Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive

Zoho WorkDriveとは

Zoho WorkDriveとは、チーム向けのオンラインファイル管理プラットフォームです。このプラットフォームを使うと、チームや関係者とのファイルの共有、利用履歴の管理、アクセス制限によるフォルダーの保護などをかんたんにできます。

Zoho WorkDriveとZoho Flowの連携方法

  1. Zoho Flowの編集画面で、［アプリ実行条件］を選択し、［設定する］をクリックします。アプリの選択画面で、［Zoho WorkDrive］アプリを選択して、［次へ］をクリックします。

  2. 次に表示される画面で、Zoho WorkDriveの実行条件の種類を選択し、［次へ］をクリックします。Zoho Flowアカウントに既存の連携済みのZoho WorkDriveがない場合、設定画面で［連携する］をクリックします。それ以外の場合は、［完了する］をクリックします。



  3. または、［設定］タブに移動し、［外部連携］を選択して新しい連携を作成することもできます。その場合、［外部連携を作成する］→［Zoho WorkDrive］を選択します。

  4. ［外部連携名］を入力し、［認証する］をクリックします。

  5. ［完了する］をクリックします。

  APIガイド

Zoho WorkDriveに関連するワークフローでエラーが発生した場合や、Zoho WorkDrive APIの詳細については、以下のAPIガイドをご参照ください。

APIガイドによるアプリエラーの修正方法

Zoho WorkDriveの実行条件と処理を利用する際の重要な点

Zoho WorkDriveでファイルとフォルダーのIDを検索する方法

Zoho WorkDriveの実行条件と処理を設定するためには、ファイルIDやフォルダーIDが必要です。ファイルIDやフォルダーIDを検索するために、以下の手順に従ってください

  1. Zoho WorkDriveアカウントで、該当するファイルまたはフォルダーに移動します。

  2. ファイルまたはフォルダーを右クリックし、［プロパティ］をクリックします。

  3. ［情報］の下にリンクが表示されます。

そのリンクの最後のスラッシュ（/）以下がそのファイルまたはフォルダーIDになります。たとえば、フォルダーのリンクが https://workdrive.zoho.com/folder/o3mmdf33ac9fbbf40ab9f9432421ad7f8cである場合、o3mmdf33ac9fbbf40ab9f9432421ad7f8cがフォルダーIDになります。

  実行条件の利用時

チーム、チームフォルダー、フォルダー項目の設定

Zoho WorkDriveの実行条件を使用する際、［チーム］と［チームフォルダー］項目が必要です。これらを選択後、フォルダーのドロップダウンを使用して、［チームフォルダー］内のフォルダーを選択することもできます。




サブフォルダーへのアクセス

サブフォルダーにアクセスするには、以下の手順に従ってください。

  1. ［チーム］と［チームフォルダー］の項目を設定します。

  2. ［フォルダー］の下にある［カスタム値を使用する］を選択します。


  3. Zoho WorkDriveにログインします。
  4. 該当するフォルダーを開いて、URLの最後の部分（最後の「/」の後）をコピーします。たとえば、URLがhttps://workdrive.zoho.com/home/6oq3d00e1e05d7/teams/780xuad72c/ws/ibnf21fc09bcf56/folders/ibnf2b6445fe562ba49189a7f7556f39057b5のように表示されている場合、「ibnf2b6445fe562ba49189a7f7556f39057b5」がカスタム値になります。

  5. Zoho Flowに移動し、上記の値を［フォルダーのカスタム値］項目に貼り付け、［完了する］をクリックします。

自分のフォルダーへのアクセス

Zoho WorkDriveの［自分のフォルダー］を選択するには、［チーム］を選択し、［チームのフォーマット］のドロップダウンから［自分のフォルダー］を選択します。

チームフォルダーの選択

［チームフォルダー］を実行条件の必要なフォルダーとして選択する場合、［チーム］と［チームフォルダー］を選択し、その他のフォルダー項目はそのままにします。


「ファイル作成」の実行条件の使用

「ファイル作成」の実行条件は、以下の2つのイベントで実行されます。
1. 選択したフォルダーに新しいファイルが作成された場合
2. 選択したフォルダーにファイルがアップロードされた場合

ファイルまたはフォルダーイベントの実行条件に対して複数のイベントの選択

［ファイルイベント］や［フォルダーイベント］が発生した際に複数のイベントを一緒に実行する設定ができます。手順は以下のとおりです。

  1. 必要な［チーム］と［チームフォルダー］を選びます。

  2. ［イベント］の選択肢から［カスタム値を使用する］を選択します。

  3. イベントをコンマで区切って入力します。

注意：各イベントに入力する値は、［イベント］のドロップダウンから識別できます。たとえば、「folder created」（フォルダー作成）と「folder moved」（フォルダー移動）のイベントを設定する場合、「folder_create,folder_move」と入力します。



最大で10件のイベントを入力できます。

処理の利用の場合

チームフォルダーでのメンバーの追加と更新

［チームフォルダーにメンバーを追加する］処理を使用して、ユーザーをチームフォルダーのメンバーとして追加し、役割と権限を割り当てることができます。チームフォルダー内のフォルダーやサブフォルダーにメンバーを追加することはできません。
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また、［チームフォルダーにメンバーを追加する］処理を使用して、既存のメンバーの役割を更新することもできます。そのためには、異なる役割を割り当てたいメンバーのメールアドレスを入力し、役割を選択します。

データテンプレートの関連付け処理

この処理を使用すると、既存のデータテンプレートをファイルやフォルダーに割り当てることができます。

共有権限の変更

［共有権限を更新する］などの処理を使用する際、以下の点にご注意ください。

  1. ［共有の種類］を［組織］として設定するのは、Zoho WorkDriveのエンタープライズプランを使用している場合のみです。

  2. その他のプランでは、［共有の種類］を［チームメンバー］に設定し、ファイルやフォルダーをチーム内の全員と共有します。