Zoho Sheetの事前入力機能
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目次
概要
Prefill-Zoho Sheet フィールドを使用すると、フォームに Zoho Sheet から直接データを自動入力できます。回答者が値を入力して検索アイコンをクリックすると、フォームはシート内の指定した列を検索します。一致する値が見つかった場合、その行のデータが対応するフォームフィールドに自動的に入力されます。これにより手作業が減り、データの正確性が向上し、ユーザーエクスペリエンスが改善されます。フォームは入力された値に基づいてシートからデータを取得し、関連するフィールドに反映します。回答者は送信前に内容を確認・調整できます。
Prefill-Zoho Sheet の設定
Prefill-Zoho Sheet フィールドを設定するには、フォームを作成し、次の手順に従います。
- ［ビルダー］タブに移動します。
- フィールドパネルで、プレフィルまでスクロールします。
- Prefill-Zoho Sheet フィールドをドラッグ＆ドロップしてフォームに追加します。
- 4 つのステップで構成された設定ポップアップが表示されます。以下を完了します。
- フィールド設定
- シート設定
- テストと検証
- プレフィルマッピング
各手順について、以下で詳しく説明します。
1. フィールド設定
このセクションでは、基本的なフィールド設定を行います。
- Prefill-Zoho Sheetフィールドのフィールドラベルを入力します。
- フィールドタイプを選択します。
- サポートされるフィールドタイプは、シングルライン、数値、メール、電話番号、ドロップダウン、ラジオボタンです。
- ［次へ］をクリックします。
2. シート設定
このセクションでは、フォームがデータを取得する際に使用する Zoho Sheet の詳細を設定します。
Zoho Sheet の詳細
スプレッドシート名
データを取得するZoho Sheetスプレッドシートを選択します。［スプレッドシートを選択］をクリックし、Zoho Sheet アカウントからスプレッドシートを参照して選択します。
ワークシート名
スプレッドシートを選択したら、プレフィルに使用するデータを含むワークシートを選択します。
検索列
ルックアップキーとして使用する列を、選択したワークシートから選択します。回答者がPrefill-Zoho Sheetフィールドに値を入力して検索アイコンをクリックすると、フォームはこの列を検索して一致する行を探します。
例: Prefill-Zoho Sheetフィールドが「従業員 ID を入力」となっており、検索列が emp_id に設定されている場合、ユーザーがフィールドに 1001 と入力して検索すると、フォームは設定されたワークシートの emp_id 列で値 1001 を検索し、一致する行のデータを返してフォームにプレフィルします。
メモ:
- シートの 1 行目は列ヘッダーとして使用されます。これらのヘッダーは検索およびプレフィル設定に使用されます。
- 検索時には、設定したワークシートの検索列に対して、Prefill-Zoho Sheetフィールドに入力された値でクエリを実行し、一致するデータを取得します。
- プレフィル設定後は、シート内の設定済み列ヘッダーを変更しないでください。更新すると、プレフィルが正しく動作しない場合があります。
- 検索列名には、スペースとアンダースコア（_）以外の特殊文字は使用できません。
3. テストと検証
この手順では、Prefill-Zoho Sheetフィールドに入力した値に基づいて、設定したワークシートから正しいデータが取得されるかをテスト・検証できます。
- ［テスト値］セクションにテスト用の値を入力します。
- ［テストを実行］をクリックし、設定したワークシートからサンプルデータを取得します。
- 取得されたレスポンスを確認し、データが正しいことを検証します。
［次へ］をクリックします。
メモ:
- 入力した値が、設定したワークシートの検索列に存在していることを確認してください。一致するデータがないと取得できません。
- プレフィルが正しく動作するよう、設定したワークシートを名前変更や削除しないでください。
4. プレフィルマッピング
次の手順では、取得したデータのどの情報を、どのフォームフィールドにプレフィルするかを決定します。
設定したワークシートから取得したデータでプレフィルしたいフォームフィールドをマッピングするには、
- ［フィールドを選択］をクリックして、フォームフィールドを追加します。
- 追加したフォームフィールドに対応する右側の入力ボックスをクリックします。
-
JSON レスポンスを表示するポップアップが開きます。必要なデータを含む JSON のキーを特定し、マッピング用に選択します。
- プレフィルしたいすべてのフォームフィールドについて、この操作を繰り返します。
日付・日付時間フィールドの場合: 期待する形式を選択できます。Webhook から受信した日付値は、選択した形式として解釈され、フォームの設定（［設定］ > ［一般］ > ［日付と時間］ > ［日付形式］）で指定した日付形式に変換されて、公開フォームにプレフィルされます。
［保存］をクリックして、Prefill-Zoho Sheetフィールドの設定を完了します。
メモ:
- プレフィルマッピングセクションでは、サブフォーム内でマッピングされたフィールドを含め、最大 50 個のフィールドをマッピングできます。
- フォームが読み込まれた際に、Prefill-Zoho Sheetフィールドにフィールドエイリアス経由で値があらかじめ入力されている場合、自動的に検索が実行されます。このとき、回答者が検索アイコンをクリックしなくても、マッピングされたフィールドには設定済みシートから自動的にプレフィルされた値が取得されます。
- Prefill-Zoho Sheet フィールドでは、サブフォームはサポートされません。
フィールドプロパティ
Prefill-Zoho Sheetフィールドを設定すると、標準のフィールドプロパティは、選択したフィールドタイプ（シングルライン、数値、メール、電話番号、ドロップダウン、ラジオボタン）と同じになります。
項目を設定した後でも、プレフィル設定と検索アイコンのスタイルは、後からプロパティパネル内で編集できます。
プレフィル設定
プレフィル設定 では、プロパティパネル内にプレフィルデータのデータ元（この例では Zoho Sheet）が表示されます。設定済みのプレフィル内容をすばやく確認するには、概要ボタンをクリックします。内容を編集するには、編集ボタンをクリックします。
プレフィル設定の概要
概要ボタンをクリックすると、プレフィル設定の概要が表示されます。 ここでは、設定済みのプレフィル内容の概要として、プレフィルデータのデータ元（Zoho Sheet）、ワークシート名、検索列 、プレフィルマッピングの詳細が表示されます。フルの設定画面を開き直さなくても、設定内容をすばやく確認できます。
プレフィル設定を編集
編集ボタンをクリックすると、設定画面が再度開き、シート設定、テストと認証セクション、プレフィルマッピングの詳細を、必要に応じて変更できます。
検索アイコンのスタイル
検索アイコンのスタイルプロパティを使用して、公開フォーム上で回答者にどのように検索操作を表示するかを選択できます。検索アイコンは、次の表示スタイルからカスタマイズできます。
インラインアイコン
検索アイコンが、Prefill-Zoho Sheet項目の右側に、項目内のアイコンとして直接表示されます。
スタンドアロンアイコン
検索アイコンが、プレフィル項目のすぐ横に配置された、独立したクリック可能なアイコンとして表示されます。
ボタン
検索操作を専用のボタンとして表示します。このアイコンスタイルを選択すると、ボタンのラベルプロパティが表示されます。ここで、ボタンに表示するテキスト（例：「検索」「Lookup」「Fetch Data」など）をカスタマイズできます。
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