Ziaユーティリティ(AIアクション)を使用したよりスマートなワークフローの構築

Ziaユーティリティ(AIアクション)を使用したよりスマートなワークフローの構築

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概要   

Zoho Ziaは、ワークフローの構築を始める際に役立ちます。ワークフローをさらに強化するには、Zoho Ziaユーティリティ(AIアクション)を使用できます。これらのアクションは、テキスト生成から感情分析、コンテキストに応じた応答まで、ワークフロー全体でデータの分析、生成、強化に役立ちます。他のアプリのアクションと同様に、これらのAIアクションをワークフロー内の手順として追加できます。

各AIアクションにより、手作業を削減し、よりスマートで適応性の高い自動化を構築できます。

 AIアクションの設定   

  1. フローのトリガーを選択して設定します。
  2. ビルダーの左パネルで[AI][Zoho Ziaユーティリティ]に移動します。
  3. 利用可能なオプションから目的のAIアクションをドラッグ&ドロップします。



  4. 入力データ(トリガーまたは前のアクションから取得)を指定し、マッピング用の出力項目を設定します。

メモ:複数のAIアクションを使用して高度な処理を実行できます。たとえば、会話を要約してから、その要約からキーワードを抽出できます。


利用可能なAIアクションの一覧  


アクション名

説明

業務での利用例

フレーズの補完

指定されたフレーズを補完します。

カスタマーサービスのチャットボットが、「注文の…」→「…配送状況を確認したいです。」のように自動補完します。

会話の要約

会話の要約を生成します。

営業マネージャーが複数の顧客との通話の要約を確認します。

キーワードの抽出

指定された内容からキーワードを抽出します。

マーケティングチームが顧客レビューからキーワードを抽出します。

会話のトーンの検出

指定された会話のトーンを検出します。

サポートチームが不満を抱えている顧客にフラグを付け、迅速に解決できるようにします。

Q&Aの生成

指定された内容に基づいて質問と回答を生成します。

人事チームが従業員ハンドブックから社内FAQボットを作成します。

チェックリストの生成

指定された内容に基づいてチェックリストを生成します。

プロジェクトマネージャーが会議のメモをタスクチェックリストに変換します。

カスタマイズした応答の生成

指定されたプロンプトに対するカスタマイズした応答を生成します。

チャットボットが「このシャツのMサイズはありますか?」のような質問に対して、個別化された応答を生成します。

メールの生成

指定された内容に基づいてメールを生成します。

営業担当者が複数の見込み客向けの営業メールを生成します。

メール返信の生成

メール返信を生成します。

サポートチームが注文確認に関する問い合わせに自動返信します。

エッセイの生成

エッセイを生成します。

コンサルティング会社が顧客向けレポートの初稿を作成します。

見出しの生成

指定された内容の見出しを生成します。

コンテンツチームがブログ記事用に複数の見出し案をテストします。

商品説明の生成

商品の説明を生成します。

ECチームが新商品の掲載情報を即座に作成します。

ストーリーの生成

ストーリーを生成します。

マーケティングチームがキャンペーン用のブランド誕生ストーリーを作成します。

タイトルの生成

指定された内容のタイトルを生成します。

調査チームが専門的なプレゼンテーションタイトルを自動生成します。

ツイートの生成

ツイートを生成します。

ソーシャルメディアマネージャーが日次キャンペーン用のツイート下書きを作成します。

メールのラベル付け

内容に基づいてメールにラベルを付けます。

CEOの受信トレイで、投資家からのメールを表示設定用に自動分類します。

テキストへの句読点の追加

指定された内容に句読点を追加します。

文字起こしサービスが会議の文字起こしを自動で整えます。

テキストの言い換え

指定したトーンに基づいて、指定されたテキストを言い換えます。

マーケティングチームが広告コピーの別案を生成します。

レビューへの返信

オンラインレビューへの返信を生成します。

ホテルチェーンがオンラインの宿泊客レビューに自動返信します。

テキストの要約

指定された内容の要約を生成します。

法務チームが長い契約書をすばやく確認できるように要約します。


ベストプラクティス  

  1. 1つのワークフロー内で、テキストの要約→キーワードの抽出→見出しの生成など、複数のAIアクションを使用して、アクションをより効果的に活用できます。
  2. ワークフローを実行する前に、AIが生成した内容を必ず確認してください。ワークフローを有効にする前に、[テストとデバッグ]オプションを使用して確認できます。
  3. 追加の書式設定や変換(書式なしテキストからHTMLへの変換など)が必要な場合は、カスタム関数を使用します。

ユースケース例:Zoho DeskからZoho CliqチャンネルへのAI生成のタスク要約の送信  


Zoho Deskで新しいタスクが作成されるたびに、フローはZoho Ziaのテキストの要約アクションを使用して、タスクの内容を3つの短い箇条書き(日付、期限、優先度があれば強調)に要約し、その要約をタスクIDとともに選択したZoho Cliqチャンネルに投稿します。Zoho Deskで新しいタスクが作成されるたびに、フローはZoho Ziaのテキストの要約アクションを使用して、タスクの内容を3つの短い箇条書き(日付、期限、優先度があれば強調)に要約し、その要約をタスクIDとともに選択したZoho Cliqチャンネルに投稿します。

ワークフローの作成手順

  1. 次に、[フローを作成]をクリックし、名前を(例:'Desk to Cliq – AI')と入力して、フォルダーを選択し、[作成]をクリックします。
  2. トリガーアプリとしてZoho Deskを選択し、トリガーとして[タスクが作成された]を選択します。Deskアカウントを接続し、[完了]をクリックします。
  3. 左側のパネルに移動し、[AI]タブに切り替え、Zoho Zia Utilitiesを展開して、[テキストを要約]をドラッグします。プロンプトに、次のような指示を入力します。
               以下を必ず3点の簡潔な箇条書きで要約してください。各項目は20語以内にしてください。日付、期限、優先度が記載されている場合は強調してください。
    該当する情報がない場合は、省略してください。
               
    平易でプロフェッショナルな表現を使用してください。
  4. 関連するDeskのタスク項目(例:件名、説明)を入力としてマッピングします。
  5. 新しいタスクを受信しました。
    • *タスクID:* ${trigger.id}

    • *要約:* ${summarizeText.response}
      確認のうえ、できるだけ早くこのタスクを割り当ててください。

  6. ビルダーの右上からフローを有効にします。
  7. アプリパネルでZoho Cliqを検索し、[チャンネルにメッセージを送信]を選択します。Cliqアカウントを接続し、送信先チャンネル(例:#Task summary)を選択して、マッピングした変数を使用してメッセージを作成します。

         

便利な理由  

  • チームはチャンネルを離れずに、Cliqですぐに確認しやすい更新情報を受け取れます。

  • 長いタスクの説明が自動で要約されるため、読む時間を節約できます。

  • 期限や優先度などの重要な詳細が最初に表示されます。

  • 設定は数分で完了し、Deskのどの部門やタスク種別にも対応できます。