問い合わせへのコメントの一括追加
Zoho Deskでは、問い合わせにコメントを追加できます。問い合わせについて担当者同士で連絡したり、情報を共有したりすることが可能です。コメントを追加する際には、すべての担当者に向けてコメントを公開したり、公開先の担当者を指定したりできます。コメントの公開先の担当者を指定することで、関係者間で問い合わせの対応をすばやく進めることが可能です。このように、コメント機能を活用することで担当者間で情報を共有し、対応業務を円滑に行うことができます。
また、Zoho Deskでは、複数の問い合わせに同一のコメントを一括追加することもできます。同じ情報を繰り返し追加する手間を省くのに役立ちます。関連する問い合わせに同一のコメントを一括して追加することで、情報の一貫性を保ち、該当の問い合わせに関して担当者間で情報を適切に共有することが可能です。
利用条件
必要な権限 問い合わせにコメントを一括追加するには、一括コメントの権限が必要です。管理者権限を持つユーザーは、他のユーザーに対して一括コメントの権限を有効にすることができます。
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たとえば、複数の顧客から同じ問題に関する問い合わせを受け取ったとします。問い合わせについて他のチームの担当者にエスカレーションが必要な場合、1件ずつすべての問い合わせに同じコメントを追加するのは手間がかかります。この場合、コメントの一括追加機能を利用することで、関連する問い合わせに対して同じコメントを一括して追加できます。問い合わせの状況や参考情報をコメントとして一括追加することで、同じ情報を入力する手間を省き、対応をすばやく進めることが可能です。
コメントの一括追加の権限の設定
初期設定では、管理者に対してのみコメントの一括追加の権限が有効になっています。管理者は、必要に応じて他のユーザーに対してコメントの一括追加を有効にできます。なお、コメントの一括追加に関する権限の設定は組織単位で行う必要があります。
コメントの一括追加の権限を設定するには
- 画面右上の設定アイコンをクリックし、［ユーザー管理］→［権限］の順に移動します。
- 対象の権限を選択します。
- ［問い合わせの権限］の欄で、［一括コメント］の切り替えボタンを有効にします。
コメントを一括追加するには
- 画面上部のメニューで［問い合わせ］タブをクリックします。
- 対象の問い合わせにカーソルを合わせ、チェックボックスを選択します。
- 画面上部の［コメント］をクリックします。
- コメントの追加画面で、コメントの内容を入力します。
- 必要に応じてコメントの公開設定を有効にし、［コメント］ボタンをクリックします。
メモ：
- アクセス権限のある問い合わせに対してのみコメントを追加できます。
- ブループリントによって制限が適用されている場合、遷移画面内でのみ問い合わせに関する操作や処理を実施できます。そのため、ブループリントによる制限が適用されている問い合わせに対して、コメントを一括追加することはできません。
- 一括追加の操作を実施した後、対象の問い合わせに対してコメントが順次追加されます。
- 一括コメントにおいて添付可能なファイル数の上限は、10件です。