対象の ヘルプセンター をクリックします。
  4. ［ヘルプセンター］ のサブメニューから ［ユーザー］ をクリックします。 。
  5. ページ上部で ［無効］ ビューに切り替えます。
  6. 有効化するユーザーにカーソルを合わせて、 ［有効にする］ アイコン（ ）をクリックします。
    ［検索ボックス］ を使用すると、ユーザーをすばやく見つけられます。
  7. ［有効にする］ をクリックし ます。



ユーザーが有効になり、ユーザーに有効化を知らせる通知メールが送信されます。

その他の方法で、ユーザーを有効にする手順は次のとおりです：
  •   ［無効］ユーザー のビューに移動します。 ユーザーを選択し、一括処理メニューから ［ユーザーを有効化する］ をクリックします。
  • ［連絡先の詳細］ ページで、右上にある その他の操作 アイコン（ ）をクリックし、 ［エンドユーザーを有効にする］ をクリックします。

ヘルプセンターのユーザーの再招待
招待に同意していないユーザーを再度招待できます。

ユーザーを再招待するには：
  1. 上部バーの ［設定］ アイコン（ ）をクリックします。
  2. ［設定］ ページで、 ［経路］ の下の ［ヘルプセンター］ をクリックします。
  3. カスタマイズ対象の ヘルプセンター をクリックします。
  4. ［ヘルプセンター］ のサブメニューで、 ［ユーザー］ をクリックします 。
  5. ページ上部の ［招待済み］ ビューに切り替えます。
  6. 再招待するユーザーにカーソルを合わせて、 ［再招待］ アイコン（ ）をクリックします 。
    ［検索ボックス］ を使用すると、ユーザーをすばやく見つけられます。



その他の方法として、 ［連絡先の詳細］ ページで、 その他の操作 アイコン（ ）をクリックし、 ［再招待］ をクリックします。招待されたエンドユーザーには、登録用リンクが記載されたメールが届きます。ユーザーはリンクにアクセスして、パスワードを作成し、ヘルプセンターにログインする必要があります。


ヘルプセンターへの招待の削除
ユーザーがまだ登録していない限り、招待を取り消すことができます。取り消すと、招待する際に共有された登録用のリンクは無効になり、ユーザーはヘルプセンターに登録できなくなります。

ヘルプセンターの招待を取り消すには：
  1. 上部バーの ［設定］ アイコン（ ）をクリックします。
  2. ［設定］ ページで、 ［経路］ の下の ［ヘルプセンター］ をクリックします。
  3. カスタマイズ対象の ヘルプセンター をクリックします。
  4. ［ヘルプセンター］ のサブメニューで、 ［ユーザー］ をクリックします。
  5. ページ上部の ［招待済み］ ビューに切り替えます。
  6. 削除するユーザーにカーソルを合わせて、 削除 アイコン（ ）をクリックします。
  7. ［検索ボックス］ を使用すると、ユーザーをすばやく見つけられます。
招待はすぐに取り消されます。

エンドユーザーの削除

GDPR（一般データ保護規制）における義務を果たすために、Zoho Desk内のエンドユーザーを削除できます。管理者と担当者のどちらも （エンドユーザーの許可に基づいて） 、エンドユーザーを削除できます。エンドユーザーを削除すると、Zoho Deskから該当ユーザーのプロフィールデータが削除されます。ただし、該当ユーザーの問い合わせ、コミュニティ投稿、ナレッジベースへのフィードバックは保持されます。これらのデータ上のユーザー名は、差し込み項目の文字列 「匿名」 または入力したニックネームに置き換わります。

エンドユーザーを削除するには：
  1. 上部バーの ［設定］ アイコン（ ）をクリックします。
  2. ［設定］ ページで、 ［経路］ の下の ［ヘルプセンター］ をクリックします。
  3. カスタマイズする ヘルプセンター を選択します。
  4. ［ヘルプセンター］ で、 ［ユーザー］ をクリックします。
  5. 対象のユーザーにカーソルを合わせて、 削除 アイコン（ ）をクリックします。



  6. ［エンドユーザーの削除］ 画面で、削除後にユーザーを表示する方法を選択します。
    ［匿名］ または ［ニックネーム］ の下で選択します。
  7. ［削除］ をクリックします。
ユーザーはすぐに削除されます。

メモ：
  1. 削除されたエンドユーザーには、問い合わせから取得した連絡先の詳細があります。したがって、 未完了の問い合わせがない ことをご確認ください。
  2. 招待されたユーザーは匿名扱いできません。ヘルプデスクから招待済みのユーザーを削除するには、招待を削除します。
  3. エンドユーザーの削除は、 元に戻せません 。ユーザーの削除時に適切なユーザーを選択していることをご確認ください。 

    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



              Zoho WorkDrive Resources




                Zoho Desk Resources

                • Desk Community Learning Series


                • Digest


                • Functions


                • Meetups


                • Kbase


                • Resources


                • Glossary


                • Desk Marketplace


                • MVP Corner


                • Word of the Day






                        Latest Feature Updates



                                Resources

                                Videos

                                Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                eBooks

                                Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                Webinars

                                Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                CRM Tips

                                Make the most of Zoho CRM with these useful tips.