インスタントメッセージ機能でのZiaの文章作成支援ツールの利用

インスタントメッセージ機能でのZiaの文章作成支援ツールの利用




Zoho Deskのインスタントメッセージ機能では、Ziaの文章作成支援ツールを利用できます。Ziaとは、Zohoの独自のAIアシスタントです。文章作成支援ツールを利用することで、返信のトーンや長さを調整し、文章を洗練させることができます。この機能は、WhatsApp、Telegram、LINE、WeChat、Facebook Messenger、Instagram、ビジネスメッセンジャーのメッセージを効率的に作成するのに役立ちます。
文章作成支援ツールにより以下のことが可能です。
文章作成支援ツールを利用すると、次の処理が可能です。
トーンの調整
フォーマル、カジュアル、丁寧、主張的、ユーモアから選択可能です。

長さの変更
顧客のメッセージに応じて、返信の長さを調整できます（短くする／長くする）。

Ziaの文章作成支援ツールを利用するメリット  

  1. AIによって生成された返信の活用により、返信時間を短縮できます。
  2. AIの返信を利用することで、手入力の必要性を最小限に抑えます。
  3. AIを活用し、一貫したサポート対応を行うことで、ブランドへの信頼感を高めることができます。
  4. AIにより、顧客の感情やトーンに応じた対応が可能になります。

Ziaの文章作成支援ツールの利用手順

メッセージの全体を選択する場合  

  1. ［インスタントメッセージ］タブで顧客とのチャット画面を開きます。
  2. メッセージを入力します。または、定型文やテンプレートなどを選択し、メッセージを挿入します。
  3. ［文章作成支援ツール］をクリックします。
  4. トーンを選択します（フォーマル／カジュアル／丁寧／主張的／ユーモア）。
  5. 長さを選択します（短くする／長くする）。
  6. 選択した設定に基づいて、AIによる調整が行われます。メッセージを確認して送信します。


メッセージの一部を選択する場合  

  1. メッセージの一部を選択します。
  2. ［文章作成支援ツール］をクリックします。
  3. トーンと長さを選択します。
  4. 選択した部分のトーンや長さが調整されます（メッセージ全体の構造は保持されます）。メッセージを確認して送信します。

各トーンの活用例  

トーン
フォーマル：ビジネスライクで礼儀正しい印象を与えることができます。重要なやりとりに適しています。
例：ご不便をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。問題は解決いたしました。

カジュアル：親しみやすく、カジュアルな印象を与えたい場合に適しています。
例：ご連絡ありがとうございます！申し訳ありません。すぐに対応しますね！

丁寧：緊張を和らげたり、デリケートな問題に対処したりするのに適しています。
例：ご理解いただきありがとうございます。私たちのチームはあなたのリクエストに積極的に取り組んでいます。

主張的：明確な表現によって明示的な情報提供を行いたい場合に適しています。
例：リクエストは処理されました。24時間以内に最新情報をお届けします。

ユーモア：適宜、やりとりに軽快さを加えます。
例：どうやらあなたの注文がちょっとした冒険に出かけたようです！心配しないでください。私たちが追跡していますから！

 

メッセージの長さの最適化  

短い：ストレートな質問に対して返信を行う場合に適しています。
例：ご注文を承りました。

長い：詳細な情報が必要な場合に適しています。
例：ご注文が確定し、現在、処理中です。発送が完了したら、配送状況ページのリンクをお送りします。


トラブルシューティングのヒント  

AIによるトーンの調整を行ったが、意図したトーンとは異なる。
解決策：手動で別のトーンを選択するか、送信前に返信を編集します。
メッセージが長すぎる、または短すぎる。
解決策：返信を送信する前に、長さの設定を調整してください。
AIによって生成された返信がロボット調である。
解決策：サポート担当者が必要に応じて詳細を追加することで、人間味のある返信へと調整できます。
文章作成支援の機能をメッセージの一部に適用したところ、文意が変化してしまった。
解決策：テキストを手動で修正するか、選択範囲を拡大して再適用します。
メッセージを選択してもAIによる機能を利用できない。
解決策：インスタントメッセージの受信トレイのページを再読み込みするか、AIの機能が有効になっているかどうかを確認します。


よくある質問（FAQ）  

メッセージ内の各部分ごとに異なるトーンを適用できますか？
はい、できます。メッセージの各部を選択することで、部分ごとに異なるトーンを適用できます。
メッセージの全体を別のトーンによって書き換えることはできますか？
はい、できます。メッセージの全体を選択することで、メッセージの全体のトーンを変更できます。
AIを利用してトーンや長さの調整を行うと、注文の詳細や顧客の名前は変更されますか？
いいえ、変更されません。トーンと長さは調整されますが、重要な詳細情報は保持されます。
AIによるトーンや長さの調整処理を取り消すことはできますか？
いいえ、トーンや長さを調整した後のテキストを元の状態に戻すことはできません。