ユーザーデータの収集と管理は複雑なプロセスです。アカウント作成時に、特定の情報を必須にするか、任意にするか、あるいは不要とするかを決める必要があります。また、それぞれの情報にどの程度の保護が必要か、ユーザー自身にその情報を編集させるかどうかも判断しなければなりません。とはいえ、最も難しいのは、実際にそのデータを収集することです。

 

例を見てみましょう。

 

すべての従業員について、名前、メールアドレス、シフト情報、緊急連絡先を収集することにしたとします。対応すべき要件がいくつかあります。まず、ユーザーデータストアに、シフト情報と緊急連絡先情報の項目が用意されている必要があります。これらの項目を追加したら、それらを必須にする方法が必要です。必須にするだけでなく、ユーザーの緊急連絡先などの機密情報を暗号化する方法も必要になります。

管理項目は、これらの課題を解決するための機能です。独自の項目を作成・カスタマイズしたり、システム項目の編集権限を変更したりできます。カスタム項目を使用すると、管理画面にあらかじめ用意されている項目だけでは保存できない情報も含め、ユーザー追加時に必要なあらゆる情報を保存できます。

カスタム項目を使用すると、ユーザーのインポートやLDAP同期の際に、関連するデータをすべて取り込むこともできます。既存のユーザーデータストアや LDAP サーバーには、Zoho 管理画面には存在しない項目が含まれている場合があります。これらの項目は、インポートや同期を行う前に管理項目でカスタム項目として追加できます。

名前とメールアドレスの項目は、初期設定で必須となっている項目で、システム項目と呼ばれます。これらの項目はカスタマイズや削除はできませんが、ユーザーが自分の Zoho アカウントからこれらの項目を編集できないように制限することはできます。

たとえば、メールアドレス項目で、ユーザーが自分の個人メールアドレスを更新できないようにすることができます。

電子的保護対象医療情報（ePHI）とは

 

アメリカ合衆国では、電子的保護対象医療情報（ePHI）の管理は、1996 年医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）のセキュリティ規則の対象となります。HIPAA セキュリティ規則は、患者の同意なく機密性の高い健康情報が開示されることを防ぐために制定された連邦法です。電子的保護対象医療情報（ePHI）を扱うすべての組織は、HIPAA の規則に準拠する必要があります。Zoho One では、電子的保護対象医療情報（ePHI）を含むものとしてマークされたカスタム項目は暗号化されます。

HIPAA によると、次のような健康情報の一部が電子的保護対象医療情報（ePHI）に該当します。