承認レベルの削除方法

承認レベルの削除方法

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承認レベルを削除するには:
  1. フォームビルダーで、承認タブに移動します。
  2. レベルの下で、削除したい承認レベルを選択します。

    Approvals
  3. 選択したレベルの右上にある削除アイコンをクリックします。保留中のデータがない場合、そのレベルはすぐに削除されます。

    Deleting a level

    ただし、保留中のデータがある場合は、削除を続行する前にデータを確認するよう促すポップアップが表示されます。

    Deletion pop up

保留中データがあるレベルの削除

Zoho Forms では、特定のレベルに承認待ちのデータがある場合、そのレベルを削除できないようになっています。これにより、構造上の変更を行う前に、すべてのデータが適切に処理されるよう保証されます。
したがって、承認レベルを削除するには、保留中のエントリーを次のいずれかが確認する必要があります。
  1. 承認者
    (または)
  2. 承認管理者

承認者がフォームエントリーを確認する手順

  1. Zoho Forms アカウントで、左側のパネルから管理セクション内のマイ承認をクリックします。

    My Approvals

  2. 自分が承認者として割り当てられているフォームの一覧が表示されます。対象のフォームを選択すると、マイ保留中エントリーページが表示されます。
  3. 複数レベルの承認者である場合は、左側のレベルフィルターを使用して、特定の承認レベルのエントリーのみをすばやく表示・確認できます。
  4. エントリーを確認するには、その行にカーソルを合わせ、その他アイコンをクリックします。[確認]を選択して、エントリーを承認または却下します。

    Review

  5. 複数のエントリーを同時に確認するには、対象のエントリーをすべて選択し、[選択項目を確認]オプションをクリックして、一括で承認または却下します。

    Select multiple entries for review

承認管理者がフォームエントリーを確認する手順

承認管理者は、現在の承認レベルに関係なく、そのフォームに対して送信されたすべてのエントリーを表示できます。そのため、特定のレベルを削除する必要がある場合、承認管理者が代わりにそのレベルの保留中エントリーをすべて確認し、承認者の代理として処理できます。これにより、承認プロセスを遅らせることなく、スムーズにレベルを削除できます。
    手順は次のとおりです。
    1. Zoho Forms アカウントで、左側のパネルから承認セクションをクリックします。
    2. フォーム一覧から、承認対象のフォームを選択します。マイ保留中エントリーページが表示されます。
    3. 左上のドロップダウンから[すべての保留中エントリー]を選択し、すべてのレベルで保留中のエントリーを表示します。

      Filter entries
    4. 特定レベルで保留中のエントリーだけを絞り込むには、左側のレベルフィルターを使用します。

      Level filter
    5. 確認したいエントリーにカーソルを合わせ、その他アイコンをクリックします。[確認]を選択して、エントリーを承認、却下、またはレベルをスキップします。

      Review

    エントリーの確認

    エントリーを確認する際は、次の操作を行えます。
    1. エントリーを承認/却下する
    2. 代理で承認/却下する
    3. すべてのレベルをスキップする

    エントリーを承認/却下する

    承認者または承認管理者は、フォームエントリーを確認し、承認して次の承認レベルへ進めるか、却下して承認ワークフローの進行を止めるかを判断できます。

    代理で承認/却下する

    承認管理者は、別の承認者の代理としてエントリーを確認し、承認プロセスを実行できます。これは、元の承認者が不在または保留中エントリーに対応できない場合に便利です。この操作を行うには、承認管理者は次の手順を実行します。
    1. [代理で確認]ドロップダウンから対象の承認者を選択します。

      Review on behalf of

    2. [承認] または [却下]を選択します。

      Approved Entry

    Notes
    メモ:この操作の記録は、レベル履歴およびフォーム承認履歴項目として、Approval-Entries ページに保存されます。

    すべてのレベルをスキップする

    [すべてのレベルをスキップ] オプションを使用すると、承認管理者は特定のエントリーに対する承認ワークフロー全体をスキップできます。このオプションを選択すると、承認管理者は承認階層を経ずに、エントリーをすぐに承認または却下できます。

    Skip all levels

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