適切なプレフィルタイプの選択

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Zoho Formsは、フォームの項目を事前に満たすためのいくつかの設定を提供し、既知のデータを自動的にポピュレートすることでユーザー体験を向上させます。

事前入力の主なタイプは3つあります：

それぞれにはユニークな目的があります。

項目エイリアス事前入力

項目エイリアスの事前入力は、フォームの各項目に対してユニークな識別子（エイリアス）を使用します。事前入力したURLは、パラメータをフォームのURLに追加することで作成できます。この方法は直感的で、静的なデータまたはシンプルなデータのシナリオに最も効果的です。

使用するタイミング

定義済みのデータが一定である場合は、これを使用します。
あなたが事前に満たしたいデータが管理可能で、リアルタイムの更新が必要ないシナリオには最適です。
メールやメッセージなど、限定的な視聴者と事前入力したフォームのリンクを共有するつもりである場合に、これを使用します。

たとえば、あなたが従業員向けに社内ワークショップを開催しているとします。時間を節約するために、基本的な詳細が事前入力された登録フォームを作成します。

名前: John Sam
部署: Marketing

Johnがリンクをクリックすると、彼の名前と部署がすでに入力されています。彼の唯一のタスクは、確定して送信することです。

スタティックプリフィルURL

スタティックプリフィルURLのオプションは、ユーザーが複数のプリフィルURLを効果的に作成、保存、および管理できるように、項目のAlias Prefillを強化します。

なぜスタティックプリフィルURLを使用するのか？

項目のエイリアスは必須ではない： 直接的に項目をプリフィル値にマッピングします。
プリフィルURLの保存： 項目Alias Prefillと異なり、作成済みのURLは保存して再利用できます。
短くてクリーンなURL： プリフィル値はURLに表示されません。
プリフィルデータの簡単な更新： 新規のURLを作成せずに項目のマッピングを変更します。

Dynamic Prefill (ウェブフック)

Dynamic Prefillはウェブフックを用いてリアルタイムで外部アプリケーションからデータを取得します。この種のプリフィルは動的または頻繁に更新されるデータに最適です。

使用するタイミング

プリフィルすべきデータが外部システムから来て、各フォームの回答者によって異なるときにこれを使用します。
これは、現在の情報を持つ個々のユーザー用のフォームをカスタマイズするのに最適です。
データが複数の変数を伴う場合、例えばユーザーIDや注文番号に基づいて詳細を取得する場合にこれを使用します。
URLを手動で生成することなくプリフィルプロセスを自動化したいときにこれを使用します。

たとえば、営業チームがCRMツールを使用して見込み客を追跡しています。潜在的な顧客に確認フォームを送信していますが、名前、メール、電話番号をCRMから直接プリフィルしたいと考えています。

	項目エイリアスプリフィル	スタティックプリフィルURL	Dynamic Prefill (ウェブフック)
設定の簡単さ	シンプルで手動設定	URL保存機能付きシンプル設定	API/Webhookインテグレーションが必要
スケーラビリティ	小規模なデータセットに限定	使い続けるには中程度の管理が必要	大規模で複雑なデータセットを扱うことができます
使用ケース	顧客確認用フォーム、内部チーム登録フォーム	イベント登録、頻繁に使用する事前入力フォーム	CRM統合、パーソナライズフォーム
自動化	手動でのURL生成	保存可能かつ再利用可能なURL	完全自動化
技術的知識	最小限	最小限	APIとWebhookの知識が必要

適切なprefill 種類を選択することは、あなたのprefillのニーズに依存します。項目 Alias Prefillは、すばやく、シンプルな設定に優れています。一方、Dynamic Prefillは、個々のフォーム用の自動化ソリューションを提供します。小規模なイベントを管理しているか、大規模なデータコレクションを監督しているかどうかに関わらず、Zoho Formsはあなたにとっての解決策となります。