ナレッジベースのカテゴリーにおける記事のチェック担当者の追加

ナレッジベースのカテゴリーにおける記事のチェック担当者の追加

記事の作成／更新／公開において、記事の設定や内容のチェックは、重要で欠かせないプロセスです。記事の水準を保つには、作成／更新された記事を公開前にチェックする必要があります。 

Zoho Deskのナレッジベースには、記事のチェック機能があります。カテゴリーで記事のチェック機能が有効になっている場合、記事の執筆者は、記事の編集画面からチェック担当者（校正者、レビュアー）に対してチェックの申請（依頼）を送信できます。チェック担当者は、通知メール内のリンクから記事を開いて、必要に応じて記事の確認、修正、公開を行うことが可能です。
記事のチェックにおいて、チェック担当者は以下の点を確認することが推奨されます。
  1. 長文記事の場合、目次が設定されている
  2. 検索エンジン用の設定（SEOの設定）が追加されている
  3. 記事の担当者が適切に設定されている
  4. 記事のカテゴリー／セクションが適切に設定されている
  5. 記事に対するURLが適切に設定されている
  6. 記事のタイトルや本文の内容や形式が組織の基準を満たしている 
記事のチェック機能を活用して、記事の設定や内容を適切に整えることにより、顧客に対して信頼性が高い情報をより効果的に発信できます。また、ブランドのイメージを維持／向上することが可能です。 
チェックの申請から記事の公開までの流れは次の通りです。1. 担当者が記事を作成／更新します。2. 担当者が記事のチェックを申請します。3. チェック担当者宛てにメール通知が送信されます。4. チェック担当者が記事を確認し、必要に応じて修正します。5. チェック担当者が記事を公開します。


メモ
メモ：
  1. Zoho Deskのナレッジベース内で記事のチェックを申請（依頼）するには、対象のカテゴリーで［記事のチェック］の設定が有効になっている必要があります。
  1. チェック担当者は、ナレッジベースのカテゴリーごとに設定可能です。記事ごとに異なるチェック担当者を設定することはできません。
    たとえば、カテゴリー「zPad」とカテゴリー「zPhone」のチェック担当者には、互いに異なるユーザーを設定できますが、カテゴリー「zPad」内で記事ごとにチェック担当者を変えることはできません。 
  2. カテゴリーのチェック担当者には、そのカテゴリーの［メインの部門］に所属している担当者のみを設定できます。記事のチェックが申請されると、チェック担当者に対してメール通知が送信されます。
    チェック担当者として、カテゴリーの［関連部門］に所属する担当者を設定することはできません。  
  3. カテゴリーには、チェック担当者を50人まで追加できます。
  4. ［ナレッジベース］タブの権限設定で［管理者権限］を付与されているユーザーは、ナレッジベース内で［チェック］タブのみにアクセスできます。  
  5. ［記事のチェック］の設定を有効にすると、チェック担当者のみがチェック完了後に記事を公開できるようになります。

記事のチェックの有効化

  1. ［ナレッジベース］タブ→［ナレッジベース管理］→［カテゴリー管理］に移動します。
  2. 対象のカテゴリーの欄で編集アイコンをクリックします。
  3. ［記事のチェック］の切り替えボタンをクリックして設定を有効にし、チェック担当者を追加します。
  4. ［保存する］をクリックします。


メモ
メモ：
［関連部門］が設定されているカテゴリーでは、［記事のチェック］の設定を有効にすることはできません。カテゴリーと関連部門との関連付けを解除すると、［記事のチェック］の設定を有効にできるようになります。

記事のチェックの申請

記事のチェックを申請するには、記事の編集画面で［チェックを申請する］をクリックします。

記事のチェック

記事のチェックが申請されると、対象の記事のリンクが記載されたメール通知がチェック担当者宛てに自動で送信されます。



チェックの申請についてのメール通知は、すべてのチェック担当者に対して送信されます。特定のチェック担当者に対してのみチェックを申請することはできません。
チェック担当者は、記事の一覧ページで［チェック］タブに移動すると、チェック待ちの記事を一覧表示できます。一覧で対象の記事をクリックすると、記事の詳細ページを開いて記事のチェックを行うことができます。


チェック担当者は、記事の編集画面で［公開する］をクリックすると記事を公開できます。
メモ
メモ：チェック担当者は、記事の一覧ページから複数の記事を選択して、一括で公開することもできます。