顧客にメールを送信して問い合わせを作成する

Zoho Deskでは、問い合わせの作成画面から顧客に対してメールを送信できます。つまり、顧客からの受信メールに返信できるだけでなく、組織側からの送信メールによって顧客とのやりとりを開始することが可能です。

メールは、問い合わせの作成画面から送信できます。メールを送信すると、関連する問い合わせが自動で作成されます。その後、［問い合わせ］タブでは、送信メールに関する情報を参照、管理することが可能です。

たとえば、電話やチャットを通じてすでに解決した問い合わせについて、メールで確認したい事柄がある場合、組織側から顧客に対してメールを送信することで、新たなやりとりを開始できます。メールを送信すると、送信メールに関連する問い合わせが新たに作成されます。

また、メールは、組織から顧客に対して積極的に情報発信や働きかけを行いたい場合にも送信できます。たとえば、季節の挨拶メール、販促メール、フォローアップメール、ニュースレターなどを送信することが可能です。

利用条件

必要な権限
・［サポートの経路］の管理者権限を持つユーザーは、部門ごとにメールの送信機能を有効にすることが可能です。
・［メールの送信］と［問い合わせの作成］の権限を持つユーザーは、連絡先に対してメールを送信し、問い合わせを作成できます。
各プランの機能と制限を確認する

メール送信の権限の有効化

管理者は、特定の部門の担当者に対して、連絡先へのメール送信の権限を有効できます。一方、組織側からのメール送信によって顧客とのやりとりを開始できないようにしたい場合、管理者は、該当の部門に対してメール送信の権限を無効にすることが可能です。

メール送信機能を有効化にするには

画面右上の（設定）アイコンをクリックし、［カスタマイズ］の欄にある［一般設定］をクリックします。
［メールで送信する］設定の切り替えボタンをクリックして有効にします。
対象の部門を選択して、［保存する］をクリックします。

メール送信と問い合わせの作成

メールの送信手順は、問い合わせを手動で作成する手順と途中までは同じです。既存の連絡先を宛先とする場合、問い合わせの作成画面で連絡先を選択すると連絡先情報（メールアドレス）が該当のデータから取得されます。新規の連絡先を宛先とする場合、問い合わせの作成画面で連絡先名とメールアドレスを入力することで［連絡先］タブに新しいデータを作成できます。

メモ：

メールの受信者は、問い合わせの作成について通知されません。
送信メールの本文には、部門の署名が追加されます。署名は削除することも可能です。
送信メールのCCには、最大20件の連絡先を追加できます。
送信メールにBCCを追加することはできません。

メールを送信して問い合わせを作成するには

［問い合わせ］タブに移動し、上部メニューから［］（問い合わせを追加する）アイコンをクリックします。
問い合わせの追加画面で、対象の連絡先を選択し、その他の必要な項目を入力します。
［件名］と［説明］の項目を入力します。
必要に応じて、クラウドストレージやコンピューターから添付ファイルをアップロードします。
［メールで送信する］をクリックします。
送信ページで、以下の手順を実施します。

必要に応じて、CCやBCCも入力します。
テンプレートや定型文を使用する場合は、テンプレートアイコンまたは定型文アイコンをクリックします。
一覧からテンプレートまたは定型文を選択します。
メール本文を確認して、必要に応じて変更を行います。
［送信する］をクリックします。
メールが送信され、問い合わせのデータが作成されます。