Zoho CRMブロック

Zoho CRMブロック


Zoho CRMブロックは、連携ブロックの1種です。連携ブロック（旧システムブロック）とは、自動ガイドボットの処理の流れであるフローを組み立てる上で、特定のサービスとの間でデータを送受信するための要素です。主要なサービスとすぐに連携できるようにあらかじめ用意されていて、何度でも使用できます。自動ガイドボットのフローにおいて、Webhookを通じてデータを取得するための設定をはじめから行う手間を省くことが可能です。連携ブロックを使用することで、対象のサービスから取得したデータを自動ガイドボットで表示したり、自動ガイドボットで受信した情報を対象のサービスに登録したりできます。
                                                                                                                         

連携ブロックを使用するメリット  

連携ブロックを使用する主なメリットは、以下のとおりです。
  1. Webhookに関する複雑な設定を回避できる
  2. 技術的な知識がなくても簡単に設定できる
  3. 必要に応じて何度でも使用できる
  4. 自動ガイドボットのフローの作成画面ですぐに使用できる 

Zoho CRMとは

Zoho CRMとは、クラウド型の顧客関係管理（CRM）サービスです。見込み客や顧客に関する情報の管理、業務フローの自動化など、組織の営業活動の効率化を図るためのさまざまな機能が用意されています。
  

自動ガイドボットで使用可能なZoho CRMブロック

Zoho CRMブロックを使用することで、自動ガイドボットのフロー内においてZoho CRMに関する操作を直接行うことができます。使用できるZoho CRMブロックは、以下のとおりです。

ブロック
機能の内容
必須項目
使用例
見込み客の作成
Zoho CRMで新しい見込み客のデータを作成します。
レイアウトのカスタマイズで設定されている必須項目によって異なります。
見込み客が興味を示した際に、このブロックを使用してZoho CRM内に見込み客のデータを新しく作成できます。
見込み客の変換
既存の見込み客を連絡先に変換します。
見込み客ID
営業パイプラインにおいて見込み客が要件を満たした際に、このブロックを使用して該当の見込み客を連絡先に変換できます。
データの作成
Zoho CRMの任意のタブ内でデータを作成します。
レイアウトのカスタマイズで設定されている必須項目によって異なります。
見込み客に対してフォローアップが必要な際に、このブロックを使用してフォローアップ活動に関する新しいデータを作成できます。
 
                                                                                                                        

Zoho CRMブロックの設定

Zoho CRMブロックの設定方法は、上記のすべてのブロックにおいて共通しています。設定するには、以下の手順を実行します。

Zoho CRMブロック

Zoho CRMブロックを使用するには
  1. 自動ガイドボットのフローの設計画面で、Zoho CRMブロックを追加して［今すぐ認証する］をクリックします。
  2. Zohoサービスの認証ページが表示されます。
  3. 自動ガイドボットによるZoho CRMへのアクセスを許可します。
  4. 認証が完了すると、自動ガイドボットとZoho CRMの連携が行われます。
  5. ブロック名を入力します。
  6. データを作成／更新するタブを選択します。
  7. データの作成／更新に使用するレイアウトを選択します。
メモ
見込み客の作成のブロックの場合、見込み客のデータは常に［見込み客］タブに作成されます。そのため、タブを選択する必要はありません。 
                                                                                                             
                                                                                                                        
                                                                                                                        
 

入力変数の関連付け  

入力変数の関連付けを設定することで、ボットの利用者によって入力／選択された値をZoho CRMに登録できます。設定するにあたって、自動ガイドボットの変数とZoho CRMの変数を関連付けます。

入力変数の関連付けを設定するには
  1. ［項目の変数］の項目でZoho CRMの項目の変数を選択し、［フローの変数］の項目で自動ガイドボットの変数を選択します。以下は、データの作成のブロックを使用してZoho CRMの［連絡先］タブにデータを追加するように設定する場合の例です。
    1. メールアドレスの項目を顧客のメールアドレスに関連付けます。
    2. 利用者とのやりとりから名を取得し、項目に関連付けます。
    3. 姓を収集し、Zoho CRMの連絡先の姓として使用します。
メモ
処理の内容に応じて、一部の入力変数の関連付けが必須となります。 
                                                                                                                                                                              
 

出力変数の関連付け  

出力変数の関連付けを設定することで、Zoho CRMで行われた更新情報を自動ガイドボットに反映させることができます。自動ガイドボットのフロー内において、最新のステータスや関連情報を表示するのに役立ちます。

出力変数の関連付けを設定するには
  1. ［項目の変数］の項目で、Zoho CRMの変数を選択します。例：RecordId（データID）。
    1. 選択した内容に応じて、［フローの変数］の内容が自動で選択されます。                                                                                                                       

保存と適用  

  1. 内容を確認した後、［保存する］をクリックします。
  2. 自動ガイドボットのフロー内でブロックのテストを実施し、動作が適切に行われるかどうかを確認します。
  3. 問題がなければ、フローを保存、公開します。
 

連携ブロックの使用に関するヒント  

  1. 認証したZohoアカウントにおいて、設定する操作に関する権限があることを確認してください。
  2. 出力変数を使用することで、処理の失敗に関するデータを検知して通知を送信できます。
  3. わかりやすいように、変数の頭文字にブロック名を追加することをお勧めします。
  4. フローを公開する前に、APIの上限や入力値／出力値に関するエラーがないかどうかを確認してください。