適切な事前入力タイプの選択方法

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Zoho Forms では、フォームの項目にあらかじめ値を入力しておくための複数の設定方法を提供しており、既知のデータを自動入力することでユーザーにシームレスな入力体験を提供できます。

主なプレフィルの種類は次の 3 つです：

それぞれ用途が異なります。

項目エイリアスプレフィル

項目エイリアスプレフィルでは、フォーム内の各項目に一意の識別子（エイリアス）を設定します。フォーム URL にパラメーターを追加することで、プレフィル用の URL を生成できます。この方法はシンプルで、静的または単純なデータを扱う場合に最適です。

使用するタイミング

あらかじめ決まっていて動的に変化しないデータがある場合。
プレフィルしたいデータ量が少なく、リアルタイム更新が不要なシナリオに最適な場合。
メールやメッセージなどで、限定された相手にプレフィル済みフォームのリンクを共有する予定がある場合。

例えば、従業員向けの社内ワークショップを開催する場合を考えます。従業員の時間を節約するために、基本情報をあらかじめ入力した登録フォームを作成します。

名前: John Sam
部署: Marketing

John がリンクをクリックすると、名前と部署がすでに入力された状態で表示されます。あとは内容を確認して送信するだけです。

静的プレフィル URL

静的プレフィル URL オプションは、複数のプレフィル URL を効率的に作成・保存・管理できるようにすることで、項目エイリアスプレフィルをさらに拡張した機能です。

静的プレフィル URL を使用する理由

項目エイリアスが不要:項目とプレフィル値を直接マッピングできます。
プレフィル URL を保存可能:項目エイリアスプレフィルと異なり、作成した URL を保存して再利用できます。
短く見やすい URL:プレフィル値が URL 上に表示されません。
プレフィルデータを簡単に更新:新しい URL を生成しなくても、項目のマッピングを変更できます。

プレフィル Webhook

プレフィル Webhook は、Webhook を使用して外部アプリケーションからリアルタイムでデータを取得します。この種類のプレフィルは、動的または頻繁に更新されるデータに最適です。フォーム項目として利用でき、ビルダー上で管理します。

使用するタイミング

プレフィルするデータが外部システムから取得され、フォーム回答者ごとに変化する場合。
最新情報を用いて、個々のユーザー向けにフォームを最適化したい場合に最適です。
ユーザー ID や注文番号などを基に詳細情報を取得するなど、複数の変数が関わるデータを扱う場合。
URL を手動で生成することなく、プレフィル処理を自動化したい場合。

例えば、営業チームが CRM ツールを使用して見込み客を管理しているとします。潜在顧客に確認用フォームを送信する際、名前・メールアドレス・電話番号を CRM から直接取得してプレフィルしたい場合に利用できます。

	項目エイリアスプレフィル	静的プレフィル URL	プレフィル Webhook
設定のしやすさ	シンプルで手動設定	シンプルで、URL を保存可能	API / Webhook 連携が必要
スケーラビリティ	小規模なデータセット向け	中程度 – 繰り返し利用に適した規模	大規模かつ複雑なデータセットに対応
ユースケース	顧客向け確認フォーム、社内チームの登録フォーム	イベント登録、頻繁に利用するプレフィル済みフォーム	CRM 連携、パーソナライズされたフォーム
自動化	URL を手動で生成	URL を保存して再利用可能	完全自動化
技術的な知識	ほとんど不要	ほとんど不要	API と Webhook に関する知識が必要
管理場所	フォーム設定ページ	フォーム設定ページ	ビルダーページ（項目として）

適切なプレフィルの種類は、プレフィルの要件によって異なります。項目エイリアスプレフィルは、迅速でシンプルな設定に適しており、プレフィル Webhook はパーソナライズされたフォーム向けの自動化ソリューションを提供します。小規模なイベントから大規模なデータ収集まで、Zoho Forms なら柔軟に対応できます。