120日間連続で使用されていない未払いのユーザーアカウントは、Zohoのサービス規約（休眠ユーザーアカウントに関するポリシー）に基づいて削除されます。アカウントの削除時には、該当のユーザーアカウントに関連付けられているすべてのデータが削除されます。なお、アカウントの削除とデータの任意によるバックアップについては、事前に通知が送信されます。このデータの削除に関するポリシーは、すべてのZohoサービスまたは一部のZohoサービスに対して適用されます。ただし、アカウントの休眠期間は、サービスごとに個別に計算されます。つまり、あるZohoサービスの休眠状態は、別のZohoサービスの使用によっては解消されません。アカウントのユーザーが複数いる場合、いずれかのユーザーが使用していれば、該当のアカウントは休眠状態とみなされません。

休眠ユーザーアカウントに関するポリシーについてはサービス規約を、情報の保管に関するポリシーについてはプライバシーポリシーをご参照ください。    

アカウント内のデータは、ユーザーがZohoサービスを利用することを選択している限り保管されます。Zohoサービスのアカウントを削除すると、アカウントのデータは6か月ごとに実施される次回の定期クリーンアップ時に有効なデータベースから削除されます。有効なデータベースから削除されたデータは、3か月後にバックアップ用のサーバーからも削除されます。

有効なデータベースからデータが消去されると、以下の期間中はバックアップ用のサーバーにデータが保管されます。  

データの種類	起点	留保期間	有効なデータベースでの保管期間  （合計日数）	バックアップ用のサーバーでの保管期間
タブのデータ	削除操作（ごみ箱への移動）	60日間（ごみ箱）	60日間	90日間（ごみ箱から削除後）
タブのデータ	ごみ箱からの削除操作	なし	24時間	90日間
設定のデータ	削除操作	なし	なし（即時削除）	90日間
設定のデータ	削除操作	なし	なし（即時削除）	90日間
操作履歴	削除操作	なし	2年間	90日間
バックアップファイル	削除操作	なし	7日間	90日間
ポータル	即時削除の申請	なし	30日間	90日間
ポータル	Zoho Deskアカウントの削除申請	120日間（無効）	180日間	90日間
ポータル	使用されていない状態	120日間（無効）	180日間	90日間
ポータル	データセンターの移行	30日間（無効）	30日間	90日間
Zoho Deskのアプリとアクセスの履歴	内部情報。スケジュール処理	なし	90日間	なし
Zoho Deskの操作履歴の保管	内部情報。スケジュール処理	なし	20日間	なし
Zoho Deskの管理操作の履歴	管理ツールによる操作	なし	20日間	なし

連携先のサービスに送信されたデータは削除できません。別のサービスに送信されると、Zohoではデータを一切管理できなくなります。Zohoが削除できるのは、Zohoサービス内に保管されている連携の詳細情報のみです。