正確なデータの入力に役立つ入力規則
保険業界では、顧客に正確で完全な情報を入力してもらうことが極めて重要です。入力された情報に誤りや漏れがあると、書類の処理に時間がかかったり問題が生じたりする原因になります。
問題の例
ABC生命保険会社では、家族向けの新しい保険商品として、最大4人の保険受取人を指定できる保険を発売しました。この保険の申し込みは、ABC社のヘルプセンターにある問い合わせフォームから受け付けています。この保険契約には、保険受取人の人数や必要書類などの事項についていくつかの要件が明確に定義されています。
ところが、申込書を確認していた担当者は、要件を満たしていない申込者が多いことに気づきました。入力された情報に誤りや漏れがあり、保険の契約処理をスムーズに進めることができなくなっていました。
担当者が申込書の確認に余計な時間を取られるため、全体の効率が低下し、保険契約の処理に遅れが生じています。
解決方法
ABC社では、Zoho Deskを利用してヘルプセンターを運用／管理しています。このため、設定の［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］から入力規則を作成できます。入力規則とは、データの入力時に項目値をチェックできるようにあらかじめ設定しておく検証ルールです。入力規則を設定しておくと、入力時に項目値をチェックし、チェックに合格したデータのみをシステムに登録することができます。
入力規則を作成して、受取人の人数が最大人数を超えている場合に、注意メッセージを表示するようにします。これにより、申込者に正しい情報の入力を促し、保険契約の要件を満たす問い合わせのみを受け付けることができます。
メモ：この入力規則を適用するには、レイアウトを作成するときに、受取人の人数を入力する項目に整数項目を選択します。
入力規則を作成するには
- ［設定］→［カスタマイズ］→［レイアウトと項目］→［入力規則］に移動します。
- ［入力規則］のページで、画面上部にある選択リストを使用して、対象のタブと部門を選択し、［ルールを作成する］をクリックします。
- 新しい入力規則のポップアップ画面で、フォームのレイアウトと、検証対象の項目を指定します。
- ［次へ］をクリックします。
- 新しい入力規則の作成画面で、［設定を追加する］をクリックします。
- 検証条件を設定します。
- ［完了する］をクリックします。
- 注意メッセージを設定します。
- ［ヘルプセンターに適用する］チェックボックスを選択します。
- ［保存する］をクリックします。
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