データ共有ルールの設定

データ共有ルールを使用すると、管理者は、問い合わせ、取引先、連絡先などの各タブのデータを、組織内の誰が表示または操作できるかを設定できます。

タブごとに異なるアクセス権限を設定できます。これにより、組織のコンプライアンスとセキュリティを強化することが可能です。たとえば、［問い合わせ］タブが［非公開］に設定されている場合、各問い合わせの担当者、その上位の役職者、管理者権限を持つユーザーのみが各問い合わせを表示できます。

データ共有ルールには、次の利点があります。

セキュリティの強化：データ共有ルールを利用すると、機密情報を含むデータへのアクセスを制限できます。権限を持つユーザーだけがタブの内の特定のデータを表示または編集できるように設定することが可能です。
プライバシーの保護：データへのアクセスを制限することで、顧客のプライバシーを保護できます。一般データ保護規則（GDPR）や米国における医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）などのプライバシー保護法への準拠にも役立ちます。
カスタマイズ性の向上：組織の業務手順やセキュリティ要件に合わせてアクセス権限を設定できます。これにより、データ漏えいやセキュリティ上の問題を防止できます。
共同作業の円滑化：セキュリティやプライバシーを保護しつつ円滑な共同作業が可能です。

利用条件

必要な権限
管理者の権限を持つユーザーは、初期設定でデータ共有ルールの設定を行うことができます。
担当者がデータ共有ルールの設定を行うには、権限設定において、担当者の［権限の管理］の設定が有効になっている必要があります。
各プランの機能と制限を確認する

データ共有ルールで設定できるアクセス権限

データ共有ルールを設定すると、タブごとに異なるアクセス権限を設定できます。ユーザーがデータをどのように表示し、操作できるかを設定することが可能です。データ共有ルールでは、次のアクセス権限を選択できます。

非公開：データの担当者とその上位の役職者は、データを表示できます。管理者は、部門内のすべてのデータを表示できます。たとえば、問い合わせタブで非公開アクセスを設定すると、問い合わせの担当者、その上位の役職者、管理者は問い合わせに対するすべての操作を実行できます。

システム管理者の権限：例外的な動作

問い合わせタブを含むすべてのタブ（標準タブとカスタムタブ）では、アクセス権限を［非公開］に設定していても、システム管理者は部門内のすべての問い合わせを表示できます。この場合は、役職の階層に基づくアクセス制限よりも、データ共有ルールが優先されます。

たとえば、役職の階層が「サポートマネージャー > サポート担当者 > 研修中の担当者」の場合でも、管理者権限を持つサポート担当者は部門内のすべての問い合わせを表示できます。

これは、管理者がSLA違反の管理、顧客への回答内容の確認、業務手順の変更、サービス品質の管理を行う必要があるためです。

［組織内共有（表示のみ）］：すべてのユーザーがタブ内のすべてのデータを表示できます。ただし、データの編集や削除は、データの担当者のみが実行可能です。たとえば、［問い合わせ］タブに対して［組織内共有（表示のみ）］を設定すると、すべてのユーザーがすべての問い合わせを表示できます。ただし、編集や削除は、該当の問い合わせの担当者のみが実行できます。
［組織内共有（表示／編集／削除）］：部門内の他のユーザーは、データの表示、編集、削除を行うことができます。たとえば、［問い合わせ］タブに対して［組織内共有（表示／編集／削除）］を設定すると、部門内のすべてのユーザーがすべての問い合わせを表示、編集、削除できます。

留意事項

初期設定では、すべてのタブで公開範囲は非公開に設定されています。
組織全体の権限が公開（表示／編集／削除）として設定されている場合、すべてのメンバーがすべてのユーザーのデータにアクセス／更新できます。この場合、役職の階層は適用されません。
組織全体の権限が公開（表示のみ）として設定されている場合、すべてのメンバーが他のユーザーのデータを表示できます。この場合、担当者以外のユーザーはデータを編集できません。
組織全体の権限が非公開に設定されている場合、「役職の階層」が適用されます。
インポート履歴では、自分と自分の部下（いれば）のデータがいつでも表示できます。
データを表示できる場合は、データに関連付けられているすべての添付ファイル、コメント、工数にアクセスできます。