部門の追加と管理

部門の追加と管理

「部門」は、組織内のさまざまな事業部/部署のことです。部門は、商品、地理的な場所、チームに基づいて分類できます。Zoho Deskでは、組織内の事業部/部署ごとに部門を作成し、カスタマーサポートを個別に管理できます。各部門に、独自の担当者、メールボックス、チャット担当者、コミュニティフォーラム、Webフォーム、ソーシャルメディアなどのサポート経路を設定できます。さらに、部門に固有の自動化、サービス契約、営業時間などを設定できます。これにより、他の部門とは独立したサポートプロセスをカスタマイズできます。 

内部の問い合わせ管理に使用できる、非公開部門を作成することもできます。顧客は、ヘルプセンターから非公開部門にアクセスすることはできません。

利用条件
必要な権限
初期設定では、 システム管理者 の権限を持つユーザーが部門を追加できます。
管理者権限を持つユーザーは、他のユーザーに対して部門に関する設定権限を付与できます。
各プランの機能と制限を確認する

部門の追加
ビジネス要件に応じて、複数の部門を追加できます。Zoho Deskのプロフェッショナルプランでは、部門(非公開部門を含む)を最大10件まで追加できます。ただし、エンタープライズプランでは、部門は無制限に作成できます。
部門を追加するには:
  1. 上部バーにある [設定] アイコン  をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [一般] [部門] をクリックします。
  3. [部門リスト] ページで、右上にある [新しい部門] をクリックします。
  4. [新しい部門の追加] ページで、次の詳細を入力します:
    • 部門名 :この部門の名前を入力します
    • ヘルプセンターでの表示名 :ヘルプセンターで顧客に表示する名前を入力します
    • ロゴ :部門のロゴをアップロードします。ロゴは、ヘルプセンターで部門を識別するために使用されます
    • ヘルプセンターでの表示 :非公開部門を追加するには、このオプションのチェックを外します
    • 担当者の関連付け :この部門で受信した問い合わせを処理する担当者を追加します
    • 詳細 :部門の詳細を入力します
  5. [経路を設定する]  をクリックします。

これで新しい部門が追加されました。部門用のサポート経路を設定します。次の画面に進んで経路の設定を行わない場合は、後で設定することもできます。 

部門の編集
Zoho Deskに追加した部門を編集できます。たとえば、必要に応じて、公開部門を非公開に設定できます。
部門を編集するには: 
  1. 上部バーにある [設定] アイコン  をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [一般] [部門] をクリックします。
  3. 部門一覧 ページで、部門名の横にある 編集 アイコン  をクリックします。
  4. 必要な変更を行います。  部門の新しいロゴをアップロードするには、 [ロゴの設定] をクリックします。
  5. [保存] をクリックします。

部門の無効化
必要に応じて、管理者が、部門を無効にできます。部門を無効にすると、その部門に関連付けられたすべての問い合わせ、記事、連絡先、商品、タスク、ワークフロー、SLAにアクセスできなくなります。また、部門用に作成されたWebフォームを再生成する必要があります。 
メモ:
  • 部門を無効にした場合は、その部門に関連付けられている担当者とサポートメールボックスを、有効な部門に転送してください。
  • 問い合わせは、部門に移動できません。担当者とメールのみ移動できます。ただし、担当者とメールは移動すると、元に戻せません。
  • 部門は無効にはできますが、削除することはできません。
  • 無効にした部門を再び有効にした場合、該当の部門に関連付けられていた問い合わせが復元され、アクセスできるようになります。

部門を無効にするには:
  1. 上部バーにある [設定] アイコン  をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [一般] [部門] をクリックします。
  3. [部門一覧] ページで、無効にする部門にカーソルを合わせます。 
  4. 部門を無効にするには、 [切り替えスイッチ] をクリックします。
  5. 担当者とサポートメールボックスを転送するには、ドロップメニューから 有効な部門  を指定します。
  6. [移動して無効にする] をクリックします。

部門の有効化
Zoho Deskで以前無効にした部門を、有効にできます。 部門を有効にするには:
  1. 上部バーにある [設定] アイコン  をクリックします。
  2. [設定] ページで、 [一般] [部門] をクリックします。
  3. [部門リスト] ページで、無効な部門を表示するには、上部の [無効] タブをクリックします。
  4. 部門にカーソルを合わせ、[切り替えスイッチ]をクリックして、有効にします。 
部門が有効になりました。部門の一員であった担当者が、部門を無効にした際に転送されたため、この部門に担当者を関連付けます。

部門の追加購入(アドオン)

Zoho Deskアカウントに追加の部門を作成するには、部門のアドオンを購入する必要があります。 

Zoho Deskのエンタープライズプランでは、初期設定で50件の部門を作成できます。部門のアドオンを購入することで、最大450件の部門を作成できます。したがって、部門のアドオン購入により、Zoho Deskアカウントごとに合計500件までの部門を作成して管理できるようになります。


留意事項

 

  1. 部門のアドオンの購入は、Zoho Deskのエンタープライズプラン、およびZoho Deskの同等のプランを含むZoho One、Zoho CRM Plusで可能です。 
  2. Zoho Deskのエンタープライズプランを利用中の場合、以下の購入手順に従って、オンラインストアで直接アドオンを購入できます。ただし、Zoho One、Zoho CRM Plusなどのパッケージプランを利用中の場合、各サービスのサポート窓口に追加購入を申し込む必要があります。申し込み内容に応じて、サポート担当者が部門(アドオン)の追加処理を行います。
  3. 追加する部門(アドオン)数ごとに追加料金がかかります。
    1. 追加料金は、年間契約と月間契約の場合で異なります。  
    2. 追加料金の詳細については、お問い合わせください。
  4. 部門の追加購入後に、Zoho Deskのエンタープライズプランからスタンダードプラン/プロフェッショナルプランにダウングレードした場合、変更後のプランに応じて部門数が制限されます。部門数を維持するには、エンタープライズプランにアップグレードしなおし、部門のアドオンを購入する必要がありますのでご注意ください。

 

部門のアドオンの購入手順


  1. Zoho Deskアカウントにログインします。
  2. 画面右上のプロフィール画像をクリックします。
  3. 利用中のプラン情報の右側にある[サブスクリプション管理]ボタンをクリックします。
    新しいウィンドウ/タブが開き、Zoho Storesのページが表示されます。


  4. [担当者/アドオンをアップグレードする]をクリックします。


  5. [Zoho Deskのサブスクリプションの管理]ページで、部門のアドオンの必要数を選択します(最大450件)。
  6. [続ける]をクリックし、注文を確定します。


 

メモアドオンのアップグレードページの[追加後]には、アカウント内の部門数の合計が表示されます。これは、既存の部門数(有効な部門のみ)と、アドオンとして追加購入した部門数の合計数です。


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