ユーザーグループの追加、管理
ユーザーグループとは、ヘルプセンター利用者（ヘルプセンターを利用する顧客、ヘルプセンターのエンドユーザー）の集まりです。通常、地域や商品といった特定の属性をもとにグループを作成します。グループに対して、付与するアクセス権限を選択することができます。権限に応じて、グループに所属するヘルプセンター利用者が、ナレッジベースやコミュニティなどのヘルプセンターのコンテンツにアクセスすることができます。たとえば、すべてのヘルプセンター利用者を含むグループを追加し、ナレッジベースやコミュニティの特定のカテゴリーへのアクセス権限を付与することができます。非公開のドキュメントや特定のユーザー向けのフォーラムがあり、特定のヘルプセンター利用者だけを含むグループに対してのみアクセス権限を付与したい場合にとても役立ちます。
メリット
ヘルプセンター利用者をグループ化することのメリットは、以下のとおりです。
- ナレッジベースの記事への詳細なアクセス権限を、グループ単位で柔軟に設定することができます。これにより、特定のグループに対してのみ記事を公開したり、非公開にしたりできます。
- 特定のグループのユーザーだけが参加できる、非公開のオンラインコミュニティを構築できます。
- グループのユーザーに適切なラベルを関連付けることで、コミュニティでユーザーを分類したり、識別したりすることができます。
- ユーザーグループ機能は、無料プランでは利用できません。
- ヘルプセンターごとに、最大200件までグループを追加できます。
- 各グループに対して、最大2,000人までヘルプセンター利用者を関連付けることができます。
- 各ナレッジベース、コミュニティのフォルダーごとに、最大30件までグループを追加できます。
グループの追加
グループは簡単に追加できます。主な手順は2つあります。最初に、作成するグループ名を入力し、グループのロゴをアップロードします。次に、ヘルプセンター利用者をグループに追加します。以下の手順でグループを追加できます：
- 上部のバーの設定アイコン（
）をクリックし、［経路］の欄にある［ヘルプセンター］をクリックします。
- グループを追加するヘルプセンターを選択します。
- ［ヘルプセンター］サブメニューからユーザーグループを選択します。
- ユーザーグループ画面で、［グループを追加する］をクリックします。
- ［各種設定］タブで、以下の手順を実施します：
- グループの表示画像をアップロードします。
メモ：1MB未満のJPG、PNG、GIF形式の画像ファイルのみアップロードできます。 - グループの名前を入力します。
- グループに関する簡単な説明を入力します。
- ［保存する］をクリックします。
- ［ユーザー］タブで、以下の手順を実施します：
- 画面右上にある［ユーザーを追加する］をクリックします。
画面の右側に［ユーザーの追加］パネルが表示されます。 - このグループに追加するヘルプセンター利用者を選択します。
ユーザーを検索することもできます。 - ［追加する］をクリックします。
- グループが作成されます。
各グループに表示されるその他アイコン（
）をクリックして、［編集する］をクリックすると、グループの各項目を変更できます。また、［削除する］をクリックすると、グループを削除できます。
設定にあるユーザーのプロフィール画面から、ユーザーをグループに関連付けることもできます（詳細はこちら）。グループからのユーザーの削除
［ユーザー］タブのグループの詳細画面から、グループに登録したヘルプセンター利用者を削除できます。
グループからユーザーを削除するには：
- ユーザーグループの画面で、対象のグループをクリックして詳細を表示します。
- グループの詳細画面で［ユーザー］タブをクリックします。
- ユーザーの画面で、グループから削除するユーザーを選択します。
- 画面上部の［削除する］をクリックします。
- 確認画面で［削除する］をクリックします。
グループ単位での記事へのアクセス権の設定
グループの作成後、グループに対してナレッジベース、カテゴリー、セクション、サブセクションへのアクセス権限を付与することができます。これにより、該当のグループに属するヘルプセンター利用者だけが、それらの記事にアクセスできるようにします。
カテゴリーに対してアクセス権を設定するには（カテゴリー単位）：
- ［ナレッジベース］タブをクリックします。
- 画面左側のメニューで［ナレッジベース管理］をクリックします。
- 画面左側のメニューで［カテゴリー管理］をクリックします。
- グループに表示するカテゴリーにマウスのカーソルを合わせて、編集アイコン（
）をクリックします。
- カテゴリーの編集画面で、［表示権限］のメニューから［グループ］を選択します。
メモ：初期設定では、表示権限は［なし］に設定されています。 - カテゴリーに関連付けるグループを選択します。
- ［追加する］をクリックして、［更新する］をクリックします。
カテゴリー内のすべての記事の表示権限は、［登録ユーザー］に設定されます。また、カテゴリーの記事はグループに属するヘルプセンター利用者にのみ表示されるようになります。
セクション、またはサブセクションに対してアクセス権限を設定するには（子レベル）：
- ［ナレッジベース］タブをクリックします。
- 画面左側のメニューで［ナレッジベース管理］をクリックします。
- 画面左側のメニューで［カテゴリー管理］をクリックします。
- 対象のカテゴリーをクリックして、セクションに移動します。
- 対象のセクション、またはサブセクションのその他アイコン（
- セクションの編集画面で、［表示権限］のメニューから［グループ］を選択します。
メモ：初期設定では、表示権限は［なし］に設定されています。 - セクションに関連付けるグループを選択します。
- ［追加する］をクリックして、［更新する］をクリックします。
セクション内のすべての記事の表示権限は、［登録ユーザー］に設定されます。また、セクションの記事はグループに属するヘルプセンター利用者にのみ表示されるようになります。
カテゴリー／セクションの表示権限を［グループ］から［なし］に変更しても、カテゴリー／セクション内の各記事に対して設定されたアクセス権限は元に戻りません。グループ単位でのコミュニティへのアクセス権の設定
グループの作成後、グループに対してコミュニティのカテゴリーへのアクセス権限を付与することができます。これにより、該当のグループに属するヘルプセンター利用者だけが、カテゴリー内のフォーラムへの投稿にアクセスできるようにします。ナレッジベースとは異なり、グループを追加できるのは最上位のカテゴリーのみです。カテゴリー内の個々のフォーラムには追加できないのでご注意ください。
コミュニティのカテゴリーに対してアクセス権を設定するには（カテゴリー単位）：
- 上部のバーの設定アイコン（
カテゴリー画面に移動します。 - グループに表示するカテゴリーにマウスのカーソルを合わせて、編集アイコン（
- カテゴリーの編集画面で、［表示権限］のドロップダウンメニューから［非公開］を選択します。
- ［+ グループを追加する］をクリックして、カテゴリーに関連付けるグループを選択します。
- ［保存する］をクリックします。
メモ：グループに属していないカテゴリーの既存のフォロワーは、すべて削除されます。 - 確認画面で［OK］をクリックします。
このカテゴリーのトピックと、カテゴリーに関連するフォーラムは、指定したグループにのみ表示されます。
グループユーザーへのラベルの関連付け
ラベルを関連付けるには：
- 上部のバーの設定アイコン（
- ラベルを関連付けるヘルプセンターを選択します。
- 左パネルからユーザーグループを選択します。
- ユーザーグループの一覧の画面で、対象のグループをクリックして詳細を表示します。
- グループの詳細画面で［ユーザー］タブをクリックします。
- ユーザーの画面で、ラベルに関連付けるユーザーを選択します。
- ［ラベルを関連付ける］をクリックします。
- ラベルの一覧から、ユーザーに関連付けるラベルを選択します。
メモ：一度に最大5件までラベルを関連付けることができます。 - ［関連付ける］をクリックします。
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