自動ゴミ箱移動された送信内容
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エントリーの自動ごみ箱移動を設定すると、フォームごとにフォーム送信データをごみ箱へ自動で移動するようスケジュールできます。この機能により、フォームで収集した情報を手動で処理する手間を省けます。たとえば、フォームを使用してZoho CRMアカウントにエントリーを自動追加している場合、すべてのフォームエントリーがCRMに追加されるため、Zoho Formsアカウント内でフォームエントリーの保存容量を消費する必要がないことがあります。このような場合、受信したエントリーを一定期間後に自動でごみ箱に移動するよう選択できます。
フォームエントリーの自動ごみ箱移動は、データ管理を簡素化し、ストレージを最適化し、関連性の高いデータに集中するのに役立ちます。そのため、整理された効率的なフォーム送信プロセスを維持するうえで便利な機能です。
フォームエントリーをごみ箱に移動する間隔により、指定した頻度に基づいてエントリーをごみ箱に移動する処理が実行されるタイミングが決まります。
たとえば、1月1日の午後1時に、エントリーを7日ごとに自動でごみ箱に移動するよう選択した場合、次のように処理されます。
- 最初のエントリー群は、1月8日午後1時ではなく、1月15日午後1時にごみ箱に移動されます。これにより、保護措置として常に過去7日分のフォームエントリーを保持できます。
- 2回目のエントリー群は1月22日午後1時にごみ箱に移動されます
- 3回目のエントリー群は1月29日午後1時にごみ箱に移動され、その後も同様に続きます。
フォームエントリーの自動ごみ箱移動オプションを有効にするには、次の手順を実行します。
- フォームビルダーで、［設定］タブ→［送信とストレージ］→［自動ごみ箱移動］に移動します。
- ［今すぐ設定］をクリックします。
- エントリーを定期的に自動でごみ箱に移動するまでの日数を、ドロップダウンから選択します。
- ［保存］をクリックします。
- フィルターを適用すると、［すべてのエントリー］セクションで自動的にごみ箱へ移動されたエントリーを表示できます。
メモ。
- フォーム送信データを自動でごみ箱に移動する機能は、PremiumプランとZoho One Enterpriseプランでのみ利用できます。
- 自動ごみ箱移動オプションを有効にする前に送信されたエントリーは、自動的にごみ箱へ移動されません。
- 自動ごみ箱移動は、組織あたり最大100件のフォームに設定できます。
- エントリーが自動的にごみ箱へ移動されると、完全に削除されるまでの5日間は復元できます。
- 連携サービスに送信されていないエントリー、または承認や支払いが保留中のエントリーは、自動的にごみ箱へ移動されません。必要なサービスへの送信が成功した後にのみ、次回の自動ごみ箱移動サイクルでごみ箱へ移動されます。
- エントリーが完全に削除される前に復元した場合でも、エントリーの自動ごみ箱移動オプションが有効である限り、次回のサイクルで再び自動的にごみ箱へ移動されます。
- 自動的にごみ箱へ移動されたエントリーが完全に削除されると、復元できません。
- 自動ごみ箱移動のスケジューラー設定は、次の場合に自動的に削除されます。
- フォーム、またはそのフォームを含むフォルダーが削除またはごみ箱へ移動された場合
- アカウントをダウングレードした場合
- フォームがスパムとしてマークされた場合