問い合わせのタグの使用

Zoho Deskの［問い合わせ］タブでは、問い合わせにタグを設定できます（タグとは、キーワードによって問い合わせをグループ化するためのものです）。タグを設定すると、特定のタグが設定された問い合わせのみをまとめて表示したり、処理したりすることが可能です。

たとえば、複数の問い合わせに「返品」というタグを設定すると、「返品」というタグが設定されている問い合わせのみを一覧表示できます。また、「返品」というタグが設定された問い合わせにまとめて返信することも可能です。さらに、タグは、自動処理の実行やレポートの表示において、データの抽出条件としても使用できます。

タグの作成と使用

Zoho Deskでは、部門ごとにタグを作成して使用できます。問い合わせの内容に応じてさまざまなタグを作成することが可能です。タグを使用して問い合わせの特徴を明らかにし、分類することで、問い合わせの適切な優先順位付け、効果的な割り当て、内容の明確化が可能です。

タグは、問い合わせの詳細ページから作成できます。タグの設定欄にタグ名（例：「返金」、「返品」、「初期不良」など）を入力するだけで、新しいタグをかんたんに作成し、問い合わせに関連付けることが可能です。

また、タグを追加する際に、タグの設定欄で既存のタグ名の一部を入力することで、既存のタグを選択して問い合わせに関連付けることもできます。

たとえば、問い合わせに「注文キャンセル」というタグを追加したいとします。タグの設定欄に「注文」と入力すると、「注文」から始まる既存のタグが一覧表示されます（例：「注文キャンセル」、「注文エラー」、「注文確認」）。タグ名を最後まで入力しなくても、表示された一覧から対象のタグを選択するだけで、すばやく設定できます。また、類似した問い合わせに同一のタグを正しく設定することが可能です。

タグを作成して使用するには

画面上部のメニューで［問い合わせ］タブを選択し、対象の問い合わせをクリックして詳細ページを開きます。
問い合わせの詳細ページで、画面左側に表示されている［タグ］の設定欄をクリックします。
または、キーボードで［Shift］キーと［T］を同時に押します。
タグ名を入力します。
入力すると、類似する既存タグの一覧が表示されます。既存タグを関連付ける場合は、表示された一覧で対象の既存タグを選択します。
新しいタグを作成して関連付ける場合は、タグ名を入力し、［Enter］キーを押します。

メモ：

各タグの文字数は、50文字以下にする必要があります。
タグには、半角英数字（a-zおよび0-9）のみ使用できます。特殊文字は使用できません。
タグは、3文字以上入力されている場合にのみ保存できます。

タグの編集

タグは、適切に利用すれば業務効率化に役立ちます。一方、同じ問い合わせや類似した問い合わせに対して複数のタグが作成されているなど、タグが適切に管理されていない場合、混乱につながる可能性があります。タグを定期的に見直し、適切に管理することで、タグの有効活用や適切な利用が可能です。タグを編集すると、タグ名を変更したり、対象のタグを別のタグに統合したりすることができます。

新しいタグ名

既存のタグに新しい名前（既存のタグと重複しない名前）を設定すると、対象のタグが設定されているすべての問い合わせでタグ名が更新されます（スパムの問い合わせ、アーカイブ済みの問い合わせ、ごみ箱にある問い合わせも含みます）。対象のタグが、一覧やレポートの抽出条件、または自動処理の実行条件などに使用されている場合、条件内のタグ名前も一緒に更新されます（そのため、抽出処理や自動処理の実行には影響しません）。

既存のタグ名

タグに既存の名前（既存のタグと重複する名前）を設定しようとすると、変更対象のタグを既存のタグに統合するためのチェックボックスが表示されます。このチェックボックスを選択して変更を保存すると、名前を変更したタグは既存のタグに統合され、既存のタグと同じ1つのタグとして処理されるようになります。たとえば、「解約希望」というタグの名前を、既存のタグと同じ名前である「解約」に変更すると、「解約希望」というタグは「解約」という既存のタグに統合されます。

タグを編集するには

［問い合わせ］タブに移動します。
問い合わせの一覧ページの画面左側のメニューで、下部に表示されている［タグ］をクリックします。
［最近のタグ］または［すべてのタグ］の欄で、編集するタグにカーソルを合わせます。
［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、［編集する］をクリックします。
タグの編集画面で、タグ名を入力します。
既存のタグ名を入力した場合、編集内容を保存するには、タグを統合する設定を有効にします。
［保存する］をクリックします。

タグの削除

不要になったタグは、必要に応じて削除できます。タグを削除すると、タグが設定されていたすべての問い合わせからも対象のタグが削除されます（スパムの問い合わせ、アーカイブ済みの問い合わせ、ごみ箱にある問い合わせも含みます）。削除されたタグが独自のデータ一覧（カスタムビュー）、レポート、自動処理のルールの設定に使用されている場合、該当の機能は正常に動作しなくなりますのでご注意ください。

タグを削除するには

［問い合わせ］タブに移動し、画面左側のメニューで下部に表示されている［タグ］をクリックします。［すべてのタグ］に移動します。
削除したいタグの上にカーソルを合わせて、［…］（その他の操作）アイコンをクリックします。
表示されたメニューで［削除する］をクリックします。
確認画面が表示されます。削除する場合は、［削除する］をクリックします。

タグの一覧表示

［問い合わせ］タブの画面左側のメニューで［タグ］欄にアクセスすると、部門内のすべてのタグを一覧表示できます。タグ名の隣には、該当のタグが関連付けられている問い合わせの件数が表示されます。この情報をもとに、使用頻度の高いタグや、問い合わせ内容の傾向を分析し、問い合わせの優先順位を見極めることができます。

タグの一覧を表示するには

画面上部のメニューで［問い合わせ］タブをクリックします。
問い合わせの一覧ページの画面左側のメニューで、下部に表示されている［タグ］をクリックします。
画面左側のメニューの［最近のタグ］の欄には、Zoho Deskに最近追加されたタグが5件まで表示されます。
［すべてのタグ］の欄には、登録されているすべてのタグが表示されます。この一覧では、使用回数が多いタグが上部に表示されます。画面左側のメニューでタグをクリックすると、対象のタグに関連する問い合わせを表示できます。