保険業界では、顧客に正確で完全な情報を入力してもらうことが極めて重要です。入力された情報に誤りや漏れがあると、書類の処理に時間がかかったり問題が生じたりする原因になります。 

ABC生命保険会社では、家族向けの新しい保険商品として、最大4人の保険受取人を指定できる保険を発売しました。この保険の申し込みは、ABC社のヘルプセンターにある問い合わせフォームから受け付けています。この保険契約には、保険受取人の人数や必要書類などの事項についていくつかの要件が明確に定義されています。 

ところが、申込書を確認していた担当者は、要件を満たしていない申込者が多いことに気づきました。入力された情報に誤りや漏れがあり、保険の契約処理をスムーズに進めることができなくなっていました。 

ABC社では、Zoho Deskを利用してヘルプセンターを運用／管理しています。このため、設定の［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］から入力規則を作成できます。入力規則とは、データの入力時に項目値をチェックできるようにあらかじめ設定しておく検証ルールです。入力規則を設定しておくと、入力時に項目値をチェックし、チェックに合格したデータのみをシステムに登録することができます。

入力規則を作成して、受取人の人数が最大人数を超えている場合に、注意メッセージを表示するようにします。これにより、申込者に正しい情報の入力を促し、保険契約の要件を満たす問い合わせのみを受け付けることができます。