データ共有ルールの設定

データ共有ルールの設定

データ共有ルールを利用すると、Zoho Deskの各タブのデータを、データの担当者とその上司に対してのみ共有するか、すべてのユーザーに対して共有するかを指定できます。データ共有ルールを設定するメリットは以下のとおりです。
  1. セキュリティとプライバシーの保護：個人情報や機密情報を含むタブにおいては、データへのアクセスを担当者とその上司のみに制限することで、セキュリティやプライバシーを保護できます。一般データ保護規則（GDPR）や米国における医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）などのプライバシー保護法への準拠にも役立ちます。
  2. カスタマイズ性の向上：組織の利用状況に合わせた共有設定が可能です。
  3. 共同作業の円滑化：セキュリティやプライバシーを保護しつつ円滑な共同作業が可能です。
利用条件
Info 必要な権限
管理者の権限を持つユーザーは、初期設定でデータ共有ルールの設定を行うことができます。
また、担当者がデータ共有ルールの設定を行うには、権限設定において、担当者の［権限の管理］の設定が有効になっている必要があります。
各機能プランの機能と制限を確認する

データ共有ルールでは、各タブに対して以下のいずれかの共有設定を選択できます。
  • ［非公開］：データの担当者と、その上司だけがデータを表示できます。たとえば、［問い合わせ］タブを［非公開］に設定すると、問い合わせの担当者とその上司だけが問い合わせを表示、編集、削除できます。
  • ［公開（表示のみ）］：すべてのユーザーがタブ内のすべてのデータを表示できます。ただし、データの編集や削除は、データの担当者のみが実行可能です。たとえば、［問い合わせ］タブに対して［公開（表示のみ）］を設定すると、すべてのユーザーがすべての問い合わせを表示できます。ただし、編集や削除は、該当の問い合わせの担当者のみが実行できます。
  • ［公開（表示／編集／削除）］：すべてのユーザーがタブ内のすべてのデータを表示、編集、削除できます。たとえば、［問い合わせ］タブに対して［公開（表示／編集／削除）］を設定すると、組織内のすべてのユーザーがすべての問い合わせを表示、編集、削除できます。
このように、データ共有ルールを利用すると、タブごとにデータの共有範囲を設定できます。必要に応じて、すべてのユーザーに対してアクセスを許可することで、組織内での情報共有や連携を迅速化し、サポート業務の効率を向上することが可能です。

主な機能
  • 初期設定では、すべてのタブで公開範囲は 非公開 に設定されています。
  • 組織全体の権限が公開（表示／編集／削除） として設定されている場合、すべてのメンバーがすべてのユーザーのデータにアクセス／更新できます。この場合、役職の階層は適用されません。
  • 組織全体の権限が 公開（表示のみ）として設定されている場合、すべてのメンバーが他のユーザーのデータを表示できます。この場合、担当者以外のユーザーはデータを編集できません。
  • 組織全体の権限が 非公開 に設定されている場合、「役職の階層」が適用されます。
  • インポート履歴では、自分と自分の部下（いれば）のデータがいつでも表示できます。
  • データを表示できる場合は、データに関連付けられているすべての添付ファイル、コメント、工数にアクセスできます。

初期設定の権限を管理するには：
  1. 画面右上の  （設定）アイコンをクリックし、設定画面で ［ユーザー管理］ の欄にある［データ共有］ をクリックします。
  2. データ共有の設定画面で、 ［編集する］ をクリックします。
  3. 権限の設定画面で、タブへの ［アクセス権限］ を次のいずれかに更新します。
    • 非公開
    • 公開（表示のみ）
    • 公開（表示／編集／削除）
  4. ［更新する］ をクリックします。 
Notes
メモ：
  • データ共有の権限は、チャット、ソーシャル、コミュニティ、レポート、ダッシュボードなどのタブには設定できません。